So geht Prozess­auto­ma­ti­sie­rung in der öffent­lichen Verwaltung

Die MACH Koordinationsstelle an der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf ist im Finanzdezernat der Hochschule angesiedelt. Die Leiterin der Stelle, Nicole Arntzen, berichtet im Interview über ihre Erfahrungen bei der Einführung von Prozessautomatisierungen.

Was versprechen Sie sich von der Prozessautomatisierung? In welcher Weise werden die Angestellten davon profitieren?

Wir erhoffen uns zum einen, dass unsere Prozesse klarer gestaltet werden. Zum anderen möchten wir natürlich, dass sie sich beschleunigen. Ein weiterer Punkt ist, dass sie transparenter werden. Wir wollen schneller sehen, wo es hakt, wo z. B. der Vorgang liegt und welche Herausforderungen es gibt. Für die Mitarbeiter:innen versprechen wir uns eine Vereinfachung der Verarbeitung, indem wir zeitaufwendige Prozessschleifen herausnehmen. Wir erhoffen uns außerdem einen gewissen „Schick-Faktor“, weil man mit einer modernen Software mit modernen Prozessen arbeiten kann. Die Anwender:innen sollen sich damit ja auch wohlfühlen und auf dem aktuellen Stand der Technik arbeiten können.

Welche Gefahr(en) würden entstehen, wenn Sie in den kommenden Jahren vollständig auf Automatisierungen verzichten würden?

Wahrscheinlich würden wir unsere Prozesse nicht noch einmal kritisch betrachten, es gäbe ja keinen Anlass dazu. Auch wenn Prozesse am Anfang einmal gut waren, sind sie durch die allgemeine Entwicklung irgendwann überholt. Ohne Automatisierungen würden wir eher auf einem nicht modernen und womöglich ineffizienten Stand stehenbleiben. Währenddessen würde um uns herum Automatisierung stattfinden und wir könnten nicht einfach an automatisierten Prozesse anderer anknüpfen. Und wir wollen vermeiden, dass Mitarbeiter:innen, die zu uns kommen, denken: Oje, ist das hier altertümlich!

Welche Prozesse bei der Universität sehen Sie, die sich für die Automatisierung eignen?

Für die Automatisierung eignen sich die Verarbeitung von E-Rechnungen und die E-Beschaffung, aber sicherlich gibt es auch Möglichkeiten im Personalmanagement und der Studierendenverwaltung. Allgemein könnte es um Dokumente gehen, die beispielsweise digital unterschrieben werden müssen: Hier wäre es gut, jederzeit zu wissen, wo sich das Dokument gerade befindet. In all diesen Bereichen sind an der HHU bereits Projekte abgeschlossen, angelaufen oder in Vorbereitung.

Welche Hürden mussten Sie nehmen, um in Ihren Prozessprojekten Automatisierung mit abzubilden?

Zum Teil gibt es Widerstände bei den Mitarbeiter:innen. Teilweise steckt die Angst dahinter, dass Prozesse nach der Automatisierung nicht mehr gut funktionieren. Manchmal aber auch die Angst, dass man es nicht schafft, mit der neuen Technik umzugehen oder vor Neuem allgemein. Manche haben auch ein Problem damit, dass die gewohnten Prozesse als „ineffizient“ bezeichnet werden. Widerstand gibt es zudem an Schnittstellen zu Prozessen in anderen Abteilungen, in denen man befürchtet, die Prozesskette nicht bedienen zu können. Schlussendlich befürchten Mitarbeiter:innen, dass Personal abgebaut wird oder zumindest eine Umschichtung von höherwertigen Aufgaben zu geringwertigen Aufgaben stattfinden wird. All diesen Bedenken und Hürden muss man mit entsprechendem Change Management begegnen.

Wie sollen die von der Prozessautomatisierung betroffenen Mitarbeiter:innen in den Transformationsprozess eingebunden werden?

Wir betreiben entsprechendes Change Management: Zum einen informieren wir die Mitarbeiter:innen regelmäßig persönlich und im Intranet kann immer der aktuelle Stand der Dinge abgerufen werden. Zum anderen haben wir auch Mitarbeiter:innen in die Projektgruppen hineingenommen. Dadurch wollen wir von ihren Erfahrungen profitieren und ihnen die Möglichkeit geben, das Projekt mitzugestalten. Unsere Message ist: Nichts läuft über ihre Köpfe hinweg. Das ist ein ganz wichtiger Punkt! Unser Pilotbetrieb wird in ausgewählten Bereichen stattfinden, damit niemand den Eindruck bekommt, wir würden das fertige Programm nur für uns selbst testen. Wir müssen uns eingestehen, dass wir nicht alles alleine bedenken können, sondern am besten auf die Erfahrungen der Mitarbeiter:innen und Nutzer:innen zurückgreifen. Projektteams, die das nicht tun, haben nachher oft Probleme bei der Einführung.