Auto­mati­sierung von Prozessen: Drei Fragen an die Bundes­polizei

Die Digitalisierung hat schon viele Wirtschafts- und Lebensbereiche verändert. Nun hält sie verstärkt in der Verwaltung Einzug. Signifikante Effizienzsteigerungen ermöglicht die Digitalisierung, wenn geeignete Prozesse auch automatisiert werden. Automatisierte Prozesse entlasten Verwaltungspersonal von zeitraubenden Routinetätigkeiten und minimieren die Fehlerquote.

Es gibt jedoch verschiedene Verwaltungsverfahren, die sich schon heute gut digitalisieren und partiell automatisieren lassen. Dazu gehören unter anderem die Beschaffung und die Rechnungsverarbeitung. Mit der X-Rechnung und dem Referenzprozess E-Rechnung stehen bereits wichtige Standards und Erfahrungen zur Verfügung, die im Rahmen von Automatisierungsprojekten genutzt werden können. In zahlreichen anderen Bereichen fehlen hingegen noch entsprechende Standards.

Gesetzliche Vorgaben, wie im OZG (Onlinezugangsgesetz), stellen zusätzliche Herausforderungen für die öffentliche Verwaltung dar. Diesen Aufgaben muss sich der öffentliche Bereich stellen, weil Politik, Bürger:innen und immer häufiger auch die Mitarbeiter:innen eine moderne öffentliche Verwaltung verlangen. Zusätzlich muss der öffentliche Dienst wegen des demografischen Wandels in den kommenden Jahren mit immer weniger Personal auskommen. Um die Aufgaben auch künftig in einer angemessenen Zeit zu bewältigen, ist die (Teil-)Automatisierung von Prozessen der Königsweg.

Die MACH AG unterstützt ihre Kund:innen bei der Automatisierung von Prozessen. Zu den ersten Kunden im Bereich der Prozessautomatisierung mit MACH live! smartDecision gehört die Bundespolizei. Die Behörde zählt 80 Bewirtschafter:innen, 80 Rechnungsempfangsstellen sowie unterschiedliche Standorte für den Rechnungseingang und die Bearbeitung. Im ersten Schritt entschied sich die Bundespolizei innerhalb des Rechnungsprozesses für eine automatisierte Zuordnung der zuständigen Bearbeiter:innen. Dabei werden Entscheidungstabellen auf Basis eines softwaregestützten Regelwerks eingesetzt. Auf diese Weise hat sich der manuelle Zuordnungsaufwand im E-Rechnungsprozess deutlich verringert. Die händische Zuordnung der E-Rechnung an die weiteren Mitzeichnungsebenen fällt nun in einigen Fällen weg. In einem kurzen Interview gibt die Bundespolizei Auskunft über das Projekt.