Automati­sierung im Finanz­wesen

Der öffentliche Dienst muss seine ständig wachsende Anzahl an Aufgaben in den kommenden Jahren mit immer weniger Personal leisten: Bis 2030 werden 840.000 Vollzeitstellen in öffentlichen Verwaltungen unbesetzt sein. Grund dafür ist der Renteneintritt von 1,5 Mio. Verwaltungsfachkräften bis 2030 (McKinsey & Company (2023). „Der Fachkräftemangel wird bei unseren Kunden im öffentlichen Bereich immer deutlicher spürbar. Verwaltungen sind gut beraten, ihre Prozesse vom Antrag bis zum Bescheid zu digitalisieren und Routineaufgaben zu automatisieren, um die Leistungsfähigkeit von Staat und Verwaltung zu erhalten. Sind automatisierte Prozesse erst einmal etabliert, ist der Effizienzgewinn enorm“, sagt Matthias Kohlhardt, Vorstandsvorsitzender der MACH AG. 

Ein Blick in die Praxis 

„MACH Kunden fragen unsere Automatisierungslösungen verstärkt nach. Sie können z. B. ihre mit BPMN modellierten Beschaffungs- und Rechnungsprozesse automatisch ausführen lassen, immer mehr Routineaufgaben automatisieren sowie automatisierte Installationsroutinen nutzen“, erläutert Fiona Klein, Produktmanagerin Automatisierung und E-Rechnung bei MACH. Der Landesbetrieb Wald und Holz NRW konnte 2023 beispielsweise mit der regelbasierten Automatisierung im Finanzwesen erste gute Erfahrungen sammeln. Bei den Anwender:innen sank dadurch der Zeitaufwand pro Entscheidung. Um stets das Vier-Augen-Prinzip bei der Prüfung von Ausgangsrechnungen zu wahren, steuert der Landesbetrieb z. B. den Prozess der E-Ausgangsrechnung automatisch: 

• Ist der/die Rechnungsempfänger:in auch für das Budget bzw. die Kostenstelle verantwortlich, wird die Prüfaufgabe automatisch an die Leitung Zentrale Dienste zur Freigabe weitergeleitet. 
• Ist die Leitung zentrale Dienste selbst Rechnungsempfänger:in, muss die Forstamts- bzw. Fachbereichsleitung prüfen.  

Dem Landesbetrieb Wald und Holz NRW gelang zudem eine Teilautomatisierung in der Beschaffung, die Compliance und Effizienz erhöhte. Dies war notwendig, da sich etwa der Prozess von Waren- und Dienstleistungsbeschaffungen zuletzt als fehleranfällig und zeitaufwendig erwies: 

• Die Besteller:innen bzw. die Bestellergruppen mussten manuell aus den 16 dezentralen Beschaffungsstellen in den Regionalforstämtern ausgewählt und hinterlegt werden. 
• Alle Mitarbeitenden je Vergabestelle wurden involviert, da eine direkte Zuordnung nicht möglich war. 

Mit MACH live! smartDecision lässt sich die bestellende Person bzw. Gruppe nun direkt aus den Regionalforstämtern ermitteln und hinterlegen. Die Bestellung wird automatisch dem zuständigen Vergabe-Fachbereich zur Erledigung zugewiesen. Die hinterlegten Regelwerke lassen sich jederzeit flexibel an das Einsatzszenario und spezifische Anforderungen anpassen.