#IMA2021: So gelingt der Post-Corona-Spagat

Das Gelernte ausbauen

Nachdem 2020 nur remote getagt werden konnte, war Stefan Mensching, Vorstand der MACH AG, die Freude anzusehen: Zur Eröffnung des Kongresses unter dem Motto „Öffentliche Verwaltung im Post-Corona-Spagat“ begrüßte er knapp 100 Teilnehmer:innen* in den Lübecker media docks. Mensching hob die Chancen hervor, die die Corona-bedingten Veränderungen gebracht haben. Anerkennend bemerkte er: „Wer hätte vor zwei Jahren gedacht, dass die öffentliche Verwaltung sich so schnell in dem Umfang im Homeoffice organisieren würde.“ Er mahnte aber auch, das in der Pandemie Gelernte nicht zu vergessen und auszubauen.

Schleswig-Holsteins Ministerpräsident Daniel Günther unterstrich in seinem Grußwort die während der Corona-Krise gesammelten Erfahrungen: „Wir alle haben in der Pandemie erfahren, was Digitalisierung bedeuten kann.“ Einschränkend fügte er hinzu: „Ausschließlich auf Video zu setzen, führt dazu, dass vieles zurückbleibt.“ Seine Erkenntnis: „Digital ist am Ende auch nicht alles.“

Pia Karger, Leiterin der Abteilung DG (Digitale Gesellschaft; Informationstechnik) und IT-Beauftragte des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat, gab in ihrem Impuls-Vortrag einen Einblick, wie die Verwaltung bei der Digitalisierung voranschreitet. So habe die öffentliche Hand gezeigt, dass sie in Ausnahmesituationen schnell und flexibel agieren kann. Karger betonte: „Wir bewegen uns mit deutlichen Schritten in die richtige Richtung. Wir können und müssen aber auch noch viel lernen.“ Führungskräfte müssten eigene Handlungsmuster reflektieren und verändern. „Nur so können wir eine handlungsfähige Verwaltung schaffen“, sagte die IT-Beauftragte.

Veränderung ist Doping für das Gehirn

Wie wichtig das Ändern etablierter Handlungsmuster ist, thematisierte der Neurowissenschaftler Prof. Dr. Volker Busch in seiner Keynote unter dem Titel „Mut ist machbar! Wie es gelingt, mehr zu wagen“.  Er ist Psychiater, Hirnforscher, Autor und diese unterschiedlichen Rollen bedeuten für ihn ständige Veränderungen. Das halte nicht nur jung, es sei auch die einzige, der Forschung bekannte Möglichkeit, das Gehirn wachsen zu lassen. „Veränderung ist das stärkste Gehirndoping, das wir haben“, erläuterte Prof. Dr. Busch. Letztendlich müsse aber allen Entscheider:innen in Verwaltungen bewusst sein: „Glücklich und erfolgreich wird man nicht durch Denken allein, sondern durch Handeln.“

Diese positive Sicht auf das Handeln wurde in der folgenden Podiumsdiskussion aufgegriffen und bestätigt. Es diskutierten: Dr. Sven Egyedy, Leiter Auslands-IT und CIO Auswärtiges Amt; Thomas Popp, Staatssekretär für Digitale Verwaltung und Verwaltungsmodernisierung Sachsen, Mitglied der Staatsregierung und CIO; Christian Pfromm, Chief Digital Officer der Freien und Hansestadt Hamburg; Jan-Hendrik Klamt, Referatsleiter des Zentralen Organisationsmanagements bei der Stadt Wolfsburg und Sandra Magens, Kanzlerin der Universität zu Lübeck. 

