Projekt-Updates · 01.03.22

Schlank und standardisiert: Saarland modernisiert ERP-Software

#Finanzmanagement #Referenz

Seit 15 Jahren arbeiten im Saarland rund 1.000 Mitarbeiter:innen mit der ERP-Lösung von MACH. Aktuell sammeln die saarländischen Landeseinrichtungen sehr gute Erfahrungen mit der schlanken und standardisierten Umstellung ihrer Finanzlösung auf die MACH Web 2.0-Technologie. Der SaarForst Landesbetrieb startete das Projekt und befindet sich nun auf der Zielgeraden.

Das Modernisierungsprojekt der saarländischen Landesverwaltung läuft auf Hochtouren: Rund 70 Behörden und Dienststellen aller Ressorts werden sukzessive von den neuen Möglichkeiten der modernen MACH Finanzsoftware profitieren. Aktuell erfolgt die Umstellung der Einrichtungen und Landesbetriebe des Saarlandes, die doppisch buchen müssen.

Der SaarForst Landesbetrieb hat als erster Betrieb die Blaupause für das Umstellungsvorgehen angewendet und durch konstruktive Mitarbeit verfeinert. Im Februar 2022 erklärte der Landesbetrieb die technische Abnahme, sodass die Umstellung in Kürze abgeschlossen werden kann.

Warum Standards unbedingt zum Standard werden sollten

Früher wurden Software-Einführungen auf jede Einrichtung individuell zugeschnitten. Heute folgen solche Vorhaben zuvor definierten Standards. Das heißt: Umstellungskonzepte werden z. B. einmal als Standard erarbeitet und schließlich für mehrere beteiligte Einrichtungen eines Projektes genutzt. Individualisierungen erfolgen dabei deutlich seltener.

Die Vorteile eines standardisierten Projektvorgehens:

reduzierte Komplexität im Projektmanagement (Planung, Controlling und Durchführung)
zügigere Erreichung der Meilensteine im Projekt
parallele Bearbeitung von Aufgaben
effizientes Arbeiten für (neue) Mitarbeiter:innen

Die für alle definierten Standards auf Software-, Lizenz- und Serverebene ermöglichen zudem schlankere Schulungen und Tests sowie eine Effizienzsteigerung im Rechenzentrumsbetrieb, z. B. bei Berechtigungsvergabe, Instandhaltung und Versions-Updates. Außerdem wird die weitere Digitalisierung von Geschäftsprozessen aufbauend auf diesen Standards um ein Vielfaches vereinfacht.

„Das Projekt konnte im Budgetrahmen fertiggestellt werden und erfüllt den hohen Qualitätsanspruch aller Beteiligten. Die Erfahrungen im Projekt SaarForst ermöglichten es, eventuelle Stolpersteine bei weiteren Landeseinrichtungen zu antizipieren und frühzeitig aus dem Weg zu räumen. Die daraus entstandenen Synergieeffekte führten in den Umsetzungsphasen zu einer Zeitersparnis von bis zu drei Monaten.“

André Beckmann Projektleiter MACH AG

Strukturiert zum Ziel

Das strukturierte Projektvorgehen beim SaarForst Landesbetrieb umfasste insgesamt fünf Phasen.

In Phase eins erfolgte die Bestandsaufnahme mit der zentralen Frage: Welche Prozesse und Lizenzstrukturen sind speziell bei SaarForst im Einsatz? Dabei stellte sich heraus: Besonders wichtig sind im SaarForst Landesbetrieb die Anwendungen Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung sowie Mahnen. Außerdem musste eine Schnittstellen zum Vorsystem ProForst mitgedacht werden. Große Aufmerksamkeit erhielt zudem das Thema Umsatzsteuer.
In Phase zwei wurden Konzepte, wo nötig, individualisiert für diverse Themen, wie Berechtigungen, Implementierung etc. fortgeschrieben.
In den Phasen drei bis fünf erfolgten Schulungen, Implementierung und Tests. Nach der Schulung aller Schlüssel-Anwender:innen und der engen Begleitung aller weiteren Mitarbeiter:innen setzte das Team des SaarForst Software-Tests sorgfältig anhand eines Testfallkatalogs um.

„Trotz des Zeitdrucks und standardisierten Vorgehens wurden unsere individuellen Abläufe passend integriert. Wir arbeiteten zu jeder Zeit lösungsorientiert und konstruktiv auf Augenhöhe zusammen. Die moderne MACH Lösung bietet mehr Ausgestaltungsmöglichkeiten für die einzelnen Mitarbeiter:innen. Darauf sind wir gespannt.“

Dieter Lux Fachbereichsleiter Rechnungswesen, betriebswirtschaftliches Controlling, IT, Landesbetrieb SaarForst

Die Lösung dahinter

Die im Saarland eingesetzte MACH Lösung deckt die Rechnungslegung, die doppelte Buchführung sowie die Finanz-, Erfolgs- und Vermögensrechnung ab. Elementar sind dabei die Bereiche Mittelverteilung und -bewirtschaftung sowie die Kasse. Der Anordnungsprozess wird über ein Berechtigungskonzept elektronisch abgebildet; auf den Ausdruck von Kassenanordnungen kann zukünftig verzichtet werden.

Der SaarForst Landesbetrieb verpachtet über 1.000 kleinere Grundstücke an Privatpersonen sowie Jagdflächen und größere Gewerbeflächen. Da es in diesem Zusammenhang auch mal zu Zahlungsverzügen kommt, ist das Mahnwesen ein wichtiges Thema für den Landesbetrieb. Die Einrichtungen nutzen die unterschiedlichen Module ihren Aufgaben und Anforderungen entsprechend. Dazu gehören auch umfassende Recherchemöglichkeiten und Reportingfunktionen. So erhält der Landesbetrieb jetzt mehr Informationen aus dem System.

Dieter Lux, Fachbereichsleiter Rechnungswesen, betriebswirtschaftliches Controlling, IT beim SaarForst Landesbetrieb, sieht die Hauptvorteile der modernen MACH Web 2.0-Oberfläche in der Ergonomie. Die Individualisierbarkeit und Mehrfenster-Technologie gefallen sehr gut. Auswertungen können deutlich einfacher weiterbearbeitet werden. Die flächendeckende Browser-Basierung der Software hat sogar Vorteile für Nutzer:innen, die auf die Sprachsteuerung angewiesen sind.

Landesregierung Saarland

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Referenzprozess

Die EU digitalisiert. Seit dem 27. November 2019 müssen deutsche Bundesbehörden die E-Rechnung nutzen, um der Richtlinie 2014/55/EU zu entsprechen. Der gemeinsam mit diversen Bundesbehörden erarbeitete Standardprozess E-Rechnung steht als Referenz für ein neues agiles Vorgehen in der gesamten deutschen Verwaltung. MACH identifiziert sieben Erfolgsfaktoren und stellt einen Fragenkatalog für die Zukunft auf.