ERP vs. DMS: Wie stellen Sie Ihren digi­talen Rech­nungs­work­flow dar?

Für Fiona Klein, Produktmanagerin E-Rechnung bei der MACH AG, ist die Sache klar: Der demografische Wandel in der öffentlichen Verwaltung ist auf dem Vormarsch. Bis zu 1,3 Millionen Staatsbedienstete werden bis 2030 aus Altersgründen aus ihrer Beschäftigung ausscheiden (Monitor öffentlicher Dienst 2022, Deutscher Beamtenbund). Um diese Ressourcenlücke zu schließen, reicht es nicht, nur das Thema Neueinstellungen im Blick zu haben – auch die verwaltungsinternen Prozesse sollten auf den Prüfstand gestellt werden. Durch geeignete Softwarelösungen lässt sich ein hoher Automatisierungsgrad erreichen, um so Effizienzpotenziale zu heben. Einer dieser Prozesse, der in jeder öffentlichen Einrichtung vorhanden ist, ist der Rechnungsbearbeitungsprozess. Aber wie können sich öffentliche Behörden zukunftsgerichtet dazu aufstellen? Dazu Fiona Klein im Experteninterview.

Welche Vorteile bietet ein digitaler Rechnungsprozess?

Durch die Abbildung eines Rechnungsbearbeitungsprozesses anhand einer workflowgesteuerten Software profitieren Verwaltungen von einem hohen Grad an Transparenz, da die Dokumentation aller Prozessschritte digital erfolgt. Mahnungen und Rechnungsverluste werden vermieden. Zum einen verringern sich Kosten durch einen papierlosen Prozess, zum anderen reduzieren sich durch einen hohen Automatisierungsgrad manuelle Aufgaben. So werden Prüfentscheidungen z. B. automatisch vom Softwaresystem getroffen. Die Prozessdurchlaufzeit sinkt, was wiederrum Vorteile beim Einziehen von Skonto birgt und die Liquidität erhöhen kann. Doch nicht nur Kosten- und Effizienzvorteile ergeben sich durch den Einsatz einer modernen Lösung – insbesondere für dezentrale Anwender:innen bleibt der Fokus auf der eigentlichen Arbeit: Verwaltungsprozesse laufen parallel und können zügig, transparent und nebenher erledigt werden.

Den Workflow zur Rechnungsverarbeitung bilden Sie direkt im MACH ERP-System ab. Welche Vorteile ergeben sich aus diesem Vorgehen?

Unsere Erfahrungen sind ganz klar: Die Anwender:innen im Prozess profitieren von einem direkten Zugriff aus ihrer Prozessaufgabe auf finanzrelevante Stammdaten wie Lieferantenstammdaten oder Zahlungsziele und Bankinformationen. Das ERP-System unterstützt die Anwender:innen außerdem aktiv bei Validierungen und verhindert so Fehlerfassungen. Durch die Integration des ERP-Systems können die Nutzer:innen ihren Budgetstatus für die Rechnungskontierung aus dem jeweiligen Prozessschritt prüfen. Das Ganze passiert schnittstellenfrei und in Echtzeit.    

Ein weiterer Vorteil der Integration ist die direkte Erfassung von Anlagen für das Anlagevermögen. Im Rechnungsbearbeitungsprozess können Anlagen für die Nebenbücher direkt miterfasst sowie die Kontierungsdaten bei Bedarf ergänzt werden. Die Plausibilitätsprüfung im ERP-System verhindert fehlerhafte Eingaben.

Der Rechnungsworkflow hängt eng mit der Beschaffung zusammen. Wie binden Sie diesen Prozess ein?

Idealerweise wird die Beschaffung ebenfalls im ERP-System abgebildet. Im Prozess wird dann ein direkter systemseitiger Abgleich der Bestellung mit der Rechnung durchgeführt. Manueller Prüfaufwand wird minimiert. Kontierungsinformationen wie Haushaltsstelle, Kostenstelle oder Projekt werden direkt aus dem Beschaffungsvorgang für die weitere Rechnungsbearbeitung übernommen. Durch die Bestellungsverknüpfung werden Festlegungen bei der Rechnungsbuchung direkt vom ERP-System aufgelöst.

Das ERP-System als Lösung setzt außerdem den Grundstein für eine hohe Automatisierung. Aufgrund der Daten, die im ERP-System liegen, können Prüfentscheidungen regelbasiert und transparent vom System übernommen, und so beispielweise aufwendige Prüfschleifen reduziert werden.

Welche Herausforderungen müssen beim Einsatz eines ERP-Systems für den Rechnungsworkflow berücksichtigt werden?

Um einen wirklich ganzheitlichen Rechnungsprozess abbilden zu können, müssen auch häufig dezentrale Einheiten in den Workflow mit eingebunden werden. Diese Benutzergruppe hat häufig andere Bedürfnisse an eine Software als Benutzer:innen, die mit der Bedienung eines ERP-Systems vertraut sind. Um Hürden in der Prozessbearbeitung abzubauen, haben wir für diese spezifische Benutzergruppe eine intuitive, genau dem Aufgabenfokus angepasste Oberfläche entwickelt, die es den Benutzer:innen einfach macht, ihre Prozessaufgaben zu erledigen: Die MACH live! Selfservices. Die moderne, intuitive Oberfläche ist barrierefrei und für mobile Endgeräte nutzbar. Durch die leichte Bedienbarkeit verringert sich der Aufwand der Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen in das System. Dies entlastet die zentrale Verwaltung.

Einige öffentliche Einrichtungen setzen auf ein Dokumenten-Management-System (DMS) als Lösung für die Rechnungsbearbeitung. Welche Herausforderungen sehen Sie bei diesem Lösungsszenario?

Der Rechnungsprozess endet mit einer GOBD-konformen Belegbuchung im ERP-System. Das bedeutet, dass am Ende eines Rechnungsprozesses im DMS sämtliche Belegdaten des Rechnungsbelegs konform und plausibel zu den Anforderungen des ERP-Systems passen müssen. Hier sehe ich neben hohem manuellen Aufwand, ein großes Fehlerpotenzial, da viele Plausibilitäten wie die Existenz der Lieferantenstammdaten oder die Mittelverfügbarkeit erst bei der Übergabe ins ERP-System erfolgen werden. Nebenbücher wie die Anlagenbuchhaltung müssen umständlich gepflegt werden, was auch hier das Fehlerpotenzial erhöht und die Transparenz verringert.

Eine Lösung ist sicherlich, den Datenaustausch im DMS über Schnittstellen mit anderen Verfahren herzustellen. Das macht die Handhabung und Pflege jedoch aufwendig. Zusätzlich steigt die Fehleranfälligkeit, da heterogene Datenmodelle die Komplexität des Betriebs erhöhen. Für ein ERP- System sind die Startinvestitionen im Vergleich zu einem DMS zwar höher, langfristig machen sie sich aber durch die Automatisierungs- und Integrationsmöglichkeiten bezahlt. Außerdem steht das ERP-System mit dem Einsatz der MACH live! Selfservices einem DMS in Puncto Flexibilität in nichts nach.