Digitale Ver­wal­tung 2025: Fach­kräfte­mangel bewältigen, Effizienz steigern

Fachkräftemangel begegnen: Digitalisierung als Chance

Die öffentliche Verwaltung steht vor einer doppelten Herausforderung: Während sich der Fachkräftemangel weiter zuspitzt, steigen die Anforderungen an moderne, digitale Dienstleistungen.

MACH ist Ihr Begleiter auf dem Weg zu digitalen Lösungen und automatisierten Prozessen. ERP und Online-Dienste – das ist unsere DNA. Seit bald 40 Jahren modernisieren und automatisieren wir Staat und Verwaltung. Mit unserer ERP-Software sorgen wir in Einrichtungen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene dafür, dass wesentliche Finanz- und Personalprozesse heute und morgen gut funktionieren.

Wussten Sie, dass Sie mit der MACH Software Ihre Primär- und Sekundärprozesse vom Antragsmanagement bis zur Zeitwirtschaft digitalisieren können? Wir bereiten den Weg, um gemeinsam den Herausforderungen des Fachkräftemangels entgegenzuwirken und treiben den digitalen Wandel voran – für mehr Effizienz, Barrierefreiheit und Resilienz in der öffentlichen Verwaltung.

Mit Automatisierung und KI Mitarbeiter:innen entlasten

Bis 2030 werden über eine Million Fachkräfte in den öffentlichen Verwaltungen fehlen. Um diese Lücke zu schließen, müssen Prozesse dringend digitalisiert und automatisiert werden. Laut Studien [1] lassen sich bis zu 64 Prozent der Arbeitsstunden in öffentlichen Verwaltungen automatisieren. Ein enormes Potenzial, das mithilfe von Automatisierung und Künstlicher Intelligenz gehoben werden kann, um Teams von Routinetätigkeiten zu entlasten und Raum für anspruchsvollere Aufgaben zu schaffen. So lassen sich auch Fehler minimieren und die Leistungsfähigkeit öffentlicher Einrichtungen bleibt trotz immer weniger Personal erhalten. [1] Vgl. McKinsey & Company

• Mit MACH smartDecision lassen sich beispielsweise manuell gesteuerte Vorgangsbearbeitungen im Beschaffungsprozess automatisieren. Die Software ermöglicht eine intelligente Steuerung der Genehmigungswege basierend auf Warengruppen und Wertgrenzen. Verwaltungen profitieren von optimierten Abläufen und einer spürbaren Entlastung der Fachabteilungen.

• Um die Interaktion mit MACH meinERP noch effizienter und intuitiver zu gestalten, arbeiten wir an einem KI-gestützten Chat-Bot, der den Nutzer:innen als intelligenter Assistent zur Seite steht.

• Für die IBB Business Team GmbH haben wir ein KI-gestütztes Antragssystem auf Basis von MACH progranta entwickelt, das den ReparaturBONUS in Berlin effizient und nutzerfreundlich abwickelt.

Dezentral und mobil: Alle Mitarbeitenden einbinden

Eine moderne Verwaltung erfordert Lösungen, die alle Mitarbeitenden unabhängig von ihrem Arbeitsort und Nutzungsverhalten integrieren. Mit den MACH Selfservices werden auch Gelegenheitsnutzer:innen effizient in administrative Prozesse eingebunden – ortsunabhängig und intuitiv. Ob im Rechnungsworkflow oder in der Beschaffung: Durch einfache, selbsterklärende Oberflächen sparen Mitarbeitende Zeit, während Fehler reduziert werden. Dies entlastet Teams und macht Einrichtungen zu attraktiven Arbeitgebern.

Die Fachhochschule Dortmund arbeitet schon seit mehr als zwei Jahren mit dem Selfservice MACH meineRechnung. Die Endanwender:innen freuen sich über kürzere Bearbeitungszeiten im Rechnungsprüfungsprozess und können jährlich ca. 18.000 Buchungen über den digitalen Rechnungsworkflow abbilden.

Barrierefreier Zugang für alle Nutzer:innen

Barrierefreiheit ist ein zentraler Aspekt moderner Verwaltungslösungen und trägt maßgeblich dazu bei, eine inklusive und zugängliche Arbeitsumgebung für alle Nutzer:innen zu schaffen. Insbesondere angesichts der wachsenden Herausforderung qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen, ist es von besonderer Wichtigkeit, digitale Hürden abzubauen.

Unsere Lösung MACH meinERP ermöglicht allen Nutzergruppen einen schnellen und einfachen Zugang in das leistungsstarke MACH ERP-System. Unsere fortschrittliche Lösung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an die Barrierefreiheit für alle Nutzergruppen der öffentlichen Verwaltung.

Innovationsräume für eine zukunftsfähige Verwaltung

Die digitale Transformation stellt Verwaltungen vor komplexe Herausforderungen. Modellämter, wie wir sie gemeinsam mit der Universität zu Lübeck in unserem Joint eGov und Open Data Innovation Lab (kurz: JIL) simulieren, bieten hier eine praxisnahe Lösung, um neue digitale Prozesse zu testen, bevor sie flächendeckend ausgerollt werden. Sie dienen als geschützte Innovationsräume, in denen Technologien, Arbeitsweisen und Automatisierungslösungen unter realen Bedingungen erprobt und optimiert werden können. Für Digitalisierungsfragen kann das Modellamt ein wichtiger Baustein sein, um datenbasiert die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Leistungsstark in die Zukunft

MACH ist der starke Partner an der Seite öffentlicher Verwaltungseinrichtungen – heute und in Zukunft. Unsere integrierte ERP-Lösung verbindet leistungsstarkes Finanzmanagement mit modernem Personalmanagement und ermöglicht durch digitale Prozesse eine effiziente Verwaltung.

Ob im Bund, in den Ländern und Kommunen oder in wissenschaftlichen Einrichtungen: Unsere Software unterstützt bereits über 450 Landeseinrichtungen, jedes fünfte Leibniz-Institut und mehr als 4.000 kirchliche Rechtsträger bei ihren finanziellen Abläufen. Als wachsendes Unternehmen entwickeln wir unser Lösungsportfolio kontinuierlich weiter, setzen auf innovative Technologien und bleiben verlässlicher Partner für eine leistungsfähige und zukunftssichere Verwaltung.