Das Momentum der Ver­än­de­rung nutzen

Frau Magens, während der Podiumsdiskussion auf dem Kongress „Innovatives Management“ sagten Sie, bei der Digitalisierung dürfe man nicht zu viel in Sorgen verhaftet sein. Ist da nicht ein hehrer Anspruch auch gerade angesichts von Corona?

Sandra Magens: Das ist ein hehrer Anspruch. Aber wir haben während des Kongresses auch gehört, dass die Pandemie große Chancen aufgetan hat. Wir sind gut beraten, diese zu nutzen und uns dadurch als moderner Arbeitgeber zu präsentieren. Warum sollen wir nicht da weitermachen, wo wir inzwischen nach eineinhalb Jahren stehen? Bei unseren Fachaufgaben müssen wir absolut regelkonform arbeiten. Wenn es aber darum geht, uns arbeitsfähig für die Zukunft aufzustellen, müssen wir bis an den Rand des Ermessens gehen. Manchmal nutzen wir unser Ermessen aber noch nicht ausreichend aus.

Wie reagieren Ihre Mitarbeiter:innen darauf?

Magens: Unterschiedlich. Die Mehrheit ist offen und glücklich über die Veränderungen. Wir müssen als Hochschule visionär vorangehen. Wir beschäftigen uns in der Wissenschaft ja mit den abgefahrensten Sachen. Und dann sollten wir auch in der Verwaltung nicht im vergangenen Jahrhundert hängen bleiben. Wo soll das denn sonst stattfinden? Wir bilden doch schließlich die nächste Generation aus. Einige ältere Kolleg:innen tun sich mitunter zwar etwas schwer. Aber die meisten können durch die Aufbruchstimmung überzeugt werden.

Jane Möller: Für mich ist eine wichtige Frage: Wie kann ich die unterschiedlichen Bedürfnisse transparent machen und die Menschen mitnehmen? Wir erleben durch Corona zurzeit einen Kulturwandel. Das ist vor allem ein Change im Kopf. Die Botschaft sollte sein: Wir können hier gemeinsam etwas verändern. Wir haben die Möglichkeit, im Team zu entscheiden und dadurch Dinge in die richtige Richtung zu entwickeln. Das finde ich ganz fantastisch und ist ein ganz großer Motivationsfaktor. Corona ist dabei meines Erachtens ein wichtiger Motor. Jetzt lasst uns das gemeinsam anpacken.

Frau Magens, Sie sagten in den Bereichen Personal und Finanzen, werde bei Ihnen noch viel mit Papier gearbeitet. Sind das künftig neue Schwerpunkte für die Digitalisierung?

Magens: 2017 haben wir unser Digitalisierungsprojekt angelegt und sind 2018 richtig gestartet. Der Bereich Personal war in diesem Projekt ganz am Ende angesiedelt. Corona hat uns gezeigt, dass das vielleicht keine gute Entscheidung war: Personalangelegenheiten konnten einfach nicht liegenbleiben. Wir sind im Rahmen der Gesamtprojektplanung jetzt „erst“ beim Teilprojekt zur Digitalisierung des Personalwesens angekommen. Im Finanzbereich gab es teilweise ein Hardware-Problem und bei der Stimmigkeit der einzelnen Systeme. Wir haben da eine große offene Flanke, weil der Datenschutz vor allem mit Blick auf US-amerikanische Anbieter äußerst restriktiv ist. Aber jetzt hat das Land Schleswig-Holstein für das Projekt ITSH Edu Geld zur Verfügung gestellt. Über den Verbund der Hochschulen in Schleswig-Holstein werden Cloud-Systeme für die Wissenschaft bereitgestellt.

Sie sind 2018 mit der Digitalisierung durchgestartet. Welches Ziel hatten Sie damals für 2025 und wie hat es sich durch Corona verändert?

Magens: Es sind weitere Projekte dazugekommen und wir mussten Ressourcen umsteuern. Insgesamt ist alles mehr und größer geworden – viel mehr Anwender:innen. Und einiges hat sich durch die Krise einfach auch verzögert.

Was ist neu dazugekommen?

