E-Beschaffung: Was ist das eigentlich?

Die elektronische Beschaffung (kurz: E-Beschaffung) „ist die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen unter Nutzung des Internets sowie anderer Informations- und Kommunikationssysteme (wie EDI- und/oder ERP-Systeme).“

Dabei geht es vor allem darum, den vollständigen Prozess der Beschaffung digital und möglichst prozessgestützt zu steuern. Zu den typischen Prozessbestandteilen der E-Beschaffung gehören:

1. Bedarfsmeldung
2. Budgetprüfung und -freigabe
3. Bestellung, Beauftragung, Einkauf
4. Wareneingang
5. Zahlungsabwicklung

Die einzelnen Prozessschritte werden in der E-Beschaffung mit ERP-Systemen prozessgestützt abgewickelt und die beschaffungsrelevanten Dokumente über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) revisionssicher abgelegt.

E-Beschaffung: Warum sollten Sie sich damit beschäftigen?

Viele öffentliche Einrichtungen in Deutschland haben in den vergangenen Monaten die prozessbasierte Verarbeitung von E-Rechnungen eingeführt; das ist eine großartige Entwicklung. Der nächste Schritt zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ist jetzt: Die Einführung der E-Beschaffung. Diese bietet Einsparpotenziale von bis zu 70 Prozent bei den Transaktionskosten. Erst durch die Einführung der E-Beschaffung kann der gesamte Beschaffungsprozess – von der Bedarfsmeldung bis zur Zahlungsanweisung – medienbruchfrei, transparent, effizient und sicher digital vollzogen werden.

Welche Anforderungen hat die öffentliche Verwaltung an eine E-Beschaffung?

Nach vielen Projekten zur Implementierung einer E-Beschaffung kann ich vor allem eines sagen: Kein Beschaffungsprozess ist gleich. Insbesondere die vielfältigen Primärprozesse in öffentlichen Einrichtungen führen zu unterschiedlichen Beschaffungsstrukturen. Eine Forschungseinrichtung beschafft andere Geräte als der kommunale Straßenbau. Und dadurch sind auch die Abläufe unterschiedlich. Einige Anforderungen gleichen sich dennoch über die meisten Einrichtungen hinweg:

1. Die Bedarfsmeldung soll möglichst dezentral auf Basis kundenindividueller Beschaffungsformulare erfolgen. Die Bedarfsmelder:innen sollen so die Informationen erhalten, die sie benötigen – und nicht mehr. Neben der Nutzung von Freitextbedarfsmeldungen sind auch interne Artikelkataloge, externe Webshops und Rahmenverträge wichtige Aspekte bei der standardisierten und effizienten Bedarfsmeldung. Darüber hinaus ist für die Bedarfsmelder:innen Transparenz wichtig, um immer den aktuellen Stand der eigenen Beschaffungen nachvollziehen zu können.
2. Bei der Budgetprüfung und -freigabe sollen die Budgetverantwortlichen automatisiert über den Beschaffungsprozess eingebunden werden. Dadurch entsteht kein Zeitverzug durch umständliche Papiermappen, die durch die Organisation wandern und Ressourcen verschwenden. Die Budgetverantwortlichen wollen auf einfache und nachhaltige Art und Weise prüfen, wie das Budget ihrer Kostenstelle, des Projektes oder der Haushaltsstelle aussieht.
3. Beim Einkauf kommen verschiedenste Prozesse unterschiedlicher Komplexitätsgrade zusammen. Vom Spontankauf über 3,99 Euro bis zur Großbeschaffung mit EU-weiten Ausschreibungsverfahren. Kleinstbeschaffungen möchte man entweder gar nicht prüfen oder genauso behandeln wie andere Beschaffungen in der Unterschwellenvergabe. Bei größeren Vergaben soll ein professionelles Vergabemanagementsystem eingebunden werden.
4. Beim Wareneingang kommt es darauf an, schnell die richtige Bestellung im System zu finden und zu prüfen. Der Wareneingang kann dabei sowohl dezentral als auch zentral erfolgen.
5. Bei der Zahlungsabwicklung möchte man die eingehende E-Rechnung automatisch mit der zugehörigen Bestellung verknüpfen. Die rechnerische Richtigkeit soll durch die Software festgestellt werden, der Wareneingang kann vorab im Prozess bestätigt werden. Rechnungen, die noch in Papierform oder als PDF ankommen, sollen per Scan & Capture-Verfahren eingelesen und aufbereitet werden, um auch diese Rechnungen digital zu bearbeiten.

Über den gesamten Beschaffungsprozess hinweg fallen Dokumente an. Dabei handelt es sich teilweise um wichtige beschaffungsbegründende Unterlagen und manchmal nur um ergänzende interne Notizen und Erläuterungen. Diese Dokumente sind wichtig und sollten möglichst automatisiert und parallel zum Verfahrensablauf in einem Dokumentenmanagementsystem sicher abgelegt werden.

Unsere Lösung

Mit unserer langjährigen Erfahrung in Projekten der öffentlichen Verwaltung kennen wir ihre Anforderungen und decken diese mit einer ganzheitlichen Lösung ab. Diese Lösung beinhaltet unter anderem die folgenden Bausteine:

• Software-Anwendungen, die auf die Beschaffung zugeschnitten sind (Anforderungen, Bestellungen, Wareneingänge und Eingangsrechnungen).
• Kundenindividuelle Prozesse zur Einbindung von Mitarbeiter:innen in den Beschaffungsprozess. Alternativ bieten wir Ihnen auch die Nutzung eines Standardprozesses an.
• Zusammenspiel mit der E-Rechnung. Damit Sie Ihren Belegfluss vollständig digital abwickeln können.
• Integration in die Finanzbuchhaltung. Dadurch sind Ihre Budgets immer aktuell.
• Eingebaute Lagerbuchhaltung. So ist es für Ihre Mitarbeiter:innen einfach, einen auf Lager befindlichen Artikel abzurufen, anstatt diesen neu zu beschaffen.
• Einbindung der E-Akte. Das Zusammenspiel mit der MACH E-Akte ermöglicht, die beschaffungs- und zahlungsrelevanten Dokumente sicher zu archivieren.
• Partnerschaft mit Cosinex VMS. Bauen Sie auf die Expertise unseres Vergabepartners Cosinex.

Als öffentlicher Auftraggeber stehen Sie im besonderen Fokus von Gesellschaft, Politik und Wirtschaft. Nutzen Sie die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit uns, um Ihre Beschaffung sicher, effizient und nachhaltig zu gestalten. Wir freuen uns auf Sie!