Fachkräfte­mangel im öffentlichen Dienst: Digitali­sierung, Automati­sierung und Cloud als Schlüssel

Der öffentliche Dienst muss seine ständig wachsende Anzahl an Aufgaben in den kommenden Jahren mit immer weniger Personal leisten: Bis 2030 werden 840.000 Vollzeitstellen in öffentlichen Verwaltungen unbesetzt sein. Grund dafür ist der Renteneintritt von 1,5 Mio. Verwaltungsfachkräften bis 2030 (McKinsey & Company (2023). „Der Fachkräftemangel wird bei unseren Kunden im öffentlichen Bereich immer deutlicher spürbar. Verwaltungen sind gut beraten, ihre Prozesse vom Antrag bis zum Bescheid zu digitalisieren und Routineaufgaben zu automatisieren, um die Leistungsfähigkeit von Staat und Verwaltung zu erhalten. Sind automatisierte Prozesse erst einmal etabliert, ist der Effizienzgewinn enorm“, sagt Matthias Kohlhardt, Vorstandsvorsitzender der MACH AG.

Automatisierung in der Praxis 

„MACH Kunden fragen unsere Automatisierungslösungen verstärkt nach. Sie können z. B. ihre mit BPMN modellierten Beschaffungs- und Rechnungsprozesse automatisch ausführen lassen, immer mehr Routineaufgaben automatisieren sowie automatisierte Installationsroutinen nutzen“, erläutert Fiona Klein, Produktmanagerin E-Rechnung und Automatisierung bei MACH. Der Landesbetrieb Wald und Holz NRW konnte 2023 beispielsweise mit der regelbasierten Automatisierung im Finanzwesen erste gute Erfahrungen sammeln. Bei den Anwender:innen sank dadurch der Zeitaufwand pro Entscheidung. Um stets das Vier-Augen-Prinzip bei der Prüfung von Ausgangsrechnungen zu wahren, steuert der Landesbetrieb z. B. den Prozess der E-Ausgangsrechnung automatisch. Zudem gelang eine Teilautomatisierung in der Beschaffung, die Compliance und Effizienz erhöhte. Mit der Automatisierungslösung von MACH lässt sich die bestellende Person bzw. Gruppe nun direkt aus den Regionalforstämtern ermitteln und hinterlegen. Die Bestellung wird automatisch dem zuständigen Vergabe-Fachbereich zur Erledigung zugewiesen.

Mit barrierefreier Software neue Potenziale auf dem Arbeitsmarkt erschließen 

„Wenn wir vom Fachkräftemangel sprechen, müssen wir auch darüber nachdenken, wie wir Arbeitnehmer:innen einbeziehen, die durch Krankheiten, Unfälle und das Alter mit Einschränkungen leben“, sagt Carolin Frank, Produktmanagerin und Expertin für Usability & Barrierefreiheit bei MACH. Zuletzt waren mehr als zwei Millionen Menschen nicht in den Arbeitsmarkt integriert (eigene Berechnung auf Basis von Statistisches Bundesamt 2021). „Wir sind sehr stolz darauf, dass sich unsere Anstrengungen in den vergangenen Jahren ausgezahlt haben. MACH meinERP erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an die Barrierefreiheit", erläutert Carolin Frank.

Projektbilanz 2023  

Wichtige Meilensteine in Berlin erreicht 

Insgesamt bearbeitete die MACH AG im letzten Jahr 143 Projekte und schloss 46 im Verlauf des Jahres erfolgreich ab. „Wir haben 2023 in unseren großen ERP-Einführungsprojekten wichtige Meilensteine erreicht und konnten gemeinsam mit unseren Kunden zahlreiche Modernisierungsprojekte umsetzen. Die gute Auftragslage trotz knapper Haushalte im letzten Jahr stimmt uns zuversichtlich für 2024“, fasst Matthias Kohlhardt zusammen.

