Rechnungs­work­flow: RPTU steigert Effi­zi­enz

Ausgezeichnet!

Im Rahmen des diesjährigen MACH Anwenderkongresses überreichte Beratungsvorstand Stefan Mensching den MACH Leuchtturm Award an die Rheinland-Pfälzische Technische Universität Kaiserslautern-Landau (RPTU). Er würdigte damit das besondere Engagement aller Beteiligten bei der digitalen Transformation der RPTU.

Die Uni war stets offen für den Wandel und die passenden Kooperationen im Rahmen der digitalen Transformation. Sie ist seit 2006 konsequent den Weg der Prozessdigitalisierung gegangen und hat sukzessive die MACH Lösungen Finanzen, Personal und BI sowie zuletzt die E-Rechnung und die E-Verwaltung eingeführt. Den Kunden zeichnet darüber hinaus eine ausgeprägte Serviceorientierung innerhalb der Verwaltung und die richtige Priorisierung trotz teils parallel laufender Projekte aus.

Wir danken allen Projektbeteiligten für ihr großes Engagement und gratulieren ganz herzlich!

MACH ERP: Ein Eckpfeiler für digitale Effizienz

Die RPTU entstand am 01.01.2023 durch die Fusion der TU Kaiserslautern und des Universitätsstandorts Landau der Universität Koblenz-Landau. Dabei hat die Digitalisierung der Kernverwaltung schon seit Langem eine hohe Priorität. So nutzte die TU Kaiserslautern bereits seit 18 Jahren MACH ERP-Lösungen; die RPTU setzt nun die aktuelle Version MACH meinERP universitätsweit ein. Die Software-Version legt einen besonderen Schwerpunkt auf barrierefreie Anwendungen, was allen Nutzergruppen einen einfachen und schnellen Zugang zum leistungsstarken MACH ERP-System ermöglicht. Der komplexe Fusionsprozess der RPTU wurde von MACH durch Beratung und Schulung begleitet.

Mit über 20.000 Studierenden, mehr als 3.500 Beschäftigten, das entspricht rund 2.600 Vollzeitäquivalenten, und Drittmitteln in Höhe von 103 Mio. Euro zählt die RPTU heute zu den großen MACH Kunden. Insgesamt arbeiten standortübergreifend über 1.300 Anwendende mit den MACH Lösungen. 

Auf dem Weg zur papierarmen Verwaltung

Parallel zur Fusion hat die RPTU 2023 das Projekt zur Einführung des MACH Rechnungsworkflows inklusive E-Rechnung abgeschlossen. E-Rechnungen werden nun im Rahmen des Gesamtvorhabens "E-Services" zur Digitalisierung digital empfangen und verarbeitet.

Rechnungsbearbeitung klingt einfach, ist aber oft komplex: Häufig sind differenzierte Genehmigungs- und Informationsverfahren sowie vielfältige Vorgaben zu beachten. Der Rechnungsworkflow für die E-Eingangsrechnung unterstützt die RPTU, bietet eine digitale Dokumentation und erhöht die Prozessqualität. 

Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen und Belege können schrittweise vervollständigt werden. Rechnungsbegleitende Unterlagen werden in der MACH E-Verwaltung gespeichert. Rund 3.700 Rechnungen pro Monat laufen mittlerweile über das System.

Echtzeit-Integration entlastet Anwendende im Arbeitsalltag

Die Anwendenden profitieren von einem direkten Zugriff aus ihrer Prozessaufgabe auf finanzrelevante Stammdaten wie Lieferantenstammdaten oder Zahlungsziele und Bankinformationen. Das ERP-System unterstützt die Anwendenden aktiv bei Validierungen und verhindert Fehler. Durch die Integration des ERP-Systems können die Nutzenden ihren Budgetstatus für die Rechnungskontierung in Echtzeit überprüfen.

Ein weiterer Vorteil der Integration ist die direkte Erfassung von Anlagen für das Anlagevermögen. Im Rechnungsbearbeitungsprozess können Anlagen für die Nebenbücher direkt erfasst und bei Bedarf Kontierungsdaten ergänzt werden, wobei eine Plausibilitätsprüfung fehlerhafte Eingaben verhindert.

Die erfolgreiche Implementierung dieser digitalen Lösungen markiert jedoch erst den Anfang eines fortwährenden Engagements der RPTU für die digitale Transformation, die die Qualität der Universitätsprozesse steigern und die Verwaltungseffizienz vorantreiben wird.