Antrags- und Formularmanagement
MACH formsolutions: Die ideale Lösung für modernes Formularmanagement
Formularmanagement für Behörden sorgt für die Bereitstellung und Optimierung von Anträgen, die in Verwaltungsprozessen verwendet werden. Dies umfasst die Erstellung, Aktualisierung, Bereitstellung und Archivierung von Formularen, um effiziente und standardisierte Abläufe zu gewährleisten.
Durch das Formularmanagement können Prozesse rationalisiert, Zeit gespart und die Servicequalität für Bürger:innen verbessert werden. Es ermöglicht auch eine einheitliche Gestaltung und Strukturierung von Formularen, um die Benutzerfreundlichkeit für Bürger:innen und Formularersteller:innen zu erhöhen und Fehler zu minimieren.
Das serverbasierte Formular-Management-System der MACH formsolutions ist die exzellente Lösung für verlagsorientierte Online-Dienste, die als Browser und App Lösungen unter Verwendung aller Basisdienste der öffentlichen Hand nutzt und den Transaktionsprozess bzw. Datenfluss zwischen Unternehmen oder Bürger:innen und den Behörden sicher einleitet. Von No-Code über Low-Code zu Hard-Code: MACH formsolutions verleiht Ihren Verfahren und Prozessen Ihr unverkennbares und individuelles Gesicht.
Optimieren Sie Ihr Formularmanagement mit unserem leistungsstarken Formularserver
Die webbasierte Formularplattform ist die Basis des Formular-Management-Systems, welches zum zentralen Erfassen, einheitlichen Zusammenstellen, Verwalten und Veröffentlichen von Formularen, die auf die Ansprüche deutscher Behörden zugeschnitten ist. Hier können Behörden aus einem riesigen Fundus aus technisch und juristisch verlagsgepflegten Vorlagen Online-Dienste nutzen.
Diese Verlagsobjekte können darüber hinaus selbst editiert werden. Zugleich können Behörden über das Anwenderforum beliebige Dienste miteinander tauschen.
Alle erforderlichen Schnittstellen und XÖV-Standards gehören zum Leistungsumfang genauso selbstverständlich dazu, wie die modularen Erweiterungen zum Abbilden interner Verwaltungsschritte unter Einbindung antragstellender Personen und der Zustellung von Leistungen.
Formularverlage - Das umfangreiche Formularsortiment
Mit dem MACH formsolutions-Produkt steht nicht nur ein Formularserver mit zahlreichen Funktionen zur Verfügung, sondern ebenfalls ein umfangreiches Sortiment an vorgefertigten Formularen für die öffentliche Verwaltung als gepflegte Verlagsleistung.
Der im Formularserver befindliche umfassende Formularverlag bietet ein breites Sortiment an regelbasierten Formularen. Von der Abfallwirtschaft bis zur Zuwendungsbescheinigung bietet die MACH über 5.000 OZG-konforme Verlagsobjekte in Form von PDF-Formularen und intelligenten Antragsassistenten, die bundeslandspezifisch oder auch bundesweit gültig sind. So finden Verwaltungsmitarbeitende für jedes Amt die passenden Formulare. Darüber hinaus können Antragsassistenten mit dem Formulareditor frei nach den eigenen Bedürfnissen angepasst und sogar neu erstellt werden.
Alle Online-Dienste sind den Leistungen aus dem Leistungskatalog (LeiKa) und damit den OZG-Leistungen zugeordnet. Im Sinne der Nachnutzbarkeit erfasster Daten innerhalb der Fachverfahren entsprechen die erzeugten Datenformate soweit möglich den XÖV-Standards oder den FIM-Stammdatenschemata.
Besonderheiten des sortimentsgepflegten Formularverlages
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben von Bund & Ländern
- Im neustem HTML-Format, Verwendung von Widgets
- Betriebssystem- und Endgeräteunabhängigkeit
- KI ermöglicht situationsabhängiges Ein- und Ausblenden von Fragen
- Regelbasierte Plausibilisierung, maximale Datenqualität
- Berechnung, Datenbank-Look-Ups, „was wäre, wenn“-Funktionalitäten, …
- Layout-Anpassungen an die eigene Corporate Identity
- Formulare über Formulareditor individuell anpassbar
- Verlagskategorien an Aktenplan angelehnt
Formulareditor: Werden Sie selbst mühelos zum Designer!
Mit Hilfe des benutzerfreundlichen Formulareditors können binnen weniger Minuten professionelle Online-Dienste für die digitale Verwaltung ganz ohne Programmierwissen erstellt werden.
Generell steht ein umfangreiches und rechtssicher gepflegtes Verlagssortiment zur Verfügung. Möchte man jedoch Verlagsassistenten individualisieren oder auch eigene intelligente Online-Dienste erstellen, ist ein intuitiver Formulareditor im Lieferumfang enthalten. Damit können Verwaltungsmitarbeitende ohne Programmierkenntnisse in wenigen Klicks eigene mobilfähige HTML-Formulare erstellen.
