OZG 2.0-Umset­zung selbst gemacht

Mit Low-Code zur digitalen Kommunalverwaltung

Als Bürger:innen sind wir immer wieder überrascht, wie viele Prozesse in Verwaltungen noch immer auf Papier erledigt werden. Und während die Kommunen einerseits darum ringen, die Prozesse Richtung Bürger:innen zu digitalisieren, darf die Digitalisierung der Prozesse innerhalb der Verwaltungen nicht vergessen werden. 

Häufig ist in diesem Zusammenhang von der sogenannten „Tiefendigitalisierung“ die Rede und meint die Ende-zu-Ende-Digitalisierung der Antragsbearbeitung innerhalb der Verwaltung. Ein wichtiges Anliegen, das auch das "Onlinezugangsgesetz 2.0" fokussiert und derzeit in Regierungskreisen heiß diskutiert wird.

Kürzlich durfte ich mit einigen ECM-MACHern und Kollegen von Form-Solutions an einer spannenden Veranstaltung in Kiel teilnehmen, die sich genau diesem Thema widmete. Der IT-Verbund Schleswig-Holstein hatte einen Hackathon organisiert, der zahlreiche Kommunalvertreter:innen mit Software-Herstellern zusammenbrachte, um gemeinsam Lösungen für die Tiefendigitalisierung der Verwaltung zu erarbeiten. 

Der Weg zum Hackathon

Bereits im Juli 2022 gab es einen Vorgeschmack auf das, was beim ITV.SH Hackathon passieren sollte. Damals hatte unsere Schwesterfirma Form-Solutions 47 digitale Anträge in nur drei Tagen erstellt. Dies war der Auftakt für das Go-Live der Anträge mit besonders hohem Zugriffsaufkommen. Der Erfolg dieser Veranstaltung verlangte nach einer Fortsetzung und mag der Grund dafür sein, dass der ITV.SH dieses Jahr eine Neuauflage in die Wege leitete.

Wir nutzten die Wochen vor dem diesjährigen Hackathon zur intensiven Vorbereitung. ECM-Entwickler:innen, Produktmanager:innen und Presales-Mitarbeiter:innen lernten in Kick-off-Veranstaltungen unsere Partnerkommunen Kappeln an der Schlei, Neumünster und Kronshagen und ihre aktuellen kommunalen Antragsbearbeitungsprozesse kennen und verstehen.

Die Herausforderungen der Antragsbearbeitung

Schnell stellte sich heraus: Die Antragsbearbeitung in den Kommunalverwaltungen erfordert effiziente Workflow-Tools, die echte Entlastung für die Mitarbeiter:innen schaffen. Denn immer mehr Aufgaben, zunehmende Aufgabenkomplexität und gleichzeitig immer weniger Personal stellen Kommunen vor große Herausforderungen.

Die Idee des Hackathons: Wir optimieren gemeinsam mit den Kommunalverwaltungen passende Workflow-Tools und automatisieren geeignete Aufgaben und Abläufe. Unser Zielbild: Einfache Entscheidungen trifft die Maschine, ausgewählte Antragsdaten fließen direkt in die Bescheiddokumente, sodass Verwaltungsmitarbeiter:innen keine Zeit mehr für einfache Routineaufgaben verschwenden.

Low-Code als Lösung für Kommunen

Eine zentrale Frage des Hackathons war: Kann der sogenannte „Low-Code“-Ansatz Kommunen helfen, ihre Prozesse unkompliziert zu digitalisieren? Low-Code-Plattformen ermöglichen die Entwicklung von Software mithilfe visueller Design-Tools, ohne auf klassische textbasierte Programmierung zurückzugreifen. Die Idee ist, dass nicht nur Software-Hersteller, sondern auch die Anwender:innen selbst solche Plattformen nutzen, um darüber ihre Verwaltungsprozesse zu digitalisieren.

Ergebnisse und Erkenntnisse des Hackathons

• Gemeinsam mit unseren Partnerkommunen Kappeln an der Schlei, Neumünster und Kronshagen konnten wir mit dem Hackathon beeindruckende Fortschritte erzielen. 
• Der Formularassistent von Form-Solutions, zur Modellierung von Formularen Richtung Bürger:innen und der Camunda Modeler zur Modellierung interner Verwaltungsprozesse haben sich im Zusammenspiel als leistungsstarke Werkzeuge erwiesen. 
• Am Ende des viertägigen Hackathons waren der Fischereischein der Gemeinde Kronshagen und die Versammlungsanzeige der Stadt Neumünster vollständig digitalisiert und einsatzbereit.
• Wir konnten zeigen, dass unser Low-Code-Ansatz für Kommunen gut funktioniert. 
• Die Kommunen haben erkannt, dass Low-Code-Entwicklung keine umfangreichen Vorkenntnisse erfordert. Anfangs ist sicherlich Unterstützung notwendig, um erste Anwendungsfälle gemeinsam umzusetzen, aber mit steigendem Know-how werden Kommunen in der Lage sein, eigenständig weitere Anwendungen zu entwickeln. Dies wird aufgrund der Ähnlichkeit vieler Anwendungsfälle zusätzlich erleichtert.

Wie ein vollständig digitaler Antragsprozess umgesetzt mit der Software von MACH und Form-Solutions aussehen kann, erfahren Sie im Video.

Hinweis für Form-Solutions-Kunden

Kommunen, die das Antragsmanagement von Form-Solutions bereits einsetzen, oder deren Bundesland einen Rahmenvertrag mit Form-Solutions geschlossen hat, erhalten ganz unkompliziert Zugang zu den MACH Lösungen. Das betrifft insbesondere die Folgenden:

• Kommunen aus Sachsen-Anhalt über die KITU e. G.
• Kommunen aus Brandenburg über den Zweckverband Digitale Kommunen Brandenburg 
• Kommunen in NRW über den KDN-Rahmenvertrag