Workflow- und Prozess­management

• Frei definierbare Eingabe-Maske für Antragstellende.
• Auf Wunsch mit individuellem Design.
• Alle Datenfelder-Typen: Zahl, Text, Währungen, Einheiten, Datum, Formeln, Check-Boxen, Select-Auswahl und Upload-Funktion für Anhänge.

• Individuelle Bearbeitungsmasken je nach internem Aufgabengebiet, z. B. für Sachbearbeitung, Gremien, usw..
• Alle Informationen gut strukturiert auf einen Blick: Projekte, Status, Aufgaben und andere Funktionen.
• Mehrere Sachbearbeiter:innen für einen Vorgang möglich.
• Keine Antragslimits für Antragstellende und es können beliebig viele Anträge eines/einer Antragstellenden gleichzeitig bearbeitet werden.

• Schnelle, effiziente und 100 % papierlose Arbeitsprozesse von A-Z.
• Nutzen Sie ein Prozess-Management, das Ihre gesamten Bearbeitungs- und Verwaltungsprozesse überwacht.
• Konfigurieren Sie individuell Ihre Arbeitsschritte und deren Status.

Hinterlegen und steuern Sie individuell die Zugriffsrechte in jeder Bearbeitungsstufe und Abteilung in Ihrer Organisation:

• Rollen und Rechte
• Passwort-Management
• Einzel- und Anwendergruppenbezogen

• Unbegrenzte Informationssuche aller verfügbaren Datensätze und Datenbankfelder.
• Suchergebnisse können in eine Zwischenablage kopiert werden.
• Vordefinierte Suchfunktionen können individuell festgelegt werden.
• Modul ‚History Log’ gibt Ihnen die Möglichkeit der Aufzeichnung aller Daten um sämtliche Aktivitäten lückenlos nachvollziehen zu können.

Struktur und Sicherheit für alle Dokumente, die entweder von Ihnen intern ins System geladen werden oder Dokumente, die von Antragstellenden hochgeladen werden.

• Jede Datei bekommt eine Bezeichnung und Timestamp mit der Sie diese auch außerhalb des Systems identifizieren können.
• Alle Dateien werden strukturiert abgelegt.
• Alle Dokumente, die in Ihr System geladen werden, sind auf höchstem Niveau automatisch auf Viren gescannt. Das bietet Ihnen optimalen Schutz.

• Erstellen Sie individuelle Ansichten und drucken Sie Reporte auf einfachste Art und Weise.
• Drucken Sie Antrags- und Vertragsinhalte, Verwendungsnachweise u. v. m. ganz einfach per Knopfdruck.
• Legen Sie individuell fest, ab welchem Bearbeitungsstatus Dokumente generiert und gedruckt werden können.
• Erstellen und drucken Sie neben Dokumenten auch Statistiken und Übersichten zu Kontrollzwecken.
• Viele Export-Formate möglich wie u. A. CSV/Excel, MS-Word, PDF oder PDF/A.

• Bereits unsere Standard-Konfiguration erlaubt jedem/jeder Nutzer:in sich selbstführend zurechtzufinden. Vom Login durchgehend auf jeder Anwendungsebene!
• Wunschgemäß können Sie auch individuelle Hilfe-Texte hinterlegen.

Benutzerhandbücher gehören der Vergangenheit an. Nutzen Sie unsere Online-Hilfe, die Ihnen 24/7 zu allen Themen zur Verfügung steht.

Unser gesamtes System und Design ist auf dem aktuellsten Stand. Das schließt das barrierefreie Arbeiten für Menschen mit Behinderungen gemäß BITV 2.0 ein.

• Dies bezieht sich sowohl auf die Nutzung am Arbeitsplatz, wie auch die mobile Nutzung der Anwendung.
• Ein 100 % elektronischer Verwaltungsablauf und Aktenführung inklusive einer entsprechenden graphischen Nutzeroberfläche.
• MACH progranta funktioniert außerdem komplett unabhängig von Java, Flash usw. und erfordert keine zusätzliche Installation von Programmen auf ihrem Desktop-Computer.
• Für alle Nutzer:innen mit Behinderungen stehen entsprechende Eingabemöglichkeiten zur Verfügung. Bereits integrierte Sprachein- und -wiedergabe-Tools (Text-to-Speech) bei Apple und Windows sind direkt mit MACH progranta nutzbar.

