Ziel­hafen er­reicht: MACH ERP-Soft­ware an Thü­ringer Hoch­schulen ein­geführt

MACH hat die Gesamtabnahme des ERP-Großprojektes an 7 Thüringer Hochschulen erhalten. 2 Universitäten (Universität Erfurt, Bauhaus-Universität Weimar) und 5 (Fach-)Hochschulen (Fachhochschule Erfurt, Ernst-Abbe-Hochschule Jena, Hochschule Schmalkalden, Hochschule für Musik Franz Liszt Weimar und die Duale Hochschule Gera-Eisenach) haben den Verbundstandard vollumfänglich eingeführt und damit das Altsystem in den Verwaltungsprozessen abgelöst.

Trotz kleinerer pandemiebedingter Ausfälle im Frühjahr 2022 ist es durch enge Zusammenarbeit auf der Zielgeraden gelungen, die Gesamtabnahme des Projekts wie zeitlich geplant zu erreichen. Ende Juni 2022 wurde die Abschlussvereinbarung von der Kanzlerschaft der beteiligten Universitäten und Hochschulen verabschiedet.

Rückenwind bei der Gesamtabnahme

Im Ausschreibungskatalog waren 2016 mehr als 1.000 Kriterien für das Projekt zur Umsetzung vorgegeben. Auf Leitungs- und Projektleitungsebene wurden regelmäßig Gespräche geführt, um offene Punkte für die Gesamtabnahme gemeinsam zu behandeln und zu konstruktiven Lösungen zu kommen.

Die Teilprojekte Finanzen, IT und Schnittstellen waren zum Zeitpunkt der Bereitstellung zum Test bereits komplett mangelfrei. Nach Prüfung der bereitgestellten Liefergegenstände durch den Hochschulverbund war eine überschaubare Mängelanzahl nachzubessern (u. a. in den Teilprojekten Personal und Business Intelligence).

In den Zielhafen eingelaufen: Eine ERP-Verbundlösung steht bereit

Zum Leistungsumfang der ERP-Lösung gehören aktuell:

• im Finanzbereich: Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Logistik und Rechnungsworkflow
• im Personalbereich: Personalverwaltung inkl. Stellenplan, Personalakte, Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung, Reiseabrechnung, Personalkostenhochrechnung, Zeitwirtschaft
• im Berichtswesen: Business Intelligence (BI Architekt) - besondere Aufmerksamkeit verdient in diesem Teilprojekt, dass die Hochschulen des Verbundes auf eine Vielzahl an BI-Berichtsvorlagen für die Bedienung ihrer Reportingbedürfnisse zurückgreifen können. Dieser hohe Grad von Standardisierung erforderte viel Einsatz auf allen Seiten und wird nun im Produktivbetrieb seine Wirkung entfalten können.

Mit der Gesamtabnahme ist die Zusammenarbeit von Verbundhochschulen und MACH noch nicht beendet. Es wurden bereits Nachfolgeaufträge z. B. zur Einführung der XRechnung sowie weiterer Verbundberichte geschlossen und nächste Aktivitäten vereinbart.

Zwei Kompetenzzentren als Echolot

Die Hochschulen werden bei der Betreuung und Weiterentwicklung des Verbundsystems durch zwei zentrale Einrichtungen, unterstützt:

Auf der einen Seite betreibt das IT-Zentrum der Thüringer Hochschulen (HS-ITZ) die Systemlandschaft des Hochschulverbunds und bietet IT-Services für dessen Mitglieder an. Mit seinem Expertenwissen zu Business Intelligence und Schnittstellen ist das HS-ITZ u. a. für die zentrale Pflege und Wartung der standardisierten BI-Berichte und Schnittstellen des Verbundes zuständig.

Auf der anderen Seite wird der Verbund fachlich und organisatorisch vom ERP-Hochschulkompetenzzentrum (ERP-HZ) an der Bauhaus-Universität Weimar unterstützt. Das ERP-HZ agiert hierbei als koordinierende Stelle zwischen den Hochschulen, dem HS-ITZ sowie der MACH AG und übernimmt insbesondere Aufgaben im Bereich des Projekt- und Anforderungsmanagements.