Digitalisierung ist per se nicht böse

Aufholjagd! Viel schaffen – ohne viel zu versäumen

Unter diesem Motto diskutierten Dr. Sven Egyedy, Leiter Auslands-IT und CIO Auswärtiges Amt; Thomas Popp, Staatssekretär für Digitale Verwaltung und Verwaltungsmodernisierung Sachsen, Mitglied der Staatsregierung und CIO; Christian Pfromm, Chief Digital Officer der Freien und Hansestadt Hamburg; Jan-Hendrik Klamt, Referatsleiter des Zentralen Organisationsmanagements bei der Stadt Wolfsburg und Sandra Magens, Kanzlerin der Universität zu Lübeck.

Sven Egyedy betonte die großen Veränderungen, die die Krise mit sich gebracht hätte: „Wir mussten weltweit von 40 auf 98 Prozent Mobilausstattung kommen.“ Angesichts des Wegfalls der Logistikketten sei es problematisch gewesen, die Hardware in kurzer Zeit zur Verfügung zu stellen. Aber: „Es wurden völlig neue Kreativitätsmodi freigesetzt. Wie schnell uns die Transformation gelungen ist, war enorm.“ Allerdings mussten auch einige Projekte zurückgestellt werden. Dabei ist Sven Egyedy wichtig: „Digitalisierung ist mehr als Technik und sie ist per se nicht böse.“

Ein positiver Aspekt der Corona-Krise war für Thomas Popp, dass die Digitalisierung in der Politik endgültig einen wichtigen Platz einnimmt: „Wir konnten die Digitalisierung sichtbar machen.“ Und wie Egyedy unterstrich er die Vorzüge dieser Entwicklung: Aufgrund des demografischen Wandels sei die Digitalisierung wichtig, weil nur durch sie das Ausscheiden vieler Mitarbeiter:innen kompensiert werden könne.

Jan-Hendrik Klamt zeigte sich zufrieden, dass die Verwaltung auch während der Pandemie funktionierte: Corona habe gezeigt, dass schon viele Prozesse gut liefen. Überraschenderweise sei es sogar richtig gut gelaufen, von zu Hause zu arbeiten. „Wir sind einfach ins Machen gekommen“, sagte Klamt. Sein neues Motto lautet nach den Erfahrungen der letzten eineinhalb Jahre: „Erst machen, dann um Entschuldigung bitten.“

Christian Pfromm ging noch einen Schritt weiter und stellt positiv fest: „Die Digitalisierung ist in der Gesellschaft angekommen.“ Er lobte mit Blick auf die Verwaltung insbesondere den pragmatischen Umgang mit dem Thema Homeoffice und vor allem die Flexibilität der Mitarbeiter:innen. Gleichzeitig mahnte er: „Das Homeoffice ist gut etabliert, aber es sollte nicht für zehn Jahre in Stein gemeißelt sein. Wir sollten das regelmäßig überprüfen.“

Laut Sandra Magens hat auch die Universität zu Lübeck durch Corona einen mächtigen Schub bekommen. Zunächst verfügte die Universität nicht über genügend Laptops. Als die Technik vorhanden war, lautete die zentrale Frage: Wie schaffen wir das passende Mindset für die Online-Arbeit? „Mitarbeiter:innen, die das bereits konnten, haben dann Lehrende geschult“, berichtete die Kanzlerin. Dabei ging es nicht nur um Vorlesungen, sondern auch um Übungen und Praktika. „Und wir haben gemerkt, wer immer noch mit viel Papier arbeitet und deshalb ins Büro kommen musste“, sagte Magens. Sie stellte fest. „Vor allem in den Bereichen Personal und Finanzen müssen wir bei der Digitalisierung Fahrt aufnehmen.“

Andersbleiben?! Provisorisches und Bewährtes vereinen

Dieses Motto stand über der offenen Diskussion am Nachmittag. Es debattierten Erwin Heinz, Vizepräsident beim Bundesverwaltungsamt; Holger Lehmann, Chef des Leitungsstabes im ITZBund; Ilona Benz, Leiterin der Stabsstelle Digitalisierung im Gemeindetag Baden-Württemberg und Thorsten Rocksien, Projektleiter bei der Stadt Hamburg und spontaner Mitdiskutant aus dem Publikum.

Aus Sicht von Erwin Heinz konnte seine Behörde davon profitieren, dass das Arbeiten im Homeoffice bereits vor Corona etabliert war. Dennoch mussten abschließbare Koffer besorgt werden, um Akten sicher zu den Mitarbeiter:innen zu transportieren. Der stellvertretende Behördenchef kritisierte, dass noch nicht alle Führungskräfte hinter dem Remote-Arbeiten stehen würden. Heinz Zukunftsbild: „Unsere Vision ist es, für alle Verfahren eine komplett digitalisierte Bearbeitung zu erreichen: elektronischer Eingang, elektronische Bearbeitung bis hin zum elektronischen Ausgang.“ Eines ist für ihn durch Corona klar geworden: „Die Digitalisierung führt zur Krisenfestigkeit.“

Für Holger Lehmann bedeutet das aber auch, gefestigte Strukturen zu schaffen. Er erläuterte: „Um in Krisen zu bestehen, sind Routinen wichtig.“ Lehmann wies darauf hin, dass die Digitalisierung nicht bedeute, den Mitarbeiter:innen digitale Endgeräte zur Verfügung zu stellen. „Ein Notebook ist für sich eine schöne Sache, funktioniert in der Verwaltung aber erst, wenn es auf digitale Fachverfahren zugreifen kann und wenn mobile Einwahlplattformen funktionieren“, betonte er. Da gebe es vielfach noch Nachholbedarf.

Ilona Benz hob hervor: „Es reicht nicht, den Mitarbeiter:innen einen Laptop und ein Smartphone in die Hand zu drücken. Wir müssen unsere Arbeitsprozesse insgesamt neu organisieren.“ Für Benz spielt die Digitalisierung auch unter dem Aspekt der Gewinnung neuer Mitarbeiter:innen eine wichtige Rolle. Sie sagte: „Wir brauchen attraktive Arbeitsinhalte für die Menschen“. Dies könne durch Künstliche Intelligenz erreicht werden, indem diese z. B. Routinetätigkeiten in Verwaltungen übernimmt. Dabei stehen für Benz Künstliche Intelligenz und Automatisierung in enger Verbindung zueinander. Thorsten Rocksien sieht bei diesem Thema vor allem Führungskräfte in der Pflicht: Sie „müssen KI und Softwarerobotik überhaupt erstmal verstehen“. Vielfach sei die notwendige Technik bereits vorhanden, „wir müssen sie nur nutzen“, sagte er.