Digital, auto­mati­siert, mobil: So arbei­ten Ver­wal­tungen heute

2022 ist das Jahr des Onlinezugangsgesetzes (OZG)

Bis zum 31.12.2022 sollen 575 Verwaltungsleistungen online verfügbar sein. MACH wird öffentliche Einrichtungen bei dieser herausfordernden Aufgabe gemeinsam mit dem OZG-Experten Form-Solutions unterstützen. Das Unternehmen aus Karlsruhe begleitet Verwaltungen bereits seit über 20 Jahren bei der Digitalisierung ihrer Antragsprozesse. Seit Januar gehört Form-Solutions zur machgruppe. „In der machgruppe vereinen wir erstklassiges Fachwissen beim Antragsmanagement mit jahrzehntelanger ERP- und E-Akte-Expertise im öffentlichen Sektor. Gemeinsam mit Form-Solutions erfüllen wir die spezifischen Anforderungen bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes noch besser“, erläutert Leif-Birger Hundt, Vorstand der MACH AG.

Zu klären ist, wie Verwaltungen zukünftig die vielen elektronisch eingehenden Anträge weiterbearbeiten. Bestehende Fachverfahren laufen in Verwaltungen zum Großteil nach wie vor papierbasiert und ohne konkrete Prozessunterstützung. Für Stefan Mensching, Vorstand der MACH AG, steht fest: „Verwaltungen werden über die herkömmlichen Verfahren die mit dem OZG verbundenen Hoffnungen zur Effizienzsteigerung nicht erfüllen.“ Daher entwickelt MACH gemeinsam mit dem kommunalen Dachverband der Schleswig-Holsteinischen Kommunen ITV.SH sowie dem IT-Dienstleister Dataport aktuell eine Lösungsidee zur effizienten und einheitlichen Umsetzung von Verwaltungsprozessen im Zuge der OZG-Leistungen. Dies ermöglicht Verwaltungen unabhängig von ihrer aktuellen Ausstattung an Fachverfahren und ECM-Systemen, OZG-Formulare zügig digital weiterzubearbeiten und so die Durchlaufzeiten der Prozesse maßgeblich zu verringern.

Remote zusammenarbeiten: Auch nach Corona

Im letzten Jahr hat die MACH AG insgesamt über 100 Digitalisierungsprojekte bearbeitet. „Aufgrund der Einschränkungen durch die Corona-Pandemie haben wir unsere Projekte 2021 zu über 90 Prozent aus dem Homeoffice umgesetzt. Dies zeigt: die Remote-Zusammenarbeit mit unseren Kunden funktioniert mittlerweile in großen Teilen sehr gut“, so Stefan Mensching. In Anbetracht der anstehenden Lockerungen ist der Vorstand optimistisch: „Trotz aller Vorteile des mobilen Arbeitens stellen wir fest, dass uns der persönliche Austausch mit unseren Kund:innen fehlt. Wir freuen uns schon heute auf ein physisches Treffen z. B. in Projekt-Workshops, im Rahmen unseres Anwenderkongresses im Mai, beim Zukunftskongress Staat & Verwaltung im Juni oder zu unserem Führungskräftekongress Innovatives Management im November.“

Neben persönlichen Treffen wird MACH weiterhin auf die virtuelle Zusammenarbeit setzen. Viele 2021 erfolgreich umgesetzte Remote-Projekte bekräftigen diesen Kurs. So arbeiteten z. B. die Deutsche Unesco-Kommission sowie das ZEW – Leibniz-Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung Mannheim zum Großteil remote mit den MACH Berater:innen zusammen und schlossen kürzlich ihre Projekte zur Digitalisierung und Modernisierung des Finanzwesens ab.

Smart entscheiden: Aufwand durch Automatisierung reduzieren

„Jetzt geht es darum, die Stückzahlen elektronischer Rechnungen hochzufahren und die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren“, sagt Stefan Mensching. Dementsprechend begannen erste MACH Kunden 2021 Projekte zur Automatisierung ihrer Abläufe, darunter die Bundespolizei. Zu Beginn des Projektes prägten den bereits digitalisierten Rechnungsprozess große manuelle Zuordnungsaufwände – etwa bei der Frage, welche Abteilung zuständig ist. Die Bundespolizei reduziert diesen Aufwand durch die Automatisierung von Prozessen und den Einsatz der Lösung MACH live! smartDecision.

Einfachheit, Anpassbarkeit, Wiederverwendbarkeit und Konformität bei Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben – diese Vorteile überzeugen die Bundespolizei. Auch die Revisionssicherheit ist gegeben, denn alle automatisierten Entscheidungen lassen sich lückenlos nachvollziehen. „Durch den Einsatz regelbasierter Entscheidungstabellen hat sich unser manueller Zuordnungsaufwand im E-Rechnungsprozess deutlich verringert. Die händische Zuordnung der E-Rechnung an die weiteren Mitzeichnungsebenen fällt nun in einigen Fällen weg. Damit ist der erste Schritt zur Automatisierung gemacht – weitere werden folgen“, erläutert Thomas Sawatzki, MACH Fachadministrator der Bundespolizei.

Mobil arbeiten: Dezentrale Anwender:innen einbeziehen

Um Entlastung zu schaffen, müssen künftig auch Nutzer:innen in die neuen digitalen Verwaltungsprozesse einbezogen werden, die nur gelegentlich mit ERP-Software arbeiten. Gefragt sind einfache Applikationen mit übersichtlichen, intuitiv bedienbaren Oberflächen – die mobilen und barrierefreien MACH live! Selfservices liefern die Antwort. Bei der Nutzung der neuen Selfservices zählen Lehr- und Forschungseinrichtungen zu den „First Movern“. So führen die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (HHU) und die Fachhochschule Dortmund aktuell den Selfservice MACH live! meineRechnung ein. Sie prüfen mit der Anwendung elektronische Rechnungen mobil und einfach auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice.

