Mit der Corona-Pandemie hat sich die öffentliche Verwaltung auf den Weg von der Präsenzkultur zum mobilen Arbeiten gemacht. Jane Möller stellt 5 Tipps vor, wie sich mobile Arbeit professionell umsetzen lässt.
In der Corona-Pandemie hat sich die öffentliche Verwaltung auf neues Terrain gewagt: Mit der Arbeit im Homeoffice ergab sich für viele Verwaltungsmitarbeiter:innen erstmals die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten. Das erkundete Terrain variiert jedoch von Einrichtung zu Einrichtung; die Umsetzung ist oftmals nur für Teilabschnitte definiert.
„In der Corona-Pandemie hat die öffentliche Verwaltung spontan einen großen Sprung gemacht. Jetzt gilt es, die Kernprozesse konsequent zu digitalisieren!“
Jane Möller
Geschäftsfeldmanagerin Lehr- und Forschungseinrichtungen MACH AG
Um effizient und motiviert mobil zu arbeiten, braucht es mehr als einen Laptop, der nun in den eigenen vier Wänden oder unterwegs aufgeklappt wird. Um die Erkundung der mobilen Arbeitswelt fortzusetzen, müssen alle Kernprozesse in Verwaltungen digital, korrekt, effizient und unkompliziert umgesetzt werden. Das kann bei der mobilen Rechnungsprüfung und -freigabe beginnen und über den Online-Urlaubsantrag bis hin zum medienbruchfreien Beschaffungsvorgang gehen, der dezentral von unterwegs angestoßen wird.
Corona hat einen Kulturwandel ausgelöst
Die Pandemie hat bei allem Respekt vor den negativen Seiten auch eine riesige Veränderungsbereitschaft erzeugt und gleichermaßen notwendig gemacht. Die im Dezember 2021 erschienene Studie Verwaltung in Krisenzeiten II stellt in diesem Zusammenhang ganz klar fest, dass in den vergangenen Monaten mit Einführung technischer Neuerungen Innovationsoffenheit, Selbstorganisation und Eigenverantwortung in den Verwaltungen gestärkt wurden. Gleichzeitig wuchs das Vertrauen von Führungskräften in ihre Mitarbeiter:innen.
Die Studie belegt aber auch, dass es in vielen Bereichen noch großes Verbesserungspotenzial gibt. Art, Ort und Zeit von Arbeit und Zusammenarbeit werden in vielen Bereichen derzeit neu definiert. Zu klären ist, wie Mitarbeiter:innen nach der Pandemie zusammenarbeiten. Mobiles Arbeiten steht nach wie vor bei vielen Beschäftigten hoch im Kurs – ein Zurück zum alten Normal wünschen sich nur wenige der Befragten in den Verwaltungen.
„Klar ist: Wer sich zukunftsfähig aufstellen will, setzt nicht nur auf neue Technik, sondern passt die gesamte Organisation und die damit verbundenen Prozesse an die neuen Gegebenheiten an.“
Jane Möller
Geschäftsfeldmanagerin Lehr- und Forschungseinrichtungen MACH AG
Wie gelingt der Change?
Letztendlich sind alle Mitarbeiter:innen Teil des aktuellen Veränderungsprozesses. In dieser Zeit des umfassenden Wandels ist es wichtig, unterschiedliche Bedürfnisse wahrzunehmen und möglichst viele Menschen durch transparente Kommunikation mitzunehmen. Dabei sind im ersten Schritt Selbstreflexion und eine grundsätzliche Bereitschaft zur Veränderung gefragt. Mut und die Aussicht auf positive Ergebnisse erleichtern eine Fortsetzung des eingeschlagenen neuen Weges. Die zentrale Botschaft in diesem Veränderungsprozess lautet: Wir können gemeinsam etwas Großes bewegen; alle tragen ihren Teil zur Veränderung bei. Wir haben die Möglichkeit, im Team mitzuentscheiden und die Schritte in die richtige Richtung zu lenken.
5 Tipps zur professionellen mobilen Arbeit
Mit den folgenden, praxiserprobten Handlungsempfehlungen gelingt Verwaltungen die umfassende Veränderung ihrer Kernprozesse hin zum digitalen und mobilen Arbeiten.
Auch wenn es banal klingt: Erste Voraussetzung für das mobile Arbeiten ist die Digitalisierung Ihrer Prozesse. Erfassen und digitalisieren Sie alle Kernprozesse Ihrer Verwaltung. Dokumente in Papierform, Aktenordner in Regalen, Unterschriften per Hand sind nicht mehr Zeit gemäß. Setzen Sie stattdessen geeignete Software ein, die Ihre Prozesse digital unterstützt. Wenn Sie mobiles Arbeiten langfristig etablieren möchten, achten Sie auf die ganzheitliche Digitalisierung Ihrer Prozesse. Grundlage für die digitale Verwaltung bildet ein modernes ERP-System, das den unkomplizierten Zugriff auf alle erforderlichen Funktionalitäten und die eingesetzten Fachverfahren bietet.
