Chance der Krise genutzt
Herr Brohm, wie hat Ihre Verwaltung auf die corona-bedingte Schließung des Rathauses reagiert?
Andreas Brohm: Grundsätzlich sieht unser Masterplan vor: Wie können wir die Digitalisierung für die Kund:innen attraktiv machen? Wofür ist unsere Zielgruppe affin? Die größte Herausforderung bei der Digitalisierung ist aus meiner Sicht nicht technischer Natur. Es muss uns neben der richtigen internen Organisation und Struktur gelingen, unsere Kund:innen an die Hand zu nehmen und sie auf unsere Angebote aufmerksam zu machen.
Die Corona-Krise war für uns gezwungenermaßen der passende Anlass. Denn wir mussten unser Rathaus von einem auf den anderen Tag für den Besucherverkehr schließen. Also haben wir uns gefragt: Wie bekommen wir jetzt schnell was hin, wofür auch wirklich ein Bedarf besteht? Wir haben deshalb das digitale Rathaus eröffnet und ein Bürgerkonto geschaffen. Unser Anspruch ist dabei: Wir wollen gemeinsam mit unserer Zielgruppe lernen. Das erste Angebot war ein Formular, über das die Erstattung gezahlter Kinderbetreuungskosten wegen der geschlossenen Kitas beantragt werden kann. Zurzeit entwickeln wir das digitale Rathaus jede Woche weiter.
Wie konnte der schnelle Start des digitalen Rathauses Ende März gelingen?
Wir haben den grundsätzlichen Prozess zum Ausbau der Digitalisierung bereits vor drei Jahren angestoßen. Dabei war mir wichtig, dass dieser Prozess mehr sein muss, als Apps und neue Software zu programmieren. Das allein bringt nichts. Die Digitalisierung wird nur erfolgreich sein, wenn zunächst die eigenen Strukturen hinterfragt werden. Wir haben deshalb untersucht, was genau passiert eigentlich, damit aus einer Anfrage ein Bescheid wird? Und haben uns gefragt: Wie wollen wir künftig arbeiten?
Und dieser Prozess lief reibungslos?
Es gab natürlich auch immer wieder Stimmen, ob sich der ganze Aufwand überhaupt lohne. In der Regel komme doch jede:r Bürger:in nur einmal im Jahr ins Rathaus. Was solle daher die Digitalisierung bringen? Aber die Pandemie wurde für uns zur Chance, den Nutzen der Digitalisierung aufzeigen zu können.
Welche Veränderungen hat die Corona-Krise für den Umgang mit der Digitalisierung gebracht?
Vorher war immer die oberste Prämisse, alles muss gesetzeskonform sein. Ob es unseren Kund:innen wirklich nutzt, stand nicht so sehr im Mittelpunkt. Natürlich ist ersteres nach wie vor wichtig, aber jetzt hat sich das eigentlich umgedreht. Und das wird auch angenommen. So können über das Bürgerkonto inzwischen auch Termine im Rathaus vereinbart werden. Dieses Angebot ist der große Renner. Viele Bürger:innen sitzen abends zu Hause am Computer und fragen einen Termin an. Ein:e Mitarbeiter:in bestätigt ihn an nächsten Morgen oder macht Alternativvorschläge. Ein weiterer Vorteil ist auch unser Informationsangebot. Bei uns wissen die Abonnent:innen, dass sie gesicherte Informationen bekommen. Das wird gerade in Krisenzeiten geschätzt.
Wer kann das digitale Rathaus noch nutzen?
Bislang bieten wir Services für Bürger:innen, Firmen und Vereine. Online können beispielsweise Gewerbe an-, um- oder abgemeldet werden. In Kürze sollen Firmen zudem auch die Erstattung der Lohnkosten über das Bürgerkonto beantragen können, wenn Mitarbeiter:innen im Einsatz für die Freiwilligen Feuerwehr der Gemeinde im Einsatz waren. Heute müssen drei Seiten Papier ausgefüllt werden. Künftig wird vieles durch die Anmeldung im Bürgerkonto schon vorausgefüllt sein. Da die Online-Formulare keine pdf-Dokumente sind, sondern „denkende“ Formulare, erhalten unsere Mitarbeiter:innen sofort vollumfassende Informationen. Sie erkennen dadurch schnell, dass die Digitalisierung ihre Arbeit oft schneller macht.
Was sind für Sie Erfolgsfaktoren für die Digitalisierung der Verwaltung?
Das sind eigentlich drei unterschiedliche Schritte.
- Als erstes müssen die Strukturen und Prozesse im Haus auf die Digitalisierung abgestimmt sein, um den internen Workflow zu optimieren. Für die Mitarbeiter:innen ist das eine Herausforderung. Denn wir arbeiten zwar grundsätzlich im Althergebrachten, wir müssen aber eben auch das Neue bedienen. Das gelingt, wenn wir das Ganze als lernenden Prozess sehen.
- Als zweiten Punkt müssen die für die Bürger:innen wichtigen Leistungen digital abgebildet werden. Und dafür brauchen wir den Druck der Nutzer:innen, indem wir erfahren, was sie wirklich brauchen.
- Der dritte wichtige Faktor wird zudem sein, dass unser Bürgerportal quasi zur Eintrittskarte für die allgemeine Daseinsvorsorge wird. Das Ziel ist, eine App zu schaffen, in der man sich nur einmal anmelden muss und damit diverse andere Apps nutzen kann. Beispielsweise ÖPNV-Angebote, die App der Müllabfuhr oder Angebote der Landesregierung. Da gibt es bereits Gespräche über eine Anbindung unseres Bürgerkontos an das Servicekonto des Landes Sachsen-Anhalt.