Parallel ist der nächste Selfservice auf dem Weg: In enger Zusammenarbeit mit der HHU entwickelt das Software- und Beratungsunternehmen eine mobile Beschaffungslösung. Nicole Arntzen, Leitung MACH-Koordinationsstelle an der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf, zieht eine erste Bilanz: „Die Zwischenstände, die uns die MACH AG in der gemeinsamen Entwicklungsarbeit zu MACH live! meineBeschaffung präsentiert hat, gefallen uns schon sehr gut. Wir freuen uns auf eine moderne Lösung, die einen großen Nutzen in unserem Beschaffungsprozess stiften wird und alle Anwender:innen aufgrund der hohen Ergonomie gut abholt.“

Clever auswerten: Wie Verwaltungen ihre Daten besser nutzen

„In herausfordernden Zeiten kommt es umso mehr darauf an, datenbasierte Entscheidungen zu treffen – das haben Verwaltungen spätestens mit Corona realisiert. Um Datenanalysen in Verwaltungen zu optimieren, ist der Aufbau eines Enterprise Data Warehouse der schlüssige nächste Schritt nach dem Start eines Berichtswesens mit MACH live! Business Intelligence“, erläutert Holger Binsfeld, Experte Data Warehouse und Fachteamleiter BI bei MACH. Enterprise Data Warehouse steht für ein methodisches Vorgehen, das Daten zusammenführt, strukturiert und analysiert. Darauf basierend können Verwaltungen gut vorbereitete Entscheidungen treffen und ihr Tagesgeschäft sowie ihre Organisation professionell steuern. Was viele nicht wissen: Ein modernes Data Warehouse lässt sich skalierbar und bedarfsgerecht errichten. Aktuell begleitet MACH z. B. den Landesbetrieb Wald und Holz Nordrhein-Westfalen beim Aufbau eines Enterprise Data Warehouse.

Digitalisierung vorantreiben: Jetzt die E-Ausgangsrechnung umsetzen

2022 steht in vielen Verwaltungen außerdem der digitale Versand von Rechnungen im Fokus, denn Rechnungssteller sind gesetzlich verpflichtet, Rechnungen in elektronischer Form auszustellen und zu übermitteln. Dazu wurde im letzten Jahr die Lösung MACH live! E-Ausgangsrechnung weiterentwickelt. Auf diesem Weg versenden Verwaltungsmitarbeiter:innen elektronische Ausgangsrechnungen mit strukturierten Daten, damit diese auf Empfängerseite automatisch weiterverarbeitet werden können.

Neu ist die Möglichkeit, Rechnungen über das PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) Netzwerk zu übermitteln. PEPPOL ermöglicht öffentlichen Stellen und Lieferanten in Europa den einfachen und kostengünstigen Austausch elektronischer Dokumente im Rahmen von Ausschreibungen und Beschaffungsprozessen. Außerdem können Kunden mit der Lösung MACH live! E-Payment ab sofort QR-Codes auf Ausgangsrechnungen erstellen, die von handelsüblichen Banking-Apps erkannt werden. Diese Neuerungen nehmen den Anwender:innen viele bisher manuell umgesetzte Arbeitsschritte ab und reduzieren so Aufwand und Fehlerquellen.

Ganzheitlich digitalisieren: E-Rechnung und Beschaffung verknüpfen

„Die logische Fortsetzung bei der Digitalisierung der Kernprozesse in den Verwaltungen liegt in der Umsetzung eines elektronischen Beschaffungsprozesses und damit in der Verknüpfung von digitaler Rechnung und Beschaffung“, erläutert Stefan Mensching. Ein Beispiel liefert das Deutsche Institut für Ernährungsforschung Potsdam-Rehbrücke (DIfE): Das Institut erarbeitete mitten in der Pandemie gemeinsam mit MACH einen ganzheitlichen, elektronischen Beschaffungs- und Rechnungsworkflow mit einem integrierten Berichtswesen und modernisierte in diesem Zuge sein ERP-System. Fast 2.000 E-Rechnungs- und rund 1.450 E-Beschaffungsprozesse hat das DIfE in den ersten drei Monaten nach dem Start der neuen MACH Software im Januar 2021 bearbeitet.

Komfortabel arbeiten: Wie ERP und ECM zusammenwachsen

Freuen können sich Verwaltungen auf eine neue Lösung zur Auslagerung von Dokumenten und Primärdaten der ERP-Lösung in ein Dokumentenmanagementsystem. Der ab Herbst verfügbare MACH live! Content Store wird die Datenbanken aller großen und langjährigen Kunden deutlich entlasten. Komfort und Prozessgeschwindigkeit erhöhen, das ist auch im Personalmanagement gefragt, denn Personaler:innen spüren die Folgen des demografischen Wandels und der Corona-Pandemie besonders. Dazu werden ERP- und ECM-System noch besser miteinander verbunden, sodass Anwender:innen zukünftig aus der MACH ERP-Lösung direkt auf die Personalakte zugreifen und die Dokumente einsehen oder bearbeiten können. Bei Anlage der Personaldaten wird im Hintergrund automatisch die Akte inkl. der Ablagestrukturen angelegt.

„Mit den MACH Lösungen sind öffentliche Einrichtungen für ein modernes Arbeiten im Hier und Jetzt bestens aufgestellt und schaffen gleichzeitig eine optimale Basis für attraktives Arbeiten in der Verwaltung von morgen. Wir freuen uns auf weitere spannende Digitalisierungs- und Modernisierungsprojekte mit unseren Kunden sowie mit neuen Einrichtungen“, fasst Stefan Mensching zusammen.