2. Mutig sein. Pragmatisch handeln.
Die Optimierung von Prozessen ist für die gesamte öffentliche Verwaltung wichtig – genauso wie die Anforderung, die digitale Kompetenz der Beschäftigten zu stärken. Analysieren Sie, wie es in Ihrer Einrichtung aussieht, und priorisieren Sie:
Welche Prozesse haben wir?
Welche sind bereits digitalisiert?
Welche Prozesse brauchen wir am häufigsten, und wie effizient laufen diese?
Digitalisierungsthemen sind häufig zunächst Ist-Soll-Prozess-Aufnahmen. Diese bilden die Basis, um die passende Software auszuwählen und zu implementieren. Definieren Sie dazu zunächst Ihre Ziele. Stellen Sie alles auf den Prüfstand. Integrieren Sie Prozessoptimierungen in Ihre internen Abläufe, automatisieren Sie nach Möglichkeit erste Teilprozesse. Seien Sie mutig und gehen Sie optimistisch voran. Werfen Sie etwas über Bord, wenn es sich als überflüssig und nicht mehr hilfreich erweist. Auch wenn Sie zunächst vor einem großen Berg an neuen Aufgaben stehen. Zögern Sie nicht. Gehen Sie Stück für Stück entsprechend Ihrer Prioritäten voran und behalten Sie Ihre Vorhaben stets im Blick. Setzen Sie sich Zielmarken, die Tempo machen.
3. Erwartungen kennen. Nutzerzentriert handeln.
Die bereitgestellten Anwendungen und Lösungen sollten stets zu den Nutzer:innen passen. Fragen Sie sich, welche Bedürfnisse und Erwartungen haben die Mitarbeiter:innen, die mit dem Service interagieren.
Diese nutzerzentrierte Denkweise ist in der Software-Entwicklung wesentlich. Mit ihr gehen agile Entwicklungsstrategien, Prototyping und iterative Vorgehensweisen einher. Alle Stakeholder sind eingebunden und möglichst alle Prozessbeteiligten in die Konzeption involviert. So entsteht ein passendes Ergebnis für jede Art von digitaler Lösung, ob Prozess oder Produkt.
Sicherlich gibt es auch in Ihrer Einrichtung Anwendungen, mit denen sich Gelegenheitsnutzer:innen schwertun. Implementieren Sie geeignete Lösungen, die eine einfache unkomplizierte Handhabung ermöglichen – bestenfalls bequem von jedem Ort aus. Ob im Homeoffice oder im Büro spielt dabei keine Rolle. Schöner Nebeneffekt: Mit mobilen Anwendungen steigern Sie die Attraktivität Ihrer Arbeitsplätze und punkten so bei jungen Bewerber:innen.
5. Gemeinsam Bilanz ziehen. Dran bleiben.
Ziehen Sie nach der Veränderung Ihrer Arbeitsweisen gemeinsam im Team Bilanz: Was ist gut gelaufen – und wo braucht es Verbesserungen? Sammeln Sie Erfahrungsberichte und Verbesserungsvorschläge. Insbesondere von jenen Mitarbeiter:innen, die den Arbeitsalltag mobil ausgiebig testen konnten.
Stellen Sie inspirierende Fragen wie: „In der besten aller Welten – was benötigen Sie, damit Ihr mobiler Arbeitstag erfolgreich ist und Spaß macht?“ Legen Sie gemeinsam fest, wie Ihre Zusammenarbeit in Zukunft aussehen soll: vor Ort und remote. Insgesamt ist viel Eigeninitiative gefragt.
Holen Sie sich zusätzliche digitale Kompetenz ins Haus, um die gesammelten Vorschläge nachhaltig in Lösungen zu überführen. Das hilft Ihnen, die Prozesse stetig weiter zu optimieren und sinnvoll zu digitalisieren.
Los geht’s!
Letztlich ist Pragmatismus gefragt. Es lohnt sich, in kleinen Schritten zu planen und agil voranzuschreiten, Standards zu nutzen, die sich bewährt haben und Best-Practice-Ansätze zu adaptieren. Während übergeordnete Strategien entstehen, lässt sich in der Zwischenzeit eine Menge bewegen. Ansonsten verlieren Sie wertvolle Zeit und der Berg an Themen wächst. Konzentrieren Sie sich auf die ersten erfolgreichen Umsetzungen, justieren Sie Zwischenlösungen nach und überführen Sie Provisorien in die Professionalität.
Digitale Kernprozesse als Türöffner für das Homeoffice
Unter der Überschrift „Wider die Präsenzkultur: Wie die öffentliche Verwaltung effizienter und mit mehr Spaß im Homeoffice arbeitet“ diskutierten hochrangige Vertreter:innen aus Wissenschaft und Praxis beim Zukunftskongress365-digital. Unser Expertisepapier trägt für Sie die wichtigsten Erkenntnisse der Diskussion zusammen, gibt fünf wertvolle Tipps für den Arbeitsalltag und stellt eine Checkliste bereit, um Veränderungen in der eigenen Einrichtung anzustoßen.