Behörden können von standardisierten Feldern und Feldgruppen profitieren, deren technische und inhaltliche Verantwortung auch in selbst erstellten Assistenten durch den Formularverlag gewährleitet wird. Standardisierte Felder und Feldgruppen stammen zum einen aus 20 Jahren "Verlags-Know-how", zum anderen werden sie permanent um Standards in der Öffentlichen Hand wie z. B. XÖV und XDatenfelder (OZG) angereichert.
Grobe Funktionsübersicht des Formulareditors
- Umfangreiche Feldbibliothek
- Einzelne Felder (Textfeld, Datei-Hochladen, Dropdown-Optionsfeld, Kontrollkästchen, u. v. m.)
- Komplette Feldgruppen (Persönliche Daten, Bankverbindung, Kontaktdaten, Geo-Koordinaten mit automatisierter Adressbefüllung u. v. m.)
- Grafische Regeleditoren (Seitenabhängigkeit bzw. Panelregeln, Feldwertabhängigkeiten, Validierungen, Berechnungen, u. v. m.)
- Listen- & Ressourcenverwaltung
- Autovervollständigung, CSS-Anpassungen
- Formular-Mapping, Mehrsprachigkeit
Serviceleistungen rund um MACH formsolutions
Unterstützung beim Onboarding
Wenn eine Kundin oder ein Kunde über die bloße Teilnahme an einem Workshop hinausgehen möchte, um zu erkunden, wie das System optimal implementiert oder in der eigenen Verwaltung effektiv genutzt werden kann, oder wenn gemeinsam mit der MACH eine Strategie zur Digitalisierung der Verwaltungsdienstleistungen oder andere Kommunikationsanlässe entwickelt werden sollen, sind diese Szenarien kein Problem. Wir unterstützen unsere Kundschaft gerne bei den verschiedenen Prozessschritten, entweder direkt oder durch ausgewählte Expert*innen.
Sortimentspflege
MACH formsolutions übernimmt die dauerhafte inhaltliche Pflege der Formulare und arbeitet Gesetzesänderungen fristgerecht ein. Neuerungen und Erkenntnisse in Hinblick auf Übertragungsstandards und Nutzerorientierung fließen permanent ein und sorgen für stets aktuelle Online-Dienste.
Erstellung individueller Online-Dienste und eigener Verlage
Grundsätzlich können sich die Kund:innen am umfangreichen und rechtssicher gepflegten Sortiment an Verwaltungsformularen bedienen. Zudem bietet das Unternehmen einen benutzerfreundlichen Formulareditor im HTML-Format zur Erstellung eigener intelligenter Antragsassistenten. Falls individuelle Formulare gewünscht werden oder die Kund:innen einer anderen Branche angehört, kann dieser uns gerne für die Erstellung beauftragen.
Integration von Fachverfahren & sonstiger IT-Infrastrukturen
Auf Anfrage können Fachverfahrens- und Infrastrukturschnittstellen in der eigenen Systemlandschaft eingebunden werden.
Zu den Infrastrukturschnittstellen gehören beispielsweise E-Zahlung, eID-Authentifizierung, Identitätsverwaltung, elektronische Signatur, Bürgerservice-Terminal sowie die Anbindung an sichere Transportinfrastrukturen des Bundes und der Länder.
Darüber hinaus können Schnittstellen zu Fachverfahren aus sämtlichen Amtsbereichen (z. B. DMS, CMS, Archiv-, Workflowsysteme, spezielle Individualentwicklungen, u .v. m.) integriert werden.
Moderation von FIM-Arbeitsgruppen
MACH besitzt zahlreiche FIM-Informationsmanager:innen und FIM-Methodenexpert:innen. Diese Methodenexpertise, kombiniert mit dem langjährigen Verwaltungswissen von über zwei Jahrzehnten, kann in diversen Projekten genutzt werden. Bestehende Verwaltungsabläufe können mithilfe des Fachwissens und der Hilfe bei der Entwicklung von sinnvollen und praxisnahen Online-Services im Sinne des OZG und darüber hinaus für die öffentliche Verwaltung umgesetzt werden.
Anleitung- und Schulungsangebot
Ein individuelles Beratungs- und Schulungsprogramm wird angeboten. Durch das breite Spektrum an Trainings und Beratungsdienstleistungen erlangt der Kund:in und sein Team das erforderliche Fachwissen, um die volle Palette des Systems effektiv zu nutzen. Sie haben die Möglichkeit, entweder auf die „Standard-Trainings“ zurückzugreifen oder sich von einem erfahrenen Trainer ein maßgeschneidertes Schulungskonzept erstellen zu lassen.
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Unsere Referenzen überzeugen
Die Lösungen um MACH formsolutions sind seit über 20 Jahren feste Größen in Kommunen und Verwaltungen. Über 2.000 Kund:innen haben die praxiserprobten Online-Dienste im Einsatz.
