Formularverlage
Das umfangreiche Formularsortiment
MACH ProForms GmbH bietet etwas Besonderes: mit dem MACH formsolutions Produkt steht nicht nur ein Formularserver mit zahlreichen Funktionen zur Verfügung, sondern ebenfalls ein umfangreiches Sortiment an vorgefertigten Formularen für die öffentliche Verwaltung als gepflegte Verlagsleistung.
Das passende Formular schnell anhand der LeiKA-ID finden
Der im Formularserver befindliche umfassende Formularverlag bietet ein breites Sortiment an regelbasierten Formularen. Von der Abfallwirtschaft bis zur Zuwendungsbescheinigung bietet die MACH ProForms GmbH über 5.000 OZG-konforme Verlagsobjekte in Form von PDF-Formularen und intelligenten Antragsassistenten, die bundeslandspezifisch oder auch bundesweit gültig sind. So finden Verwaltungsmitarbeitende für jedes Amt die passenden Formulare. Darüber hinaus können Antragsassistenten mit dem Formulareditor frei nach den eigenen Bedürfnissen angepasst und sogar neu erstellt werden.
Alle Online-Dienste sind den Leistungen aus dem Leistungskatalog (LeiKa) und damit den OZG-Leistungen zugeordnet. Im Sinne der Nachnutzbarkeit erfasster Daten innerhalb der Fachverfahren entsprechen die erzeugten Datenformate soweit möglich den XÖV-Standards oder den FIM-Stammdatenschemata.
Formularformate
Intelligente Antragsassistenten: Mobilfähige Formulare im aktuellen HTML-Format
Im intelligenten HTML-Formular wird der Ausfüller Schritt für Schritt durch den Antragsprozess geleitet. Durch hinterlegte Regeln und Fachlogiken werden dem Antragsteller lediglich die für ihn relevanten Fragen angezeigt - alle anderen entfallen. Antragsassistenten übernehmen so eine Teilberatungsfunktion und können zu jedem Zeitpunkt zwischengespeichert werden.
Am Ende des Ausfüllprozesses kann das Web-Formular, je nach vorgegebener Einreichungsart, direkt elektronisch übermittelt werden. Die Antragsdaten werden verschlüsselt als ausgefülltes PDF-Formular sowie im XML-Format an die entgegennehmende Stelle übergeben.
PDF-Formulare
Ausfüllbare PDF-Formulare, die mit den Funktionen der Formularplattform, wie z. B. Online senden, speichern, drucken oder auch der Vorabübertragung von Daten, ausgestattet werden können.
Die Anbindung von Infrastrukturschnittstellen sowie die medienbruchfreie Übergabe an Fachverfahren ist bei den PDF ebenso möglich wie für die Assistententechnologie.
Realisierung von EfA-Diensten – Mitwirkung an der Erstellung bundesweiter EfA-Dienste!
Seit mehr als 20 Jahren liefert MACH ProForms GmbH ihre Produkte und Services kontinuierlich und einfach multiplizierbar für alle Behörden. Die Grundidee dabei folgt schon immer dem als „Einer-für-Alle-Prinzip“ (EfA-Prinzip) bekannten Ansatz.
Das Sortiment an Verwaltungsformularen der MACH ProForms GmbH entstand und entsteht anhand gesetzlicher Vorgaben von Bund und Ländern sowie in enger Abstimmung mit Kommunen und den kommunalen Herausforderungen.
Somit werden abgestimmte Dienste angeboten, deren Nachnutzung durch andere Verwaltungen möglich wird. Diese können auch in den Arbeitskreisen innerhalb des eigenen MACH ProForms GmbH Anwenderforums ausgetauscht und interkommunal individuell angepasst werden. Damit besteht ein allen Kunden zugänglicher Marktplatz der Dienste und Möglichkeiten.
Besonderheiten des Formularsortiments
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben von Bund & Ländern
- Im neustem HTML-Format
- Betriebssystem- und Endgeräteunabhängigkeit
- Künstliche Intelligenz ermöglicht situationsabhängiges Ein- und Ausblenden von Fragen
- Regelbasierte Plausibilisierung
- Berechnung, Datenbank-Look-Ups, „was wäre wenn“-Funktionalitäten, …
- Layout-Anpassungen an die eigene Corporate Identity
- Formulare über Formulareditor individuell anpassbar
- Verwendung von Widgets
- Maximale Datenqualität
Vorteile des sortimentsgepflegten Formularverlages
Zeitersparnis
Ein Formularverlag bietet vorgefertigte und rechtlich geprüfte Formulare, die den Behördenmitarbeiter:innen helfen, Zeit bei der Erstellung von Dokumenten zu sparen.
Rechtssicherheit
Es wird sichergestellt, dass die vorgefertigten erstellten Formulare den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen, was das Risiko von Fehlern oder rechtlichen Problemen minimiert und die Rechtssicherheit der Behörden gewährleistet.
Effizienzsteigerung
Durch die Verwendung von standardisierten Formularen aus einem Formularverlag können Prozesse in den Behörden effizienter gestaltet werden, da wiederkehrende Aufgaben vereinfacht werden.
Qualitätsverbesserung
Die Nutzung von professionell gestalteten Formularen aus einem Formularverlag trägt zur Verbesserung der Qualität der behördlichen Kommunikation bei und erhöht die Zufriedenheit der Bürger:innen.
Kostenersparnis
Indem Verwaltungen auf einen Formularverlag zurückgreifen, können Sie Kosten für die individuelle Gestaltung und Prüfung von Formularen reduzieren und Ressourcen effektiver einsetzen.
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Praxisbericht: Digitalisierung in Bonn
Bereits seit dem Jahr 2015 setzt die Bundesstadt Bonn das intelligente Produkt MACH formsolutions zur Digitalisierung von Anträgen ein. Während Bonn ursprünglich mit einem Online-Formular zur Bestellung von Personenstandsurkunden startete, sind heute über 340 Online-Formulare quer durch die Verwaltung im Einsatz.
