Projekt-Updates · 01.11.23

Forschung first – Wie die E-Beschaffung Zeit für Wesent­liches schafft

#E-Beschaffung #Selfservices

Das Leibniz-Institut für umweltmedizinische Forschung (IUF) digitalisiert seine Beschaffungsprozesse und setzt dabei auf die in Lehre & Forschung etablierte E-Beschaffungslösung von MACH.

Expertisepapier E-Beschaffung

Welche Auswirkungen haben Klimafaktoren auf unsere Gesundheit? 

Welche Rolle spielen Umwelteinflüsse bei Erkrankungen? Wie können wir negativen Effekten von Umwelteinflüssen entgegenwirken? Genau mit diesen Fragen befasst sich das Leibniz-Institut für umweltmedizinische Forschung (IUF) mit Sitz in Düsseldorf. Als Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft in der Sektion C – „Lebenswissenschaften“ – wird das IUF durch das Ministerium für Kultur und Wissenschaft NRW sowie durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung gefördert. 130 Mitarbeiter:innen arbeiten direkt und indirekt an wissenschaftlichen Fragestellungen z. B. zum Thema umweltinduzierter Hautalterung oder Störungen des Nerven- und Immunsystems, die auf Umwelteinflüsse zurückzuführen sind.

Die Forschung in den vier Forschungsfeldern des IUF kombiniert toxikologische, epidemiologische, immunologische und Alternsforschungsexpertise und erzeugt einen umfangreichen Bedarf für naturwissenschaftliche Beschaffungsgüter wie spezielle Reagenzien oder Laborgeräte. 

Von Bedarfsmelder:innen, für Bedarfsmelder:innen

Mit diesem Ansatz entwickelte die MACH AG in Kooperation mit ausgewählten Wissenschaftler:innen und deren Anforderungen den Selfservice MACH live! meineBeschaffung. Die Gestaltung der Oberfläche in puncto Verständlichkeit und Bedienkomfort wurde maßgeblich durch Bedarfsmelder:innen aus der Wissenschaft und deren Input beeinflusst. Ralf Röttinger, Leiter des fünfköpfigen Einkaufs-Teams am IUF berichtet: „Mein Team und ich bearbeiten jährlich rund 2.000 Beschaffungsanträge aus der Verwaltung und den verschiedenen Arbeitsgruppen. Durch die intuitive und einfache Oberfläche des Selfservices meineBeschaffung lösen wir nun unser dateibasiertes Beschaffungsformular ab und vereinfachen die Bedarfsmeldung für Wissenschaftler:innen spürbar.“ 

In den ersten gemeinsamen Workshops des IUF und der MACH AG im Sommer 2022 wurden die bisherigen Beschaffungsprozesse gesichtet und bewertet. Hier wurde deutlich, dass der bestehende Prozess in Teilen noch analog, in jedem Fall aber durch zahlreiche Medienbrüche gekennzeichnet war. Bedarfsmeldungen konnten über ein PDF-Formular initiiert werden. Spätestens aber, wenn es an die Genehmigung der Bedarfsmeldung und in die entsprechenden Bestellungen ging, mussten auf Ausdrucken die notwendigen Unterschriften eingeholt werden.

Transparenz im Beschaffungsprozess

Neben der Möglichkeit, dass Wissenschaftler:innen ihren Bedarf über eine einfach gestaltete Warenkorb-Oberfläche adressieren können, hat sich das IUF auch aufgrund der flexiblen Abbildung seiner Beschaffungsprozesse in der Software für die E-Beschaffung von MACH entschieden. Mit der integrierten Process-Engine können die Beschaffungsprozesse des IUF in die MACH Software übersetzt werden, um so eine ganzheitliche Bearbeitung zu gewährleisten. Dies ermöglicht, dass von der Bedarfsmeldung bis zum Wareneingang alle Prozessschritte medienbruchfrei in einem System abgebildet werden.

„Alle Mitarbeitenden des IUF können digital und ortsunabhängig an den Beschaffungsprozessen mitarbeiten. Zudem entfällt die aufwändige Suche nach der Beschaffungsakte – alle Informationen stehen digital zur Verfügung, so dass wir Reibungsverluste zwischen Wissenschaft und Verwaltung vermeiden“, schildert Ralf Röttinger.

Expertisepapier

MACH Expertise

E-Beschaffung: Die Problemlöserin in der Verwaltung

Digitaler Beschaffungsprozess

Mehr Aufgaben, weniger Personal, steigende Kosten – die Einführung der E-Beschaffung im öffentlichen Dienst verspricht die Bewältigung einer ganzen Reihe von Problemen. In unserem Expertisepapier erfahren Sie, wie die E-Beschaffung den Einkaufsprozess optimiert und wie öffentliche Einrichtungen das Thema angehen.
 

Praxistipps E-Beschaffung

Expertisepapier E-Beschaffung

Projektvorgehen mit dem Ziel größtmöglicher Selbstständigkeit

Das nun anstehende Implementierungsprojekt ist durch ein schlankes und nachhaltiges Projektvorgehen gekennzeichnet. Die MACH live! E-Beschaffung wird auf Basis der bekannten Prozesse des IUF zur Verfügung gestellt und kann ab dem ersten Tag der Bereitstellung genutzt werden. Das IUF wird durch Schulungen in die Lage versetzt, selbständig Anpassungen am System vorzunehmen. „Mit diesem Projektansatz stellen wir sicher, dass das IUF nach Projektabschluss die Software mit größtmöglicher Selbständigkeit bedienen kann“, erklärt Vertriebsberater Benedikt Hüppe die Idee hinter dem Vorgehen. 

Der kaufmännische Geschäftsführer des IUF, Herr Dr. Alexander Beaucamp, zieht ein erstes Fazit: „Unser Projekt-Kick-Off zur Einführung der E-Beschaffung hat gezeigt: Das gesamte Projektteam ist hoch motiviert und hat ein klares Ziel vor Augen. Mit dieser Motivation werden wir das Projekt meistern, um Papierbestellungen schließlich endgültig zu den Akten zu legen.“
 

Leibniz-Institut für umweltmedizinische Forschung

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