Erfolgsgeschichte MACH meineRechnung an der Fachhochschule Dortmund
Seit mehr als einem Jahr arbeitet die Fachhochschule Dortmund produktiv mit dem Selfservice MACH meineRechnung. Grund genug für uns, einen genaueren Blick auf die Erfolgsgeschichte zu werfen.
Die Endanwender:innen freuen sich seit Herbst 2022 über kürzere Bearbeitungszeiten im Rechnungsprüfungsprozess. Jährlich laufen ca. 18.000 Rechnungen/Buchungen über den digitalen Rechnungsworkflow .
Mit der selbsterklärenden und barrierefreien Oberfläche der MACH Selfservices werden Gelegenheits:nutzerinnen generell einfacher in den Rechnungsworkflow eingebunden.
Geräuschloser Produktivstart
In allen Fachbereichen der Hochschule werden Rechnungen nun ausschließlich über die eigens für Gelegenheitsnutzer:innen entwickelte Oberfläche geprüft und freigegeben.
Die Mitarbeiter:innen der FH Dortmund rufen die zu prüfende Rechnung über die Aufgabenliste auf - alternativ ist auch eine Benachrichtigung per E-Mail mit direktem Link zur Rechnung möglich. Dies erleichtert ihnen den Zugriff auf die relevanten Daten der Rechnung sowie auf die zugehörigen Dokumente. Durch die damit einhergehende schnellere Bearbeitung verkürzt sich die Durchlaufzeit der Rechnungsprüfungsprozesse.
Der Produktivstart erfolgte geräuschlos im Herbst 2022: Wenig Probleme, keine Notfälle, nicht mal Sonderfälle, die Schwierigkeiten machten.
Zugegeben, davon waren wir selbst in Lübeck etwas überrascht. Dies ist natürlich kein Zufall, sondern in erster Linie der Fachhochschule Dortmund samt MACH Projektteam zu verdanken, die den Produktivstart sehr gut vorbereitet haben.
Kontinuierliche Verbesserung und positive Nutzererfahrungen
Nach ca. einem dreiviertel Jahr produktiven Einsatzes war es für uns dann an der Zeit, die Erfahrungen der Endanwender:innen in den Fachbereichen abzufragen. In Interviews haben wir über mehrere Fachbereiche nach Nutzungsintensität und Verbesserungswünschen geforscht.
Es ist klar, eine Software kann immer noch ein bisschen besser werden und ist letztlich nie fertig, aber die positiven Rückmeldungen erfreuen mich noch heute. Aussagen wie "Es geht nichts mehr verloren“ oder „Die Prüfung geht nun viel schneller“ stehen für sich.
Das positive Feedback der Fachhochschule Dortmund motiviert uns noch mehr und bestätigt unsere Entscheidung, für die dezentralen Prozesse die Selfservices zu entwickeln.
meineRechnung ist hier nur der Anfang. Wir haben noch mehr Ideen für weitere Selfservices, die wir gerade mit unseren Kunden verproben.
Rund 10 % unserer Kunden befinden sich bereits in einer Test-, Planungs- oder Einführungsphase für mindestens einen Selfservice.