Die positive Bilanz der Runde lautete: Die Verwaltung hat auch in der Pandemie weiter funktioniert. Gleichzeitig wurden Defizite durch fehlende Digitalisierung offengelegt. In einigen Köpfen habe es förmlich „Klick“ gemacht, berichtete Jan-Hendrik Klamt, bis hin zu der Erkenntnis, dass die Digitalisierung von wesentlichen Prozessen an einigen Stellen eher notwendig gewesen wäre. Themen wie die E-Akte erhielten daher laut Klamt nun eine ganz neue Bedeutung. Sandra Magens hob hervor, dass während der Pandemie plötzlich Bereiche wie Personal oder Finanzen in den Fokus rückten. Deren Digitalisierung sei bisher nicht ausreichend priorisiert gewesen und der Bedarf in der Pandemie plötzlich größer als erwartet.

„An der Digitalisierung führt kein Weg mehr vorbei“

Christian Pfromm vertrat die These: „In den vergangenen 1,5 Jahren wurden durch die Digitalisierung viele Prozesse beschleunigt – diesen Schwung sollten wir mitnehmen!“ Dem schloss sich Thomas Popp an und betonte: „An der Digitalisierung führt kein Weg mehr vorbei. Wir müssen diesen Schwung jetzt nutzen!“ Auch Dr. Sven Egyedy warb dafür, mutig zu bleiben und die Digitalisierung weiter voranzutreiben. Mit Blick in die Zukunft sagte Jan-Hendrik Klamt: „Wir sind einfach ins Machen gekommen. Jetzt müssen wir das in Regeln gießen.“ Ähnlich argumentierte Sandra Magens und mahnte, das positive Momentum der Veränderung nicht zu vernachlässigen, indem das Alte zu schnell wieder normal werde. 

Einigkeit herrschte bei den Diskutant:innen auch über die Bedeutung von Mitarbeiter:innen und Führungskräften für die Digitalisierung. Sie hätten agil zusammengearbeitet, sich auf pragmatische Lösungen eingelassen und so viele Fragen in der Pandemie gelöst – für Christian Pfromm neben den technologischen Aspekten einer der kritischen Erfolgsfaktoren in der Pandemie. 
 

Wie Corona die Zusammenarbeit verändert hat

Wie groß die Corona-bedingten Veränderungen in der öffentlichen Verwaltung sind, verdeutlichte Sven Thomsen, CIO und Leiter der Abteilung Digitalisierung und Zentrales IT-Management im Digitalisierungsministerium des Landes Schleswig-Holstein. Mit einem einfachen Schaubild zeigte er die Menge der Einwahlen per VPN in die IT des Landes – vor und während der unterschiedlichen Wellen der Pandemie. Selbst in relativ entspannten Corona-Phasen lag die Zahl der remote Arbeitenden deutlich über dem Vorkrisenniveau. Auch die Art der Zusammenarbeit habe sich gravierend verändert. Sven Thomsen berichtete: „Früher habe ich meine Mitarbeiter über ein Treffen kurz in einem Gespräch informiert.“ Jetzt müsse er die Mitarbeitenden einzeln, über digitale Kanäle erreichen. „Dieses asynchrone Arbeiten muss gelernt und geschult werden“, so Thomsen.
 

„Andersbleiben?! Provisorisches und Bewährtes vereinen“ – unter diesem Motto diskutierten Erwin Heinz, Vizepräsident beim Bundesverwaltungsamt; Holger Lehmann, Chef des Leitungsstabes im ITZBund; Ilona Benz, Leiterin der Stabsstelle Digitalisierung im Gemeindetag Baden-Württemberg sowie Thorsten Rocksien, Projektleiter und Referent bei der Freien und Hansestadt Hamburg und spontaner Mitdiskutant aus dem Publikum. Erwin Heinz sieht in der digitalen Transformation große Vorteile. Er betonte, Digitalisierung müsste viel weiter als bisher gedacht werden. „Selbst wenn der Eingangskanal mittlerweile über elektronische Wege läuft, ist der Prozess dahinter noch längst nicht digitalisiert – das muss aber unser Ziel sein“, so Heinz. 

