Selfservice E-Beschaffung: Was ist das?

Mobilität, also die Möglichkeit Dinge online zu erledigen, ohne dabei an einem bestimmten Ort, z. B. im Büro, sein oder ein bestimmtes Endgerät nutzen zu müssen, ist auch im Rahmen der E-Beschaffung heutzutage eine wichtige Voraussetzung für effiziente Prozesse. In typischen Beschaffungsprozessen unserer Kunden sind häufig mehrere Gelegenheitsanwender:innen beteiligt. Da sind zum einen die Bedarfsmelder:innen selbst, die die Beschaffung auslösen. Befinden sie sich am Arbeitsplatz im Büro, kann der Arbeitsplatzrechner benutzt werden. Sind sie jedoch unterwegs (als Pendler:in in der Bahn oder auf Geschäftsreise) oder gar pandemiebedingt im Homeoffice, kann es notwendig sein, eine dringende Bedarfsmeldung unabhängig vom Arbeitsplatzrechner, z. B. vom Diensthandy/-tablet auszuführen. Zum anderen profitiert die Effizienz des Prozesses davon, dass auch die Rolle des Prüfers ortsunabhängig Aufgaben erfüllen kann. Durch den flexiblen Zugriff auf die zu erledigenden Aufgaben nehmen die Prozessdurchlaufzeiten ab.

Verstärkt wird der Effekt von aktiven Benachrichtigungen, die dazu führen, dass Aufgaben rechtzeitig (vor Ablauf des Parkzeitendes) erledigt oder überhaupt bemerkt, und damit schnellstmöglich begonnen und abgeschlossen werden. So auch im Rahmen der Prüfung von Beschaffungsanträgen. Die Prüfer:innen von Beschaffungsanträgen sind in der Regel in leitenden Positionen tätig, da sie die Budgetverantwortung tragen. Diese Personen arbeiten typischerweise nicht regelmäßig mit der ERP-Software und gehören damit zur Gruppe der Gelegenheitsanwender:innen. Sie sind daher dankbar, wenn sie bei anstehenden neuen Aufgaben eine Benachrichtigung vom System erhalten, z. B. als E-Mail, aus der sie per „Klick“ in die Aufgabe springen können. Das funktioniert vom Arbeitsplatzrechner genauso wie vom Handy oder Tablet. In Kombination mit dem Mobilitätsgedanken ergibt sich daraus der große Vorteil, dass neue, offene Aufgaben schnellstmöglich bearbeitet werden können, unabhängig davon, wo die Person sich aufhält.

Bei MACH ist uns bewusst, dass der Erfolg der Selfservices maßgeblich von der Akzeptanz der Gelegenheitsanwender:innen abhängt. Moderne Oberflächen sind dabei genauso wichtig, wie eine gute Bedienbarkeit. Gelegenheitsanwender:innen erwarten heutzutage zurecht im beruflichen Kontext den gleichen Komfortgrad bei den eingesetzten Softwareprodukten, den sie aus ihrer privaten Nutzung gewohnt sind. Die Grenzen zwischen beruflichen und privaten Anforderungen sind aufgehoben. Damit muss sich eine moderne E-Beschaffungslösung bzgl. Komfort und Bedienbarkeit mit einer Parkschein-App vergleichen lassen. Bei MACH haben wir uns das Ziel gesetzt, diesen Anforderungen gerecht zu werden und mit den Selfservices eine neue Produktfamilie zu schaffen, die genau auf die Gelegenheitsanwender:innen und deren Aufgaben zugeschnitten ist. Mit anderen Worten: ERP soll auch Spaß machen.