Das derzeit größte Projekt der MACH AG mit dem Land Berlin, vertreten durch die Senatsverwaltung für Finanzen, hat 2023 wichtige Meilensteine erreicht. MACH lieferte ein großes Paket der sog. „Landesreferenzlösung“ aus, das neben Konzepten und Dokumenten u. a. Software-Module in den Bereichen Haushalt, Buchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Anlagenbuchhaltung, Kontokorrent, Logistik und Berichtswesen beinhaltete. Mitarbeiter:innen der Senatsverwaltung für Finanzen testeten die Software im letzten Jahr ausführlich in verschiedenen Szenarien.

Die Ende November erfolgte Abnahme und weitere planmäßige Auslieferungen senden ein wichtiges Signal für die 2024 anstehende Pilotierung der Software: „Wir freuen uns, weiterhin einen essenziellen Beitrag zur Digitalisierung und Modernisierung der Berliner Verwaltung leisten zu dürfen. Das positive Feedback auf die ausgelieferte Software lässt uns optimistisch in die Zukunft blicken“, sagt Stefan Mensching, Vorstand Beratung bei MACH. Ziel des Projektes ist es, die bestehende Finanzmanagement-Software in der Berliner Hauptverwaltung sowie in den 12 Berliner Bezirken durch ein leistungsstärkeres, hochintegriertes ERP-System zu ersetzen – inklusive aller damit einhergehenden prozessualen Anpassungen. Rund 10.000 Anwender:innen werden zukünftig mit der MACH Software arbeiten.   

Seit 27 Jahren verBUNDen 

Die MACH AG ist seit 27 Jahren Partner im Bund. „Wir sind sehr dankbar, mit vielen unserer Bundeskunden seit so vielen Jahren zusammenarbeiten zu dürfen. Gemeinsam ist es uns gelungen, viele große und unzählige kleinere Digitalisierungs- und Modernisierungsprojekte im Bund umzusetzen. Ein großer Meilenstein war die fristgerechte Einführung der E-Rechnung in der Bundesverwaltung. Heute nutzen über 50 Bundesbehörden und bundesnahe Einrichtungen die MACH E-Rechnung", erläutert Matthias Kohlhardt. 

Um die E-Rechnung weiter zu verbessern und zu stabilisieren, bringt sich das Beschaffungsamt des BMI (BeschA) als Fachverantwortliche Stelle E-Rechnung aktiv in die Abstimmung neuer Anforderungen in einer behördenübergreifenden Unterarbeitsgruppe mit den Bundesbehörden und MACH ein. Ein zentrales Anliegen ist dabei die Benutzerfreundlichkeit und insbesondere die Barrierefreiheit. Sebastian Eckert aus der Fachverantwortlichen Stelle E-Rechnung hebt hervor: „Die moderne und selbsterklärende Oberfläche erleichtert allen Anwender:innen die Bedienung. Dass alle Weiterentwicklungen der E-Rechnung bei MACH barrierefrei entwickelt werden, ist nur konsequent!" 

Bundestemplate MACH – Entwicklung läuft auf Hochtouren 

Im Rahmen der Maßnahmen „Dezentrale Haushalts-IT" und „E-Beschaffung" arbeiteten die Entwickler:innen zuletzt intensiv am „Bundestemplate MACH". Dahinter steht die Weiterentwicklung des MACH meinERP-Systems, das auf Basis der Bundescloud der unmittelbaren Bundesverwaltung bereitgestellt wird. Ziel ist es, den Bundesbehörden ein standardisiertes und vorkonfiguriertes System ganzheitlicher Prozesse von der Haushaltsplanung und -bewirtschaftung über Bedarfsmeldung, Bestellung, Warenverwaltung bis hin zur Rechnungsbearbeitung zur Verfügung zu stellen. Das Bundestemplate bildet perspektivisch die ideale Voraussetzung, um weitere Systeme wie u. a. Vergabemanagement sowie Anlagenverwaltung (CAFM) anzubinden. Erste Bundesverwaltungen haben das Bundestemplate MACH für den späteren Roll-out angefragt. Die erste Pilotierung ist vereinbart und läuft bereits. Anfang 2026 wird das Bundestemplate MACH allen Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung zur Verfügung gestellt. 

