Kreativität statt Bürokratie: #IMA2023 setzt auf mehr Freiräume

Rückblick auf den Kongress „Innovatives Management 2023“

Weniger oder mehr Einmischung der Politik in den Wandel der öffentlichen Verwaltungen? Engere Grenzen oder mehr Freiräume für Beschäftigte? Nicht immer waren sich die Teilnehmer:innen des Kongresses „Innovatives Management“ in Lübeck einig. Die 23. IMA-Ausgabe am 14. November 2023 brachte erneut hochrangige Akteur:innen und Entscheider:innen der öffentlichen Verwaltung zusammen und lieferte mit einem spannenden Programm neue Impulse. 

Im Fokus der Diskussion: Wie lässt sich die aktuelle Unzufriedenheit vieler Bürger:innen und Beschäftigten mit der zu langsam fortschreitenden Digitalisierung der Behörden bewältigen? Vielleicht fehlte zuletzt der nötige Raum für Kreativität bei der Beschleunigung des Verwaltungshandelns? Denn eines wurde den 150 Teilnehmer:innen spätestens an diesem Tag klar: Damit sich kreative Lösungen entfalten, braucht es ein anderes Mindset – mit mehr Freiräumen statt engeren Deadlines.

„Beim Digitalisieren der Verwaltung ist mehr Geschwindigkeit gefragt, nicht heute, nicht morgen, sondern gestern“, hob Matthias Kohlhardt zu Beginn des Kongresses hervor. Der Vorstandsvorsitzende der machgruppe und Gastgeber der Veranstaltung spüre die Sehnsucht nach einem Abbau der Bürokratie. Dafür werde allem voran Leadership benötigt, das die Digitalisierung vorlebe und vorantreibe und nicht verlangsame, war Kohlhardt sich sicher.

Vorbild Skandinavien: Verwaltung als Innovationstreiber

Auf der anderen Seite dürften Länder wie Schleswig-Holstein, die in puncto Digitalisierung vergleichsweise weit fortgeschritten sind, sich nicht zurücklehnen, betonte Schleswig-Holsteins Digitalisierungsminister Dirk Schrödter. „Wir wollen uns mit den Besten messen“, erklärte Schrödter in seiner Begrüßung mit Blick auf die Vorbilder aus Skandinavien. Die nächsten Schritte: konsequentes Automatisieren und ein genereller Kulturwandel in der Verwaltung – denn „Verwaltung kann auch Innovationstreiber sein!“

„Verwaltungsdigitalisierung ist kein Nice-to-have“

In ihrem Impulsvortrag hob Ann-Cathrin Riedel, Geschäftsführerin NExT e.V. und Digitalrätin, hervor, wie wichtig eine optimistische Grundstimmung im Verwaltungsumfeld sei. „Pessimismus bringt uns nicht weiter – Alarmismus aber auch nicht“, bekräftigte sie. Es gebe auch gelungene Beispiele aus der Vergangenheit, etwa die Corona-Hilfe an Studierende, die innerhalb weniger Monate ausgezahlt worden sind. Schnelle Entscheidungen mit einem klaren Ziel vor Augen hätten dies möglich gemacht. Bei der Digitalisierung müsse jede und jeder mitgenommen werden, denn „Verwaltungsdigitalisierung ist kein Nice-to-have. Sie ist wichtig für uns alle“.

Es braucht vor allem kreative Lösungen!

Die Verwaltung in Deutschland stehe aktuell vor zwei gewaltigen Herausforderungen, erklärte Sascha Friesike, Professor für Design digitaler Innovationen und Studiengangsleiter des berufsbegleitenden Masterstudiengangs Leadership in digitaler Innovation an der Universität der Künste Berlin, in seiner Keynote. Es müssten jetzt passende Bedingungen geschaffen werden, damit Verwaltungsarbeit mehr Raum für Kreativität ermöglicht. „Da ist zum einen der digitale Wandel, der die Arbeitsweise verändert. Darauf muss man kreativ reagieren und gestalten“, sagte Friesike. Auf der anderen Seite stehe die Verwaltung vor der Herausforderung eines gewaltigen Fachkräftemangels. „Das bedeutet, dass die Arbeit der Verwaltung neu strukturiert werden muss. Auch das ist eine kreative Aufgabe, die es zu bewältigen gilt.“ Die notwendige Verkürzung von Prozessen und der Einsatz neuer Technologien an der richtigen Stelle sind demnach Aufgaben, die mit einer kreativen Herangehensweise gemeistert werden können. 

Prozessanalyse, Netzwerke und Zufälle: Voraussetzungen für eine gelungene Digitalisierung?

Die Bürger:innen erwarten Entlastung und weniger Bürokratie – Wirtschaft und Verwaltung schließen sich den Forderungen an. Michael Fulde von NextPublic stellte in der brandaktuellen Studie „Barometer Digitale Verwaltung“ fest, dass etwa zwei Drittel der Beschäftigten im Verwaltungsbereich zwar grundsätzlich zufrieden mit ihrer Arbeit sind, doch nur 15 % der Befragten würden ihren Arbeitgeber weiterempfehlen. Verwaltung als sicherer Hafen, aber ohne Strahlkraft. Nur ein Viertel gab an, das eigene Potenzial in der Arbeitsumgebung voll ausschöpfen zu können, viele Fähigkeiten blieben auf der Strecke.

Doch welche Hebel müssen für die gewünschten Besserungen bewegt, welche Grundsteine gesetzt werden? Darüber diskutierten Expert:innen verschiedener Bereiche auf dem Podium, moderiert von Basanta Thapa, Geschäftsführer des Nationalen E-Government Kompetenzzentrums (NEGZ). Das größte Problem bei der Beantwortung dieser Fragen seien gewachsene Strukturen, die in den Behörden die meisten Kopfschmerzen machten, resümierte Thapa. Am Anfang einer gelungenen Digitalisierung steht eine gründliche Prozessanalyse. Die Politik müsse dafür die Rahmen setzen, sich sonst aber zurückhalten, etwa um ressortübergreifendes Arbeiten zu erleichtern. Von anderen lernen, etablierte Prozesse annehmen und übernehmen – „dafür braucht es Netzwerke und Leader, die ihren Mitarbeiter:innen vertrauen und Zufälle zulassen“, hieß es etwa auf der Bühne. 

Der Appetit ist da – jetzt sind alle gefragt

Vertreter:innen aus Verwaltung, Digitalwirtschaft und Forschung nahmen am Nachmittag unter die Lupe, was jede:r Einzelne in ihrer bzw. seiner Abteilung für effizientere und nachhaltigere Prozesse bewegen kann. Intensive Diskussionen und Gruppenarbeiten prägten die einzelnen Werkstätten und Trainings. Mit Themen wie „Das Modellamt – Simulieren statt Experimentieren“, „Vollgas für E-Government“, oder auch „Soziale Roboter in der Verwaltung – Zwischen Realität und Fiktion“  boten sie die Möglichkeit, über den eigenen Tellerrand zu blicken, sich auszutauschen und wertvolle Praxis-Erfahrungen anderer Teilnehmer:innen in den eigenen Alltag mitzunehmen.