Bundesbehörden gehen mit MACH E-Rechnung produktiv

Ein wichtiger Schritt für die digitale Verwaltung

Spätestens seit dem 27. November 2019 sind die Bundesbehörden mit der MACH E-Rechnung nun in der Lage, gemäß der gesetzlichen Vorgabe, elektronische Rechnungen über die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) zu empfangen und zu verarbeiten.

„Aus unserer Sicht ist die E-Rechnung ein Kernprozess für die Digitalisierung der Verwaltung. Dieses Projekt ist daher ein wichtiger und großer Schritt für Deutschland auf dem Weg, die Primär- und Sekundärprozesse der öffentlichen Hand zu digitalisieren. Es freut uns außerordentlich, dass es uns mit vereinter Kraft gelungen ist, so viele Bundesbehörden pünktlich zum Stichtag am 27. November 2019 mit unserer E-Rechnungslösung produktiv zu setzen“, sagt Stefan Mensching, Vorstand Beratung der MACH AG.

„Dieser Erfolg basiert auf einer engen und engagierten Zusammenarbeit mit den einzelnen Einrichtungen und unseren Partnern. Vielen Dank an alle, die dieses komplexe Projekt so tatkräftig unterstützt und die Umsetzung ermöglicht haben!“, ergänzt Tobias Adam, Segmentmanager Bundesverwaltungen bei der MACH AG.

Ein entscheidender Erfolgsfaktor lag darin, die hohe Komplexität des Projektes zu managen. Dies gelang durch das Verfolgen des Ansatzes der „Agilen Zusammenarbeit“ sowie durch die Definition von gemeinsamen Standards für die E-Rechnungslösung. „Eine wichtige Erkenntnis war, dass die notwendige Standardisierung nur gelingen kann, wenn die relevanten Experten auf Behördenebene kollegial von Anfang an miteinbezogen werden. Dies stellt sicher, dass Fachexpertise eingebracht und die erforderliche Akzeptanz für die Umsetzung geschaffen wird“, beschreibt Tobias Adam das Vorgehen.

Mit Erreichen dieses Meilensteins sind die Potenziale der Digitalisierung jedoch längst nicht ausgeschöpft. „Demnächst wird es darum gehen, die Stückzahlen hochzufahren und die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren“, so Adam weiter. Der logische nächste Schritt liegt in der Digitalisierung des Beschaffungsprozesses und damit in der Verknüpfung von elektronischer Rechnung und Beschaffung zu einem ganzheitlichen, digitalen Rechnungs- und Beschaffungsworkflow.

E-Rechnung hat großes Potenzial

„70 Milliarden Rechnungen pro Jahr werden allein in der EU immer noch auf Papier ausgedruckt, in Kuverts gesteckt, mit Briefmarken versehen, mit Verbrennungsmotoren durch Land und Stadt gefahren“ – auch Dr. habil. Ulrich Müller, stellvertretender Leiter des Haushalts im Statistischen Bundesamt, sieht das große Potenzial in der E-Rechnung. Seiner Ansicht nach wird „der wirtschaftliche Erfolg der E-Rechnung letztlich durch die Rechnungssteller entschieden“.

Aus diesem Grund treibt das Statistische Bundesamt, zusätzlich zu der zentral gesteuerten Lieferantenansprache im Geschäftsbereich des BMI, eine Marketing-Strategie voran, die kleineren und mittleren Unternehmen zeigt, wie sie mit der ZRE Rechnungen im erforderlichen XRechnungsformat erstellen und übermitteln können. Hierzu hat das Statistische Bundesamt mit Unterstützung der MACH AG einen Video-Clip erstellt, der auf YouTube abrufbar ist:

Mit der EU-Richtlinie 2014/55 wurde bereits vor einigen Jahren der gesetzliche Rahmen zur Einführung der E-Rechnung in Europa geschaffen. 2017 wurde diese Richtlinie durch das E-Rechnungsgesetz Bund sowie die dazugehörige Verordnung (E-Rech-VO) in nationale Gesetzgebung überführt. Damit war klar, dass alle Bundesbehörden bis zum 27. November 2019 in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Der nächste Stichtag steht nun für Landes- und Kommunalverwaltungen bevor: zum 18. April 2020 müssen sie ebenfalls sicherstellen, dass E-Rechnungen empfangen und verarbeitet werden können. Die MACH AG unterstützt dieses Vorhaben seit vielen Jahren und gilt als ausgewiesener E-Rechnungs-Experte im öffentlichen Bereich.