Perfekte Daten- und Dokumentenorganisation macht Ihre Kommunikation deutlich effizienter. Finden Sie alles in Sekunden-Schnelle.

• Das Problem mit Daten und Dateien ist, je größer das Datenvolumen wird, desto mehr müssen Sie strukturieren und organisieren
• Mit MACH progranta sind Sie immer perfekt organisiert. E-Mails, Anhänge und Daten zu Vorgängen sind transparent per Knopfdruck auffindbar.
• Undurchsichtige Datenablagen und Ordnerstrukturen auf lokalen Festplatten gehören der Vergangenheit an.

Bounce-Management digitaler Nachrichten.

• E-Mails unterliegen heutzutage einer Prüfung, die vom Empfänger-Server durchgeführt wird.
• Das bedeutet, dass Sie auch eine automatisierte Rückmeldung erhalten, wenn eine Nachricht nicht zugestellt werden konnte, z. B. wegen fehlender Zuordnung zum Antrag, Verdacht auf Viren oder weil das Limit des Empfänger-E-Mail-Kontos erreicht wurde.
• MACH progranta limitiert die Zustellungsversuche pro Empfänger:in, damit mögliche SPAM-Schleifen vermieden werden.

MACH progranta bietet neben der Anwendung von externen E-Mail Produkten (mit z. B. Outlook) auch einen komplett eigenständigen E-Mail-Client, der perfekt in das MACH progranta System integriert ist. Weitere Lizenzen für andere E-Mail Programme sind daher überflüssig.

Sollten Sie trotzdem den Wunsch haben, weiterhin mit E-Mail Programmen wie MS Outlook oder anderen zu arbeiten, können diese in unser digitales Nachrichten-System integriert werden.

Eingabe und Darstellung Ihrer Zahlen und Kalkulationen in Excel-ähnlichen Tabellen.

• Führen Sie automatisierte Berechnungen durch.
• Mit schlichtweg unbegrenzten Möglichkeiten der individuellen Berechnung und Formeln inklusive komplexer Berechnung für prozentuale Einbehalte, einzubringende Eigenmittel oder das Steuern der Rückzahlungen.

Mit MACH progranta vernetzen und arbeiten Sie effektiv mit den Antragstellenden.

• Sie definieren glasklar die Bearbeitungsrechte wie z. B. „Leserecht“ oder „Bearbeitungsrecht“.
• So kann Ihnen der/die Antragstellende effektiv online zuarbeiten.
• Und das Beste ist, Sie können die Zugriffsrechte individuell definieren.
• Außerdem können Sie jede Bearbeitung nachvollziehen, weil sie im MACH progranta  System protokolliert ist.

Oft kommt es vor, dass ein Projekt aus voneinander unabhängigen Teilprojekten besteht und es dazu die entsprechenden Subanträge gibt.

• Mit MACH progranta können Sie einen Antrag in eine definierte Anzahl von Subanträgen unterteilen, die sie unabhängig voneinander bearbeiten können.
• Subanträge können so im Rahmen des Gesamtantrags einzeln bewilligt oder abgelehnt werden.

Einreichfristen sind regelmäßiger Bestandteil von Förderrichtlinien und können von Ihnen mit MACH progranta problemlos koordiniert und automatisch überwacht werden.

• Wenn die Einreichfrist abgelaufen ist, kann z. B. der Einsende-Button bei der antragstellenden Person automatisch deaktiviert sein.

Während Sie in der MACH progranta Basis-Version eine Einzelantragsverwaltung haben, können Sie mit dem erweiterten Antragsmanagement Antragsteller:innen passwortgeschütze Benutzerkonten vergeben.

Bei mehrstufigen Verfahren oder mehrjährig zu verwaltenden Vorgängen sind diese Funktionen sehr nützlich:

• Eine Dateneingabe kann gleichzeitig mit mehreren Vorgängen verknüpft werden.
• Datenbankfelder können gleichzeitig mehreren Funktionen und Vorgängen zuordnet werden, zum Beispiel mehreren Abteilungen oder Haushaltsjahren.

• Sie haben optional die Möglichkeit, Daten aus anderen Programmen und Abteilungen kumuliert abzurufen und direkt mit MACH progranta zu nutzen!
• MACH progranta liefert Ihnen auch hohe Flexibilität, wenn es um Daten aus anderen Datenbanken geht. Dies kann z. B. wichtig sein für Controlling und in anderen administrativen Zwecken.