Was kommt nach der E-Rechnung?

E-Beschaffung als konsequente Fortsetzung der Verwaltungsdigitalisierung

Nach der erfolgreichen Einführung der MACH E-Rechnung in über 50 öffentlichen Einrichtungen rückt nun die Digitalisierung des Einkaufsprozesses in der öffentlichen Verwaltung immer mehr in den Fokus. Als folgerichtige, praktische Fortsetzung der elektronischen Rechnungsbearbeitung wird die digitale Beschaffung auch von der Politik zunehmend vorangetrieben:

• Die Bundesregierung hat sich das Thema in ihre „Umsetzungsstrategie Digitalisierung“ geschrieben und „strebt die Realisierung eines durchgängig digitalisierten, medienbruchfreien und ressortübergreifenden Einkaufsprozesses – von der Bedarfsermittlung über die Beschaffung bis zur Rechnungsstellung – an“.
• Der IT-Planungsrat als Steuerungsgremium von Bund und Ländern hat sich des Themas ebenfalls angenommen und „unterstützt das Vorhaben zur Umsetzung einer standardbasierten Digitalisierung der Beschaffung“.

MACH begrüßt diese Entwicklung ausdrücklich

Wir haben die Potenziale einer digitalen Beschaffunglösung längst erkannt und bieten unseren Kund:innen im öffentlichen Bereich bereits seit vielen Jahren passende Beratung und Software für die digitale Beschaffung. Noch mehr Potenzial sehen wir in der Verknüpfung von elektronischer Rechnung und Beschaffung zu einem ganzheitlichen, digitalen Rechnungs- und Beschaffungsworkflow. Wir setzen hier vor allem auf Standardisierung und einen ganzheitlichen, digitalen Workflow von der Bedarfsmeldung über den Einkauf bis hin zur Bezahlung der Rechnung. Unsere Kund:innen wissen die Vorteile in Form von kürzeren Bearbeitungszeiten, Vermeidung von doppelten und manuellen Dateneingaben sowie Kosteneinsparungen sehr zu schätzen. Die schnittstellenfreie Einbettung der Lösungen in die MACH ERP-Landschaft wird von unseren Nutzer:innen als großes Plus gesehen.

Wie geht es weiter?

Mit der Entwicklung eines Standardprozesses für die Beschaffung in allen öffentlichen Einrichtungen hat MACH die Voraussetzung für einen zügigen Rollout geschaffen. Unser Ziel ist es, diesen Prozess zeitnah mit interessierten Verwaltungen zu einem Referenzprozess in der öffentlichen Verwaltung weiterzuentwickeln.

Mit der Einführung der E-Rechnung in der Verwaltung konnten wir belegen, dass Digitalisierung, Standardisierung und sogar Automatisierung von Sekundärprozessen in der Verwaltung nicht nur möglich sind, sondern viel eher die essentielle Basis bilden, um aktuelle Herausforderungen des demografischen Wandels und der IT-Konsolidierung zu lösen. Wesentliche Treiber dabei waren Gesetze, Verordnungen und die aktive Unterstützung durch die übergeordneten Entscheidungsgremien.

Für eine erfolgreiche E-Beschaffung benötigen wir ähnliche Voraussetzungen bis hin zu einem definierten, verbindlichen Datenaustauschformat. Erste Schritte sind mit den Absichtsbekundungen aus der Politik erfolgt. Auf weitere Entscheidungen warten wir gespannt. Wir verfolgen die weitere Entwicklung mit Nachdruck und stehen in engem Austausch mit den politischen Entscheidern.