Auf dem Weg zu neuen Selfservices

Die Ferienzeit hat begonnen und damit steht auch das Reisen wieder hoch im Kurs – wenngleich die Corona-Pandemie viele Urlaubspläne ordentlich durcheinandergewirbelt hat. Hoffentlich mussten Sie nicht umbuchen oder gar stornieren!

Ich möchte Sie heute mit auf eine Reise nehmen, die durch Corona glücklicherweise nur wenig ausgebremst wurde und demnächst einige schöne Ziele für Sie bereithält. Aber dazu gleich mehr. Zunächst ein paar Worte zu meiner Person: Als Produktmanagerin bei der MACH AG bin ich für die Lösungen Finanzen und E-Rechnung zuständig. MACH Finanzen bildet für zahlreiche Bundes- und Landeseinrichtungen, Kommunalverwaltungen, Kirchen, Hochschulen und Institute das Rückgrat ihrer Ressourcenverwaltung.

Die meisten unserer Kunden aus den Finanzverwaltungen können die MACH Software inzwischen beinahe im Schlaf bedienen. Gleichzeitig gibt es Nutzer:innen, die nur gelegentlich mit unserem System in Berührung kommen – wenn sie z. B. eine Rechnung prüfen oder ihren Urlaub beantragen. Für genau diese Anwender:innen entwickeln wir aktuell die MACH Selfservices.

Und hier startet nun unsere gemeinsame Reise

Begonnen haben wir das Entwicklungsprojekt zum Selfservice Rechnungsprüfung mit einer umfangreichen Marktrecherche zu Trends und Technologien im Bereich der Finanzmanagement-Selfservices. Im Zuge dieser Analyse befragten wir sowohl verschiedene Kunden als auch Fachkolleg:innen aus der ERP- und IT-Beratung, dem Support, Vertrieb und der Entwicklung.

Die Ergebnisse der Marktrecherche sowie die Erfahrungen aus dem Produktivbetrieb des Selfservices Personalkostenhochrechnung an der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf mündeten in zahlreichen funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen. Zum Verständnis: Die Umsetzung von funktionalen Anforderungen dient direkt der Zweckbestimmung einer Lösung, wohingegen nicht-funktionale Anforderungen sich auf Rahmenbedingungen, wie gesetzliche Richtlinien oder Qualitätsstandards, beziehen.

Unsere Überzeugung ist es, dass nicht-funktionale Anforderungen die gleiche Aufmerksamkeit verdienen, wie funktionale Anforderungen. Denn unser Selfservice Rechnungsprüfung soll nicht nur einwandfrei funktionieren, sondern auch Spaß machen! Mit diesem Anspruch sortierten und priorisierten die Architekten gemeinsam mit uns Produktmanager:innen die ermittelten Anforderungen, um eine Top-10-Liste zu verabschieden. Unter unseren Top-Anforderungen für die Selfservices landeten unter anderem

• Sicherstellung der Barrierefreiheit BITV 2.0
• Einsatz von modernen Technologien
• Leichtgewichtigkeit
• Modularität

Leitsätze für Selfservices

Aus diesen Top-10-Anforderungen leiteten wir Leitsätze für die Selfservices ab, die uns als Richtschnur für die Entwicklung des Selfservices Rechnungsprüfung, aber auch für alle weiteren Selfservices dienen.

• Einfacher, flexibler und effizienter Zugang zu ausgewählten ERP-Funktionen
• Ein Selfservice steht für sich und bleibt unabhängig
• Selfservices sind kein Ersatz für komplexe Anwendungsfälle – sie bilden z. B. kein Massengeschäft ab
• Optimale, selbsterklärende Benutzerführung
• Attraktive, moderne und barrierefreie Oberflächen
• Mobiles Arbeiten
• Optimiert für Gelegenheitsbenutzer:innen

Wie geht es nun weiter?

Im nächsten Schritt führen unser Product Owner Carolin Frank und ich mit unseren Teams aus der Beratung Workshops durch, um die fachlichen Anforderungen zu evaluieren. Parallel befragen wir Sie, also Endanwender:innen, um Ihre Arbeitsweisen und Bedürfnisse noch besser zu verstehen. Schließlich stehen Ihre Bedürfnisse und das Nutzungserlebnis im Mittelpunkt unserer Selfservices.