Verwaltungsturbo durch smarte Prozesse

Mit smarten Prozessen die Verwaltung beschleunigen

Die Beschaffung in der öffentlichen Verwaltung löst Jahr für Jahr Bestellungen von Produkten oder Dienstleistungen im Wert von mehreren Hundert Milliarden Euro aus. Um einen effizienten und fehlerfreien Ablauf der dafür notwendigen Prozesse zu gewährleisten, setzen immer mehr Behörden auf digitalisierte Abläufe. Die Automatisierung dieser Prozesse kann dabei helfen, Potenziale bei den Themen Schnelligkeit, Sicherheit und Vereinfachung zu heben. „Denn durch die vielen notwendigen Entscheidungen in den Prozessen sind diese heutzutage sehr komplex und erfordern immer noch viel manuelle Arbeit“, sagt Digitalisierungsexperte und Vertriebsberater Ralph Neudecker.

Digitalisierung als Voraussetzung der Automatisierung

Aber für die Automatisierung müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Produktmanager Stefan Deterling erklärt: „Zunächst ist die Digitalisierung von Daten und Prozessen erforderlich. Solche Daten können beispielsweise in E-Akten oder ERP-Systemen bereitgestellt werden.“ Bei der Digitalisierung von Prozessen hat sich die grafische Spezifikationssprache BPMN 2.0 als Standard zur Modellierung und Ausführung von Geschäftsprozessen etabliert. Darauf aufbauend kann die regelbasierte Automatisierung erfolgen. Dazu gehören entsprechende Expertensysteme (Business Rule Engine – BRE), die Entscheidungen vordefinieren. Die neue Lösung MACH live! smartDecision greift schließlich auf die Daten des Beschaffungs- und Rechnungsprozesses in der MACH Software zu. Stefan Deterling erläutert: „Auf Basis der Daten, beispielsweise einer Bedarfsanforderung, einer Bestellung oder Eingangsrechnung, werden Geschäftsregeln für von Maschinen lesbare Regelwerke festgelegt.“

Die Ergebnisse führen dann zur Laufweg-Steuerung oder der Lane-Belegung, also der Zuweisung von Rollen. Die automatisierte Laufweg-Steuerung kann beispielsweise festlegen, wer Entscheidungen fällt. Bei der Prozessdefinition können die Ergebnisse der ursprünglichen Prüfung im weiteren Verlauf immer wieder genutzt werden. Auch das Erstellen von Entscheidungstabellen hilft bei der Automatisierung. Übersteigt ein Betrag die Entscheidungskompetenz von Teamleiter:innen, müssen die Abteilungsleiter:innen die Bestellung abzeichnen. Bei der E-Rechnung helfen sie, die automatische Lane-Belegung beim Rechnungseingang und der Validierung zu gewährleisten. Für Stefan Deterling liegen die Vorteile automatisierter Prozesse klar auf der Hand: „Einfachheit, Anpassbarkeit, Wiederverwendbarkeit, Konformität. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, also die Revisionssicherheit, wird durch MACH live! smartDecision gewährleistet. Automatisierte Entscheidungen können lückenlos nachvollzogen werden.“

Bundespolizei reduziert Aufwand durch Automatisierung

Wie komplex der Beschaffungsprozess sein kann, zeigt das Beispiel der Bundespolizei – ein langjähriger Kunde der MACH AG. Bei der Behörde gibt es laut Ralph Neudecker 80 Bewirtschafter:innen, 80 Leitweg-IDs, 80 Rechnungsempfangsstellen sowie unterschiedliche Standorte für den Rechnungseingang und die -bearbeitung. Die Bundespolizei nutzt bereits den vom Bundesinnenministerium ausgerollten Referenzprozess E-Rechnung. Trotzdem ergab sich immer noch ein großer manueller Zuordnungsaufwand, etwa bei der Frage: „Welche Struktureinheit ist zuständig?“, sagt Ralph Neudecker. Die Bundespolizei wird diesen Aufwand gemeinsam mit der MACH AG durch die Automatisierung von Prozessen reduzieren.

Damit gibt es jetzt eine automatisierte Zuordnung der richtigen Struktureinheit mit der Leitweg-ID der E-Rechnung als Entscheidungskriterium. So konnte der Arbeitsaufwand deutlich verringert werden: Die manuelle Zuordnung der E-Rechnung an die weiteren Mitzeichner:innen fällt dadurch weg. Das Thema "Automatisierung" wird für die Behörde perspektivisch weiter ausgebaut. So sollen künftig auch bei der E-Beschaffung Entscheidungstabellen verwendet werden. Durch den Einsatz z. B. der Haushaltsstelle als Inputparameter kann der weitere Laufweg automatisiert definiert werden.

Das bringt die Zukunft

Soweit zu Hintergrund und Praxis – doch wie geht es weiter? Da die Technisierung ungebremst fortschreitet, gab Stefan Deterling einen Ausblick: Welche Weiterentwicklungen sind aus Sicht von MACH möglich? Künftig sollen automatische Feldbelegungen bei der automatischen Laufwege-Steuerung innerhalb der E-Beschaffung und bei der Prüfung und Mitzeichnung der E-Rechnung zum Einsatz kommen. Wie eingangs erwähnt, folgt auf die Digitalisierung als Voraussetzung die regelbasierte Automatisierung. „In Zukunft wird es die intelligente Automatisierung geben. Dynamische Vorhersagemodelle lernen aus ihrer Erfahrung, maschinelles Lernen, Künstliche Intelligenz und Robotic Process Automation schauen wir uns deshalb auch schon an“, erklärt Stefan Deterling.