Mitarbeiter-Blog · Jonas Edler · 05.10.20

E-Ausgangsrechnung - Das letzte Puzzleteil der Rechnungsbearbeitung

#Digitalisierung #E-Rechnung

Die E-Rechnung ist nicht nur ein Muss, sondern bietet auch eine Vielzahl von Vorteilen für die Öffentliche Verwaltung. Wie zukünftig sowohl Rechnungssender, als auch die Rechnungsempfänger von den Vorteilen der elektronischen Rechnungsbearbeitung profitieren, erfahren Sie hier.

Die letzten Monate und Jahre drehte sich in der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung viel um das Thema der E-Eingangsrechnung. Durch die bereits vor 6 Jahren verabschiedete EU-Richtlinie 2014/55, ergänzt um das E-Rechnungsgesetz sowie die E-Rechnungsverordnung des Bundes und die jeweiligen Landesgesetze, waren öffentliche Auftraggeber in ganz Deutschland unter Zugzwang, eine Lösung zum Empfang und zur Verarbeitung von E-Rechnungen einzuführen.

Nachdem dieses digitale Großprojekt nun zum größten Teil abgeschlossen ist, bleiben natürlich die Fragen offen, wie eigentlich E-Rechnungen entstehen und auch versendet werden. So beschrieb Tobias Adam, bereits am 10.12.2019, per Videobotschaft, dass nun der nächste große Schritt getan werden muss – den Versand von E-Rechnungen voranzutreiben. Zwar ist es auf Bundesebene sogar gesetzlich festgeschrieben, dass ab dem 27.11.2020 nahezu ausschließlich E-Rechnungen versendet werden dürfen, aber muss ein Gesetz immer die einzige Motivation sein?

Schaut man sich heute den Prozess hinsichtlich des Umlaufes von Rechnungen an, so wird schon auf dem ersten Blick deutlich, dass hier viel Optimierungspotential herrscht. Private oder öffentliche Einrichtungen erstellen Rechnungen zumeist in einem elektronischen ERP-System. Aus diesem werden Rechnungen ausgedruckt, in die Post gegeben und versendet. Beim Rechnungsempfänger sind ebenso zumeist elektronische ERP-Systeme im Einsatz. Allerdings werden nicht die bereits digitalen Datensätze übernommen, sondern die Papierrechnungen händisch in ein elektronisches System überführt. So ist der Kreislauf von digital zu analog und zurück. Doch ist die durch die Corona-Pandemie verstärkte Digitalisierung und die zunehmende Arbeit aus dem Homeoffice noch vereinbar? Damit zukünftig sowohl Rechnungssender (Einsparungen von Portokosten, verkürzte Versanddauer), als auch die Rechnungsempfänger (Minimierung von Fehlern, schnellere Durchlaufzeiten, digitales Arbeiten) von den Vorteilen der elektronischen Rechnungsbearbeitung profitieren, bedarf es eines Zusammenspiels in Form von E-Rechnungen.

„Schaut man sich heute den Prozess hinsichtlich des Umlaufes von Rechnungen an, so wird schon auf dem ersten Blick deutlich, dass hier viel Optimierungspotential herrscht.“

Jonas Edler Senior Vertriebsberater

Um dieses Zusammenspiel zu unterstützen, hat MACH die bestehende Lösung um die Komponente der E-Ausgangsrechnung erweitert. So ist es den Nutzer:innen möglich, aus dem ERP-System automatisiert E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Dabei ist die Lösung unabhängig davon konzipiert, ob die Empfänger der Rechnungen der öffentlichen Verwaltung (XRechnung) oder der freien Wirtschaft (ZUGFeRD 2.0) angehören. Ebenso ist die Art des Versandes flexibel gestaltbar. Unabhängig davon, ob Rechnungen an ein Portal übermittelt werden sollen, oder der E-Mail-Versand gewünscht ist, findet sich somit der optimale Mittelweg für beide beteiligte Parteien. Mit der bereitgestellten Lösung schließt sich somit auch das letzte Puzzleteil der Rechnungsbearbeitung. Während zuvor bereits die E-Beschaffung und die E-Eingangsrechnung in harmonischem Einklang waren, so ist es nun die E-Ausgangsrechnung in Kombination mit dem automatischen Zahlungsabgleich.

Denkt man nun einmal über die gesetzlichen Fristen hinaus, so wirkt das Bild von digitalen Daten, welche digital entstehen und bleiben, doch irgendwie harmonisch, oder?