News · 27.03.25

Reparatur­BONUS: Digitale Förder­mittel­verwaltung mit KI

#Automatisierung #Barrierefreiheit #Künstliche Intelligenz

Mit der Entwicklung einer KI-gestützten Antragsplattform zeigt MACH deutlich, wie Künstliche Intelligenz eingesetzt werden kann, um Fördermittelvergabe effizienter, transparenter und benutzerfreundlicher zu gestalten. Ein starker Hebel, um Sachbearbeiter:innen zu entlasten und Verwaltungsaufwände drastisch zu reduzieren.

KI-Automatisierung im Kampf gegen Fachkräftemangel

Mit der Entwicklung einer KI-gestützten Antragsplattform auf Basis von MACH progranta für die IBB Business Team GmbH (IBT) demonstriert MACH eindrucksvoll, wie die Automatisierung von Prozessen mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz die Fördermittelvergabe effizienter, transparenter und anwenderfreundlicher gestalten kann. Der ReparaturBONUS in Berlin stellt ein anschauliches Beispiel für die erfolgreiche Implementierung KI-gestützter Automatisierungslösungen dar.

Herausforderungen bei der Bearbeitung von Kleinstförderungen

Die Abwicklung des ReparaturBONUS stellte die öffentliche Verwaltung in Berlin vor besondere Herausforderungen. Bei Förderbeträgen zwischen 75 und 200 Euro steht ein verhältnismäßig hoher Verwaltungsaufwand einem vergleichsweise geringen Fördervolumen gegenüber. Darüber hinaus galt es, einen Antragsprozess zu entwickeln, der sich an Privatpersonen richtet, die kein Vorwissen im Bereich der Fördermittelbeantragung mitbringen. Sprachliche Barrieren und Flüchtigkeitsfehler mussten ebenso mitgedacht werden, wie verschiedene Antragsberechtigungen und variierende Nachweisdokumente.

Die Lösung: Eine digitale Plattform mit KI-Unterstützung

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, hat MACH für die IBT eine vollständig digitale und KI-gestützte Antragsstrecke entwickelt. Grundlage dafür ist MACH progranta, die flexible Lösung für digitales Prozess- und Antragsmanagement, in die speziell für die Anforderungen des ReparaturBONUS entwickelte KI-Module integriert wurden. Diese stellen sicher, dass die Berliner Antragsteller:innen strukturiert und intuitiv durch den gesamten Prozess geführt werden, wobei Künstliche Intelligenz eine zentrale Rolle übernimmt.

Chatbot erklärt Förder­richtlinien

Von Beginn an wurde ein besonderer Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und Barrierefreiheit gelegt. Die Förderrichtlinien werden den Nutzer:innen innerhalb des Systems in verständlicher Weise erläutert. Ein KI-gestützter Chatbot bietet detaillierte Antworten auf Fragen, verweist auf relevante Quellen und unterstützt Antragstellende bereits vor der Eingabe ihrer Daten.

KI-gestützter OCR-Scan prüft Dokumente

Ein essenzieller Bestandteil der Lösung ist die automatische Berechtigungsprüfung. Hierbei erfolgt die Verifizierung über einen KI-gestützten OCR-Scan, der Identitätsdokumente wie Personalausweise, Reisepässe oder Aufenthaltstitel erkennt und prüft. Bereits während der Dateneingabe stellt das System sicher, dass die antragstellende Person die Fördervoraussetzungen erfüllt.

System korrigiert in Echtzeit

Auch die Antragsverarbeitung wurde durch den Einsatz von KI erheblich optimiert. Rechnungen können unkompliziert per Foto-Upload eingereicht werden, woraufhin das System automatisch die relevanten Daten extrahiert und mit den Antragsangaben abgleicht. Ebenso werden Überweisungsbelege hinsichtlich ihrer Übereinstimmung mit den Rechnungsdaten geprüft. Das System erkennt fehlerhafte Eingaben in Echtzeit und gibt präzise Hinweise zur Korrektur.

