Gemeinsam den mutigen Weg gehen

Das ZEW – Leibniz-Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung in Mannheim gehört zu den gefragtesten Instituten Europas und blickt mittlerweile auf 30 Jahre Forschung zurück. Seit 25 Jahren arbeitet das Institut mit MACH zusammen. Das passt gut, denn ich bin auch über 20 Jahre bei MACH. Zunächst führte das ZEW die MACH Lösung mit Finanzbuchhaltung, Logistik sowie Kosten- und Leistungsrechnung ein, damals noch in Client-Server-Umgebung. Es folgte MACH Web 1.0 zur Projektkosteneinsicht. 2020 beauftragte das Institut uns mit der Modernisierung des Finanz- und Rechnungswesens – ein Projekt, das die bisherige erfolgreiche Zusammenarbeit vor neue Herausforderungen stellte.

Eine mutige Entscheidung

2020 – zu Beginn der Corona-Pandemie stand das ZEW vor der Entscheidung: Sollte man die Modernisierung des Finanz- und Rechnungswesens sofort angehen oder die Pandemie abwarten? Nachdem im Projektteam viel abgewogen und argumentiert wurde, entschied man sich gemeinsam für den mutigen Weg: Projektstart. Das finde ich richtig stark. Und das vollkommen remote! Bis heute gab es keinen Vor-Ort-Besuch des MACH Expertenteams. Meinen Respekt an alle!

Mit Tatendrang durch das Projekt

Mutig war nicht nur der Start, sondern auch die konsequente Entscheidungsfindung und -verfolgung im gesamten Projektverlauf. Ein Beispiel für das Engagement des ZEW: Die bereits bestehende Digitalisierungsstrategie, die als Basis für alle neuen Projekte diente. So wurden IT-Themen frühzeitig mitgedacht. Bereits zu Beginn des Projektes skizzierte man: Wie soll die Serverlandschaft aussehen, wenn wir mit allen Vorhaben fertig sind? Wann brauchen wir jeweils welches Update, um die nächste Komponente einführen zu können?

Alle Beteiligten wurden kontinuierlich informiert und in die Veränderungen eingebunden. Das Projekt ist damit ein gutes Beispiel für richtig verstandenes Change-Management: Es geht nicht nur um die strikte Umsetzung der Veränderung auf IT-Ebene. Bei jedem Veränderungsprozess müssen alle Beteiligten kontinuierlich eingebunden und mitgenommen werden.

Zusammenarbeit auf Augenhöhe    

Die Zusammenarbeit zeigte Faktoren auf, ohne die ein IT-Projekt aus meiner Sicht nicht erfolgreich sein kann:

Entscheidend für den positiven Projektverlauf war die gelebte gemeinsame Zusammenarbeit. Das ZEW sah die Mitwirkungsleistung nicht nur als Pflicht, sondern hatte Lust seine Prozesse gemeinsam mit MACH zu gestalten. Das war spürbar im Umgang miteinander: Er war geprägt durch Offenheit, kurze Abstimmungswege und Agieren auf Augenhöhe. Eine hohe Fachlichkeit und fundiertes Know-how auf beiden Seiten führten dazu, dass die vorhandenen Ressourcen richtig eingesetzt wurden. Maßgeblich war auch die positive Einstellung der Projektleitung, die Mut bewies, neue Wege aufzuzeigen. Die Verantwortlichen kamen zu jedem Zeitpunkt ihrer Vorbildfunktion nach und gaben den Beteiligten so Orientierung im Change Prozess.