Wie Personal­ab­tei­lungen den Wandel meistern

Jeder dritte Beschäftigte wird bis zum Jahr 2030 eine Personallücke in den Behörden hinterlassen; in weniger als 10 Jahren stehen über 730.000 Arbeitsplätze leer (McKinsey&Company 02/2021). 

Was nach einer düsteren, doch zunächst theoretischen Prognose über die Personalsituation in deutschen Verwaltungen klingt, zeigt sich bereits heute in immer mehr öffentlichen Einrichtungen als spürbare Realität. Beispielhaft sei an dieser Stelle einmal auf die Berliner Verwaltung geschaut: Dort erreichten im letzten Jahr knapp 2.800 Beschäftigte die Altersgrenze. Im laufenden Jahr werden es 3.800 Pensionseintritte sein und 2028 dann 4.800. Damit müsste Berlin in den 2020er-Jahren insgesamt mehr als 44.000 neue Mitarbeiter:innen einstellen, nur um die heutige Personalstärke des öffentlichen Dienstes zu halten (Berliner Morgenpost 05/2021).

Mit weniger Personal mehr leisten

Eine Nachbesetzung der Arbeitskräfte scheint zeitnah und schon gar nicht in dem Umfang kaum möglich. Nichtsdestotrotz müssen Verwaltungen wesentliche Prozesse am Laufen halten – Prozesse, die wohlgemerkt eher komplexer und zeitaufwendiger, als einfacher werden. Für mich steht mit Blick auf diese Entwicklung fest: ohne eine Optimierung der bestehenden Verwaltungsprozesse und eine zunehmende Digitalisierung wird die Arbeit für die Beschäftigten in Verwaltungen zunehmend belastender bei gleichzeitig steigender Unzufriedenheit der Bürger:innen.

Entscheidend wird also zukünftig sein, mehr Arbeit mit weniger Personal zu stemmen.

Personalabteilungen im Krisenmodus

Die Corona-Pandemie hat die Dringlichkeit, Verwaltungsprozesse zu digitalisieren zusätzlich verstärkt. Verwaltungsmitarbeiter:innen haben während der Pandemie zum Teil extreme Belastungen durch Mehrarbeit erfahren, andere konnten durch geschlossene Büros und fehlende Homeoffice-Möglichkeiten zum Teil gar nicht arbeiten. Gleichzeitig ermutigen die vielen positiven Beispiele, die zeigen, dass einzelne Verwaltungen schnelle und unkomplizierte Wege gefunden haben, neue digitale Lösungen einzuführen, die z. B. die Arbeit aus dem Homeoffice ermöglichten.

Neben den IT-Abteilungen waren die Personalabteilungen in den Verwaltungen während der Corona-Pandemie besonders gefordert. Mit Eintritt der Pandemie mussten Personalmanager:innen, unzählige neue Aspekte rund um den Infektionsschutz der Mitarbeiter:innen berücksichtigen. Spätestens mit der Homeoffice-Forderung durch den Gesetzgeber stellten sich viele neue Fragen rund um die Rechte und Pflichten von Arbeitgebern und Arbeitnehmer:innen. Dabei ließ Corona keinen Raum für die Erstellung seitenlanger Konzepte und die ausführliche Prüfung ebendieser. Im Vordergrund stand die Frage: Wie kommen wir schnell zu einer umsetzbaren Lösung?

Entsprechend rangen Personalmanager:innen um Antworten für ihre Mitarbeiter:innen, die plötzlich Kinderbetreuung oder die Pflege Angehöriger parallel zur Arbeit erledigen mussten. Jahrelang erprobte Bewerbungs- und Einstellungsprozesse mussten nun ebenfalls plötzlich auf Distanz erledigt werden. Wirklich keine leichte Situation für das Personalmanagement! Allen, die in der Corona-Pandemie diesen anstrengenden Weg gegangen sind, gebührt der größte Respekt. Denn trotz aller Unsicherheit trafen Personalmanager:innen mutig Entscheidungen zum Gesundheitsschutz der Angestellten und ihrer Angehörigen.