Magens: Die Digitalisierung der Lehre hatte früher keinen großen Stellenwert. Das hat sich durch Corona grundlegend geändert. Wir müssen dafür aber erst die Infrastruktur aufbauen. Auch die Verknüpfung in die digitalen Lernplattformen und das integrierte Campus-Managementsystem haben an Bedeutung zugenommen. Die Studierenden haben die berechtigte Erwartungshaltung, dass sie alles haben können – Präsenz und digital. Das darf man auch als junger Mensch. Als Hochschule können wir das aber nicht so einfach erfüllen. Da ist Widerstand bei den Lehrenden auch berechtigt, denn es macht meistens einen Unterschied, ob ich meine Lehre für eine Präsenz- oder eine Digitalveranstaltung vorbereite. Und es ist nicht immer dasselbe. Dafür müsste es eine andere Personalausstattung geben. Die haben wir aber nicht, leider.

Welche Projekte setzen Sie zusammen mit der MACH AG um?

Magens: Wir haben uns früh dagegen entschieden, eigene Software zu entwickeln. Stattdessen nutzen wir lieber bestehende Angebote. 2015 ist die Universität zu Lübeck Stiftungsuni geworden und hat von der kameralen auf die kaufmännische Buchführung umgestellt. In diesem Zuge konnten und mussten wir ein neues ERP-System anschaffen – die MACH AG hat uns dieses gestiftet. Ich bin dafür, Software-Lösungen, die dringend benötigt werden, eines Anbieters und damit aus einer Hand, einzusetzen. Zurzeit arbeiten wir mit der E-Rechnung, der E-Beschaffung und dem Finanzmanagement von MACH und implementieren die E-Verwaltung. Weiterhin beteiligen sich Uni und MACH an Projekten im gemeinsam gegründeten Joint Innovation Lab (JIL), das von einer Stiftungsprofessorin des Landes für E-Government geleitet wird. So verbinden wir das Must-Have mit modernen, wissenschaftlichen Ansätzen.

Wie kann das mobile Arbeiten noch besser werden?

Magens: Das ist vor allem eine Sache des Prozessmanagements. Mobile Lösungen müssen gut lenkbar und verständlich sein. Dabei müssen wir unbedingt alle Mitarbeiter:innen mitnehmen – das ist mitunter eine Gratwanderung. Außerdem muss ich von überall arbeiten können, sodass ich nicht das Gefühl habe, ich müsste am Arbeitsort sein.

Möller: Und wir müssen uns auf die unterschiedlichen Nutzer:innen fokussieren. Eine Oberfläche wird nicht die Bedürfnisse aller Nutzergruppen gleichermaßen bedienen können. Von daher muss gelten: Wie vereinfache ich die Komplexität von Verwaltungsprozessen so, dass alle die Anwendung nutzen können? Wir wollen Nutzer schlussendlich dazu befähigen, sich selbst zu helfen. Ein digitaler Prozess muss also dazu motivieren, ihn zu nutzen.

Was sind Ihre persönlichen Erkenntnisse aus der Corona-Krise?

Magens: Unsere Hochschule und die Mitarbeiter:innen waren sehr resilient, viel wurde akzeptiert und angenommen. Ich habe auch viel Gelassenheit erlebt. Die Hochschule hat zudem an Zusammenhalt gewonnen.

Möller: Dezentrales Arbeiten war bei uns schon vor der Krise normal. Ich habe aber vermisst, persönlich zusammenzukommen. Auch der Austausch mit den Kunden ist zu kurz gekommen.

Magens: Ein Plus habe ich erlebt. Ich engagiere mich in vielen Arbeitsgruppen bundesweit und bin dadurch viel auf Reisen. Deshalb konnte ich vor Corona nicht an allen teilnehmen. Durch Videokonferenzen war es möglich, bei viel mehr Arbeitsgruppen dabei zu sein. Wir definieren jetzt in jedem Arbeitskreis ganz bewusst, wie wir in Zukunft arbeiten wollen. Die Ausgewogenheit zwischen digital und Präsenz ist jetzt unsere Herausforderung – das Beste aus beiden Welten nutzen.