Die EU hat klare Vorgaben gemacht: Öffentliche Verwaltungen müssen die E-Rechnung einführen. Das Einsparpotenzial durch die E-Rechnung ist jedoch noch nicht vollständig gehoben. Im Rahmen des digitalen Zukunftskongresses hat MACH den aktuellen Stand der Dinge und die Möglichkeiten für weitere Verbesserungen aufgezeigt.
Der nächste Meilenstein für die Einführung der E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung steht fest. Ab dem 27. November dieses Jahres müssen Lieferanten der Bundesverwaltung elektronische Rechnungen stellen. Und die ist dafür gut aufgestellt. „Die Bundesverwaltung verarbeitet E-Rechnungen inzwischen vollständig elektronisch“, sagt Tobias Adam, verantwortlich für Bundesbehörden bei MACH, im Webinar „E-Rechnung: Prozesse automatisieren, Barrieren abbauen“ beim Zukunftskongress365 Digital.
Herausforderung: Automatisierung von Prozessen
Ein entsprechender Referenzprozess für alle betroffenen Behörden wurde bereits von MACH aufgesetzt. Er umfasst die Verarbeitungsschritte Rechnungseingang, Validierung (hat die Rechnung das richtige Format?), Feststellung (Prüfung sachlicher Richtigkeit), Anordnung (Vier-Augen-Prinzip), Buchung, Zahlungsanweisung und Postenausgleich. Eine besondere Herausforderung aber bleibt: die Automatisierung von Prozessen.
Felix Kleeschulte, Requirements Engineer bei der MACH AG, erwartet die Automatisierung zentraler Geschäftsprozesse der öffentlichen Verwaltung in drei Schritten: „Die Digitalisierung, beispielsweise durch E-Akte und E-Rechnung, schuf bis heute die Voraussetzung und Grundlage für weitergehende Automatisierung. 2021 wird die regelbasierte Automatisierung kommen, in weiteren Folgejahren dann die intelligente Automatisierung durch Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML).“
Für die regelbasierte Automatisierung entwickelt die MACH AG zurzeit eine Business Rule Engine (MACH BRE) mit Back- und Frontend. Durch letztere können Anwender:innen eigene Regeln erstellen und im System hinterlegen. Ein Beispiel: Überschreitet ein Rechnungsbetrag eine vorher festgelegte Grenze, kann im Geschäftsprozess vollautomatisch ein zusätzlicher Kontrollschritt ausgelöst werden. Im Referenzprozess der Bundesverwaltung zur E-Rechnungsverarbeitung können mithilfe der MACH BRE die Arbeitsschritte Anordnung und Postenausgleich teilautomatisiert, und die Arbeitsschritte Rechnungseingang sowie Feststellung vollautomatisiert werden.
Business Rule Engines erhöhen die Revisionssicherheit in Organisationen
Neben den allgemeinen Vorzügen von Automatisierung (u. a. schnellere Bearbeitungszeiten, Senkung manueller Bearbeitungsfehler, Prozessverschlankung, Erhöhung der Anwenderakzeptanz) bietet eine BRE weitere Vorteile:
Bedienung
Die Bedienung gestaltet sich durch entsprechende Implementierung für alle potenziellen Anwender einfach, technisches Hintergrundwissen ist zur Anwendung nur in Maßen erforderlich.
Regelwerke
Die hinterlegten Regelwerke können flexibel auf organisationspezifische Anforderungen und Gegebenheiten angepasst werden. Änderungen sind jederzeit und stichtagsgenau möglich. Das bewährt sich insbesondere bei ungeplanten oder kurzfristigen Änderungen, wie wir sie beispielsweise bei der Umsatzsteuersenkung während der Corona-Krise erlebt haben.
Anwendungsfälle
Alle kommenden Anwendungsfälle in der E-Rechnungsverarbeitung können durch den Referenzprozess zentral verfügbar gemacht und auf einen Schlag flächendeckend ausgerollt werden. So lässt sich die Automatisierung über viele Organisationen hinweg, wie beispielsweise für alle Bundesverwaltungen, unkompliziert und vergleichsweise aufwandsarm umsetzen.
Gesetzliche Anforderungen
Die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, wie beispielsweise die Revisionssicherheit, wird vereinfacht. Durch die hinterlegten Regelwerke sowie entsprechendes Monitoring und Logging können alle automatisiert getroffenen Entscheidungen durch das gesamte System hindurch transparent nachvollzogen werden.
„Die Oberfläche lässt sich intuitiv bedienen und senkt die Hemmschwelle zur Bearbeitung von E-Rechnungen besonders von Gelegenheitsnutzer:innen“
Um die Akzeptanz der E-Rechnung noch weiter zu erhöhen, werden für die Gelegenheitsanwender:innen die Nutzung vereinfacht und Barrieren abgebaut. MACH hat dafür die Plattform MACH Selfservices geschaffen. „Die Oberfläche lässt sich intuitiv bedienen und senkt die Hemmschwelle zur Bearbeitung von E-Rechnungen besonders von Gelegenheitsnutzer:innen“, sagt Fiona Klein, Produktmanagerin Finanzen und E-Rechnung bei MACH.
Zudem vereinfache die Plattform die Arbeiten rund um die E-Rechnung. Eine aufwändige ERP-Schulung kann künftig wegfallen, da MACH Selfservices zwar im Hintergrund notwendige Daten aus dem ERP-System beziehen, die Nutzeroberfläche aber wesentlich einfacher gestaltet ist. Weitere Vorteile der Plattform sind sinkende Kosten aufgrund des geringeren Schulungsaufwands, die papierlose Verarbeitung, weniger Fehler durch optimale Benutzerführung und die flexible, mobile Nutzung.
