Wie sich Verwal­tungen dem OZG nähern

Zentrale Nutzerkonten, medienbruchfreie Verwaltungsportale und letztlich ein gemeinsamer Portalverbund – das OZG soll die Grundlagen für die Verwaltung von morgen schaffen. Doch damit die Digitalisierung nachhaltig abläuft, müssen Verwaltungen auch von innen modernisiert werden. Die MACH AG analysiert mit Kunden ihren Optimierungsbedarf und geht die Umsetzung in drei Schritten an.

Die Mehrheit der Menschen in Deutschland fordern laut einer Bitkom-Studie eine "echte E-Government-Offensive". Wie sehen Sie das?

Sandra Wilkens: Wie die meisten Menschen in Deutschland bin auch ich der Meinung: Verwaltungen müssen moderner und leistungsfähiger werden. Momentan ist der politische Verdruss in der Bevölkerung zum Teil recht groß. Eine moderne, digitale Verwaltung würde sicherlich dazu beitragen, die Bürger mit der Politik und deren Leistungsangeboten zu versöhnen. Die Lebenswirklichkeit der Bürger – mittlerweile über alle Altersgruppen hinweg – ist, dass sie in ihrem privaten Umfeld alles digital auf Knopfdruck erledigen können. Banken bieten beispielsweise 24-Stunden-Hotlines an, aber wer Nachwuchs bekommt, muss zum Teil wegen überlasteter Standesämter mehrere Wochen auf die Geburtsurkunde warten. Dieses Missverhältnis aufzulösen, das ist ein großer Wunsch der breiten Bevölkerung – und längst überfällig.

Welche Aspekte sind bei der Etablierung eines digitalen Verwaltungsangebots wichtig?

Sandra Wilkens: Wesentlich für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes ist nicht nur das Angebot digitaler Verwaltungsleistungen, sondern auch der digitale Wandel innerhalb der Verwaltungen. Es bringt nichts, Formulare digital abzubilden, wenn interne Prozesse zum Teil noch papierbasiert ablaufen. Es muss der ganze Prozess – also auch das, was der Bürger nicht sieht – digitalisiert werden.

Ganz wichtig ist dabei, kritisch zu hinterfragen: Welche Prozesse laufen nur aus Gewohnheit so, wie sie laufen und wo gibt es Verbesserungspotenzial. Ziel sollte es sein, Abläufe schlanker und effizienter zu gestalten. So spart man Zeit, kürzt Wege ab und setzt personelle und auch finanzielle Ressourcen frei, die man in andere Aufgaben investieren kann. Das ist ein Punkt, den ich im OZG vermisse. Bislang handelt es sich, meiner Meinung nach, um einen guten, sehr ambitionierten Versuch, Deutschlands Verwaltungslandschaft in der Kommunikation mit den Bürgern zu modernisieren. Doch man muss aufpassen, dass einem unterwegs nicht die Luft ausgeht.

Was bieten Sie Verwaltungen?

Sandra Wilkens: Bei MACH haben wir drei klare Komponenten im OZG definiert: Da ist zum ersten die Bereitstellung von Verwaltungsportalen und einem Portalverbund. Das zweite ist die Schaffung von Nutzerkonten für einen komfortablen und sicheren Zugriff auf die Verwaltungsleistungen. Und das dritte sind die eigentlichen Leistungsbeschreibungen, die hinter dem Angebot stehen. Und in diesem Bereich sind unsere Expertise und unser Können gefragt – beim Definieren, Optimieren und Digitalisieren der Verwaltungsleistungen. Hier bringen wir umfassende Expertise im Bereich Prozessmanagement mit.

Erfahren Sie mehr über unsere Prozessmanagement-Lösungen

Wir sind seit langem Partner der öffentlichen Verwaltung in Deutschland, kennen viele öffentliche Einrichtungen von innen. Historisch bedingt liegt unser Schwerpunkt in der Modernisierung und Digitalisierung von Sekundärprozessen, also den unterstützenden Prozessen in den Bereichen Finanzen, Personal und Dokumentenmanagement. Diese haben wir in der Vergangenheit auch immer wieder mit den primären Verwaltungsleistungen verbunden, die direkt beim Bürger ankommen. Insgesamt haben wir ein sehr tiefes Verständnis von den Prozessen, die innerhalb der öffentlichen Verwaltung stattfinden und jeweils auch vom spezifischen Umfeld.

Welche Herausforderungen sehen Sie bei der Umsetzung?

Sandra Wilkens: Das OZG nimmt Bund, Länder und Kommunen in die Pflicht, ihre Verwaltungsleistungen digital anzubieten. Die Regelungs- und Vollzugskompetenz zu den im OZG-Umsetzungskatalog definierten Leistungen ist dabei oftmals verteilt, was eine enge Abstimmung erforderlich macht. Auch der enge Zeitplan und die hohe Anzahl an Verwaltungsleistungen machen ein arbeitsteiliges Vorgehen erforderlich. Hierfür wurden im IT-Planungsrat in den vergangenen Monaten die entsprechenden Zuständigkeiten und Standards geschaffen.

Wir stellen fest, dass das Tempo zur Umsetzung des OZG oftmals sehr verschieden ist. Sicherlich auch dadurch bedingt, dass viele Verwaltungen ihr Leistungsportfolio in der Vergangenheit bereits digital angebunden haben. Wir beobachten die Entwicklungen sehr genau und sind mit den Beteiligten im Gespräch, die sich fragen: Was bedeutet das OZG allgemein – und was bedeutet es konkret für uns? Dabei tauschen wir uns zu möglichen Prozessen aus und identifizieren Anknüpfungspunkte, um die öffentliche Verwaltung bei diesem Wandel zu unterstützen. Denn obwohl der IT-Planungsrat sich darauf verständigt hat, überwiegend auf eigene Werkzeuge zu vertrauen, sind wir überzeugt, dass die Impulse und Lösungskompetenz der Wirtschaft eine wertvolle Ergänzung darstellen, um zum Erfolg zu kommen.

Was sind die nächsten Schritte?

Sandra Wilkens: Für die öffentlichen Verwaltungen gilt es nun, diejenigen Verwaltungsleistungen zu identifizieren, die von ihnen gemäß des OZG-Umsetzungskatalogs bis 2022 über Verwaltungsportale digital bereitgestellt werden müssen. Zusätzlich ist der dahinterliegende Prozess zu den Verwaltungsleistungen auf den Prüfstand zu stellen.

Außerdem sind Optimierungspotenziale aufzudecken und umzusetzen. Damit sind z. B. bisherige Routineabläufe gemeint, die kritisch hinterfragt werden dürfen. Muss etwa die Umlaufmappe wirklich bei vier Kollegen vorgelegt werden oder reicht es in Zukunft auch, wenn nur ein Kollege Einsicht nimmt? Ebenso sind die eingebundenen Fachverfahren zu betrachten: Der Blick sollte in Richtung einer durchgängigen medienbruchfreien und damit digitalen Bearbeitung gerichtet werden. Überlegungen zu einer (teil-)automatisierten Abbildung sollten dabei kein Tabu sein.

Erfahren Sie mehr zur Bedeutung von Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung als wichtige Basis bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes in unserer Studie "Wie Prozessmanagement Erfolg bewirkt", die in Zusammenarbeit mit der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg entstanden ist.