Forschung first – Wie ERP Zeit für Wesentliches schafft 

Über einen Zeitraum von knapp 40 Jahren hat MACH bei mehr als 70 Kunden im Lehr- und Forschungsbereich seine Expertise als ERP-Spezialist unter Beweis gestellt und Projekte gemeinsam zum Erfolg geführt. Im letzten Jahr ist u. a. die Leibniz-Anwendergemeinschaft weiter gewachsen. Immer mehr Prozesse werden optimiert und digitalisiert: 

• Das Leibniz-Institut für Angewandte Geophysik hat 2023 die MACH Finanzsoftware neu eingeführt. 
• Das Leibniz-Institut für umweltmedizinische Forschung digitalisiert z. B. seinen Beschaffungsprozess mit MACH.  
• Das Bernhard-Nocht-Institut für Tropenmedizin hat die Einführung von MACH Business Intelligence beauftragt. 
• Das zu den ältesten MACH Kunden zählende Leibniz-Institut für Festkörper- und Werkstoffforschung wird die MACH Personalsoftware einführen.  

Das bewegt Verwaltungen 2024  

„Am Thema Cloud beziehungsweise cloudbasiertem Betrieb führt 2024 nichts mehr vorbei“, sagt Matthias Kohlhardt. Derzeit arbeitet MACH gemeinsam mit dem ITZBund daran, Bundesverwaltungen die MACH Software auf Knopfdruck in einer Cloud-Umgebung bereitzustellen. MACH unterstützt zudem verschiedene Private Cloud-Angebote, die spezialisierte IT-Dienstleister auf Bundes-, Landes- und Regionalebene sowie im kirchlichen oder universitären Verwaltungsumfeld jeweils in ihren lokalen Infrastrukturen und Verbundrechenzentren in Deutschland bereitstellen. „Zusammen mit unseren Kunden und deren Rechenzentren arbeiten wir an einer kundenindividuellen Umsetzung der Cloud“, erläutert Kohlhardt.

Gemeinsam zur Ende-zu-Ende-Digitalisierung 

Die Ende-zu-Ende-Digitalisierung, d. h. durchgängig digitale Abläufe vom Antrag bis zum Bescheid, könnte viele Prozesse in öffentlichen Verwaltungen wesentlich verkürzen. Öffentliche Verwaltungen bei der Ende-zu-Ende-Digitalisierung auf allen Ebenen unterstützen – diese Mission verfolgt die machgruppe als Verbund führender Digitalisierungsspezialisten. Unter dem Dach der Marke „MACH“ wächst die MACH AG mit ihren Schwestern Form-Solutions GmbH, DATA-PLAN GmbH und bildbau GmbH immer mehr zusammen und bietet ihren Kunden moderne, verlässliche und leistungsstarke Software aus einer Hand.  

Das aktuelle Projekt im Landkreis Oder-Spree steht beispielhaft für das Zusammenwachsen innerhalb der machgruppe: Der Landkreis wird im ersten Halbjahr 2024 zwei weitere Prozesse mit Hilfe von MACH Software digitalisieren: die Kreisarchiv-Nutzung und die Anmeldung zur Nutzung der Fahrbibliothek. Die Front-End-Prozesse können auf Basis des "Do it yourself"-Assistenzbaukastens von Form-Solutions durch den Landkreis selbst gestaltet werden. Die Backoffice-Prozesse werden mit BPMN-Prozessmodellierung und Unterstützung der MACH E-Verwaltung umgesetzt. 

„Verantwortliche in öffentlichen Verwaltungen sollten Digitalisierungs- und Automatisierungsvorhaben nicht auf die lange Bank schieben, sondern aktiv angehen. Wer an Arbeitsweisen von gestern festhält, wird an den Herausforderungen von morgen scheitern“, fasst Matthias Kohlhardt zusammen.