Und wie geht es nun weiter?

Was nehmen wir mit aus dieser turbulenten Zeit der Pandemie? Machen wir einfach da weiter, wo unser Leben vor Corona stehen geblieben ist? Ich denke, wir sind alle gut beraten, insbesondere die Aspekte der letzten 1,5 Jahre festzuhalten, die uns neue Erkenntnisse und Weiterentwicklung gebracht haben. Viele Verwaltungsmitarbeiter:innen bewerten in diesem Zusammenhang vor allem die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten positiv und schätzen die damit verbundenen neuen Formen der Zusammenarbeit, der Selbstorganisation, des Führens und des Vertrauens sowie mutiges Entscheiden trotz Unsicherheit.

Spätestens durch die Erfahrungen aus der Corona-Pandemie sollte allen Verwaltungen klar sein: interne Verwaltungsprozesse müssen genauso wie die Verwaltungsleistungen für Bürger:innen dringend optimiert, digitalisiert und wenn möglich auch automatisiert werden. Verwaltungen sind zudem gut beraten, ihre Prozesse so zu digitalisieren, dass Mitarbeiter:innen flexibel aus dem Homeoffice arbeiten können. Empfehlenswert ist in diesem Zusammenhang der Einsatz digitaler Personalakten, um den Zugriff auch aus dem Homeoffice sicherzustellen.

Dank digitaler Prozesse ein attraktiver Arbeitgeber

Digitale und intelligente Personallösungen sind angepasst an die individuellen Organisationsstrukturen, Ressourcen und Anforderungen. Sie ermöglichen modernes, effizientes Arbeiten – selbst für große Einrichtungen mit über 1.000 Mitarbeiter:innen. Ein Beispiel liefert unser Kunde, der Landesbetrieb Wald und Holz Nordrhein-Westfalen: Die Einrichtung setzt auf MACH Personal und behält dank strukturierter Daten und zentral verwalteter Vertragsdokumente jederzeit den Überblick.

Neben der Zeitersparnis wirkt sich der moderne, digitale Arbeitsprozess positiv auf die Arbeitgeberattraktivität von Verwaltungen aus. Schließlich empfinden Mitarbeiter:innen redundante Tätigkeiten aufgrund des Zeitaufwands und der mühseligen Routinen häufig als unattraktiv. Werden Mitarbeiter:innen etwa in die Selbstverwaltung ihrer Daten einbezogen, schafft dies nicht nur Transparenz, sondern steigert auch die Motivation und entlastet das Personalwesen im öffentlichen Dienst.

Mit Selfservices Fachanwender:innen entlasten

Im Hinblick auf die anfangs beschriebene Personalsituation der Zukunft sehe ich großes Potenzial im Einbezug der Mitarbeiter:innen, die bisher vielleicht weniger häufig mit digitalen Verwaltungssystemen gearbeitet haben. Diese sogenannten Gelegenheitsnutzer:innen müssen zukünftig in die digitalen Verwaltungsprozesse einbezogen werden, um die öffentlichen Einrichtungen insgesamt zu entlasten. Möglich ist dies über Selfservices, die über intuitiv bedienbare Oberflächen Gelegenheitsanwender:innen den Zugang zu Funktionalitäten des ERP-Systems ermöglichen, um dort Daten unkompliziert und eigenständig zu verwalten.

In der MACH Software spielen Selfservices beispielsweise bei folgenden Vorgängen eine Rolle: dezentrale Personalkostenhochrechnung, Reisekostenabrechnung, Arbeitszeiterfassung, Urlaubsbeantragung, Rechnungsprüfung oder Beschaffung. So können Verwaltungsaufgaben nicht nur in Zeiten der Pandemie flexibel und krisensicher aus dem Homeoffice erledigt werden, sondern auch zukünftig von unterwegs bzw. dezentral durch Gelegenheitsnutzer:innen.