TH OWL mo­der­nisiert Finanz- und Reporting­pro­zes­se erfolg­reich

Seit 2010 setzt die Technische Hochschule Ostwestfalen-Lippe (TH OWL) erfolgreich auf die MACH meinERP Software, die mittlerweile von zahlreichen Nutzer:innen eingesetzt wird – vor allem im Dezernat Finanzen und im Forschungs- und Transferzentrum, wo auch das Drittmittelmanagement verankert ist. Für das Berichtswesen kommt MACH Business Intelligence (MACH BI) zum Einsatz.

Nach einer umfassenden Modernisierung der Datenbank und des Berichtswesens folgte 2022 bis 2023 der nächste Meilenstein: Die Erneuerung des digitalen Finanzwesens. Im Zuge des Projektes wurde ein wichtiger Grundstein für die weitere Digitalisierung der Prozesse der TH OWL gelegt und das Arbeiten im ERP-System auf der modernen, barrierefreien Oberfläche MACH meinERP ermöglicht. 

Dank der Aktualisierung profitieren die Anwender:innen der Module MACH Finanzbuchhaltung, MACH Kontokorrent, MACH Logistik, MACH Kosten- und Leistungsrechnung sowie MACH Anlagenbuchhaltung nun von der benutzerfreundlichen Oberfläche und von erweiterten Funktionen, die die Arbeit noch effizienter gestalten.

Projektvogehen nach bewährten Standards

Das Projektvorgehen entsprach dem etablierten und bewährten Standardvorgehen der MACH AG. Der initial erstellte Projektplan wurde dabei in regelmäßigen Statusterminen gemeinsam besprochen, Anpassungsbedarfe wurden von beiden Seiten offen kommuniziert und der Projektplan bei Bedarf angepasst.

Auch die Überlegungen zum Umstellungsszenario waren bereits Teil der frühen Konzeptphase, woraufhin die TH OWL die sukzessive Umstellung der einzelnen Arbeitsplätze gut planen und die Mitarbeiter:innen entsprechend darauf vorbereiten konnte. Bereits zu Projektbeginn lag der Fokus darauf, was der TH OWL im Projekt und in der Zusammenarbeit wichtig ist. Hierdurch waren die Themen transparent und konnten im Projektverlauf bzw. je nach Auftragslage über separate Beratungsaufträge berücksichtigt werden. 

Beispielsweise legte die TH OWL Wert auf hochwertige Schulungen, die möglichst viele Anwender:innen abholen. Die Anwender:innen aus den zentralen Hochschulbereichen erhielten Intensivschulungen zu den von ihnen benötigten Inhalten. Für die Anwender:innen aus den dezentralen Bereichen erstellte die MACH AG im Rahmen des internen Projektmarketings kurze Schulungsvideos, die sich die Nutzer:innen flexibel und bedarfsgerecht anschauen konnten und sehr beliebt waren. Zudem wurden hochschulintern digitale Sprechstunden, in denen inviduelle Nutzerfragen geklärt werden konnten, angeboten. 

Neue Maßstäbe bei Barrierefreiheit und Nutzerfreundlichkeit

Die Modernisierung des Finanzwesens an der TH OWL wurde durch die Umstellung auf MACH meinERP entscheidend vorangetrieben. Die fortschrittliche Lösung erfüllt nicht nur die gesetzlichen Anforderungen an die Barrierefreiheit für alle Nutzergruppen der öffentlichen Verwaltung, sondern ermöglicht es der TH OWL auch, die Vorgaben der Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik (BITV 2.0) und des Behindertengleichstellungsgesetzes (BGG) vollständig einzuhalten.

Durch den Einsatz von MACH meinERP profitieren alle Nutzergruppen der TH OWL von einem schnellen und einfachen Zugang zu einem leistungsstarken ERP-System. Die Neuerungen bieten nicht nur eine verbesserte Navigation, sondern auch deutliche Qualitäts- und Performancesteigerungen. Ein kürzlich durchgeführter Barrierefreiheitstest bestätigte die umfassend gute Zugänglichkeit von MACH meinERP.

MACH BI: Die Zukunft des Reportings 

Die Hochschule nutzt MACH Business Intelligence, um ihre anspruchsvollen Berichtsanforderungen zu erfüllen. Diese fortschrittliche Lösung ermöglicht präzise Analysen komplexer Datenstrukturen und pixelgenaues Reporting im Corporate Design. Spontane und wechselnde Analysebedürfnisse können nun noch effizienter abgedeckt werden: Durch entsprechende Schulungen sind Poweruser und Fachexpert:innen in die Lage versetzt worden, MACH BI Komponenten wie den MACH BI Architekten und den MACH BI Berichtsdesigner selbst zu administrieren, Anpassungen an Berichten vorzunehmen oder Berichte umzusetzen.

Der Clou: Das System generiert und verteilt zudem zeitgesteuert Berichte an Gelegenheitsnutzer:innen und Berichtsempfänger:innen ohne MACH meinERP Zugang, entweder per E-Mail oder über ein zentrales Repository. Besonders geschätzt wird der dynamische Deep Dive bis zur gewünschten Detailebene sowie die umfassenden Such- und Selektionsmöglichkeiten innerhalb des Datenbestands. Die Berichte sind je nach Berechtigung in verschiedenen Reitern in MACH meinERP integriert und erreichen die Nutzer:innen über das MACH BI Cockpit. Während die Berechtigungen aus MACH meinERP übernommen wurden, können zukünftig auch maßgeschneiderte BI-Benutzer:innen und -Rollen für spezifische Auswertungsbedürfnisse eingerichtet werden.