18.000 Interessent:innen in vier Monaten

Bereits in der ersten Woche konnten 1.500 Anfragen mit im Ergebnis 143 vollständig eingereichten Anträgen erfolgreich bearbeitet werden. Von September bis Dezember 2024 wurden insgesamt 18.000 Anfragen angelegt, wovon 7.500 Anträge nach Vorprüfung und Plausibilitätschecks der Künstlichen Intelligenz eingereicht und abschließend bearbeitet werden konnten. Dank unserer intelligenten Prozessstrecke konnte die Fördermittelvergabe mit weniger als 50 % der FTEs im Vergleich zu anderen Förderprogrammen realisiert werden. Die hohe Nachfrage verdeutlicht das enorme Automatisierungspotenzial, das in digitalisierten Fördermittelprozessen steckt. Aufgrund der großen positiven Resonanz wird der ReparaturBONUS auch in 2025 weitergeführt.

Automatisierung mit spürbarem Effekt

Die öffentliche Verwaltung sieht sich zunehmend mit der Herausforderung konfrontiert, steigende Anforderungen mit einer begrenzten Anzahl an Fachkräften zu bewältigen. Die Automatisierung durch die KI-gestützte Antragsplattform auf Basis von MACH progranta ermöglicht es der IBT, den gesamten ReparaturBONUS mit den bestehenden personellen Ressourcen zu verwalten – ohne eine personelle Aufstockung. Die Software übernimmt zeitraubende Routineaufgaben, darunter die Prüfung und Verarbeitung von Dokumenten, sowie die Berechtigungsprüfung, wodurch sich der manuelle Aufwand erheblich reduziert. Die Sachbearbeiter:innen müssen lediglich in Fälle involviert werden, die vom Idealzustand abweichen, wobei auch in diesen Fällen das System zielgerichtete Hinweise auf die von der Norm abweichenden Eingaben gibt und mit konkreten Handlungsempfehlungen die Arbeit der Mitarbeiter:innen deutlich verschlankt und Fehlern entgegenwirkt.

Übertragbarkeit auf andere Antrags- und Prozessstrecken

Die entwickelte Lösung beschränkt sich nicht nur auf den ReparaturBONUS, sondern kann flexibel auf eine Vielzahl weiterer Antrags- und Prozessstrecken übertragen werden. Neben Fördermittelgebenden auf Bundes- und Landesebene können auch Verwaltungsbereiche wie die öffentliche Beschaffung oder andere formularbasierte Genehmigungsprozesse erheblich von einer KI-gestützten Antragstellung profitieren. Die Automatisierung dieser Prozesse trägt dazu bei, die wachsenden Anforderungen effizient zu bewältigen und gleichzeitig die öffentliche Verwaltung nachhaltig zu entlasten.

Fazit: MACH als Wegbereiter der digitalen Fördermittelverwaltung

Mit der digitalen Antragsplattform für den ReparaturBONUS hat MACH eindrucksvoll unter Beweis gestellt, dass eine effiziente und KI-gestützte Antragstellung nicht nur eine theoretische Möglichkeit, sondern bereits gelebte Praxis ist. Insbesondere im Kontext des Fachkräftemangels zeigt sich der hohe Nutzen dieser Lösung: Verwaltungsaufwand wird erheblich reduziert, Prozesse werden wirtschaftlicher gestaltet und die Entlastung der Mitarbeitenden ist unmittelbar spürbar. Die Zukunft der Fördermittelverwaltung liegt in der Digitalisierung – und MACH stellt die dafür erforderlichen Technologien bereit.

13.05.2025

Innovatives Management 2025

Mehr über unsere Lösung zum ReparaturBONUS und weitere spannende Digitalisierungsthemen erfahren Sie am 13. Mai 2025 auf unserem Kongress Innovatives Management. Sichern Sie sich jetzt Ihre kostenfreie Teilnahme!

Kostenlos anmelden