Holger Lehmann bestätigte: „Ein Notebook ist für sich eine schöne Sache, funktioniert in der Verwaltung aber erst, wenn es auf digitale Fachverfahren zugreifen kann und mobile Einwahlplattformen laufen.“ Ilona Benz wies darauf hin: „Es reicht nicht, den Mitarbeiter:innen einen Laptop und ein Smartphone in die Hand zu drücken. Wir müssen unsere Arbeitsprozesse insgesamt neu organisieren.“ Dies funktioniere gut, wenn bestehende Prozesse hinterfragt, schrittweise angepasst und die Veränderungen planvoll begleitet werden.

„Digitalisierung führt zu Krisenfestigkeit“ 

Als Zielbild beschrieb BVA-Vizepräsident Heinz: „Unsere Vision ist es, für alle Verfahren eine komplett digitalisierte Bearbeitung zu erreichen: elektronischer Eingang, elektronische Bearbeitung bis hin zum elektronischen Ausgang.“ Diese Form der Digitalisierung führe dann auch zu Krisenfestigkeit, so Heinz weiter. Für Holger Lehmann bedeutet das aber auch, gefestigte Strukturen zu schaffen. Er erläuterte: „Um in Krisen zu bestehen, sind Routinen wichtig.“

Strategien und Kompetenzen für morgen

Der Blick nach vorne wurde zum Abschluss beim Strategie Slam gewagt. Drei Referentinnen gaben Einblick in die Anforderungen, die auf die Verwaltung und die Mitarbeiter:innen zukommen werden: 

• Juliane Schmeling, wissenschaftliche Mitarbeiterin Digital Public Services (DPS) beim Fraunhofer-Institut für Offene Kommunikationssysteme FOKUS, stellte das Projekt Qualifica Digitalis vor, bei dem es um die sich verändernde Qualifizierung der öffentlichen Verwaltung geht. Dazu stellte Schmeling Teil-Ergebnisse einer Metastudie vor, bei der es um künftige Kompetenzen, Perspektiven und Lernmethoden im digitalisierten öffentlichen Sektor geht. Ein Fazit: Es soll ein E-Learning-Angebot geschaffen werden.
• Prof. Dr. Moreen Heine, Leiterin des Joint Innovation Lab und Professorin für E-Government und Open Data Ecosystems an der Universität zu Lübeck am Institut für Interaktive und Multimediale Systeme, präsentierte einen Online-Kurs, mit dessen Hilfe Mitarbeiter:innen in Verwaltungen ohne Vorkenntnisse Einsatzmöglichkeiten von Künstlicher Intelligenz lernen können.
• Dr. Carola Voß, Leiterin der Abteilung 1, Allgemeine Abteilung, Ressortübergreifende Personalstrategie, Geschäftsstelle „Zukunft der Verwaltung MV“ in der Staatskanzlei Mecklenburg-Vorpommern, gewährte einen Blick, wie sie und ihr Team mit zunehmender Digitalisierung gegen den demografischen Wandel steuern. Dabei erhöhe beispielsweise die Möglichkeit zu Remote-Arbeit die Attraktivität der Verwaltung als Arbeitgeber. 

Den Schwung mitnehmen

Forschung trifft Praxis, Gegenwart trifft auf Zukunft – so lässt sich der Kongress „Innovatives Management“ 2021 zusammenfassen. Die Krise verdeutlichte trotz aller Einschränkungen die Resilienz und Flexibilität der öffentlichen Verwaltung. Wenn dieser Schwung in die kommende Zeit für die zahlreichen Digitalisierungsprojekte mitgenommen werden kann, ist es um die Zukunftsfähigkeit der Verwaltung gut bestellt.

Medienpartner der Veranstaltung sind die Fachmagazine Behörden Spiegel, eGovernment Computing, Innovative Verwaltung und Kommune 21.

*Alle Teilnehmer:innen, die sich in den media docks trafen, waren geimpft, offiziell getestet oder genesen und trugen in den Innenräumen einen Mund-Nasen-Schutz, den sie lediglich am Platz und beim Essen absetzten.