Formular­plattform

Der mandantenfähige Formularserver bietet außerdem eine Oberfläche zur Einrichtung und Verwaltung der Benutzer innerhalb des eigenen Mandanten oder zum Anlegen mehrerer voneinander getrennten Mandanten mit entsprechenden Rechten.
Somit können individuell die Rechte für die Nutzung, Verwaltung und Weiterverarbeitung von Online-Formularen bzw. Antragsassistenten dem Rollen- sowie Rechtekonzept der Verwaltung zugeteilt werden. Beim Anlegen eines Anwenders können Einzelrechte oder Benutzerrollen zugewiesen werden.

Bei Einzelrechten legt man selbst fest, welche einzelnen Rechte der jeweilige Benutzer später haben soll und schaltet diese entsprechend frei. Weist man dem Anwender eine Benutzerrolle zu, sind die Rechte bereits innerhalb der Benutzerrolle definiert.

Auf dem Formularserver können verschiedene Verlage und einzelne Formulare nicht nur verwaltet, sondern mit unterschiedlichen Funktionen zur interaktiven Nutzung ausgestattet werden. Diese umfangreiche Bibliothek an Features umfasst unter anderem Online senden, drucken, elektronisch bezahlen / signieren, speichern, Anlagen hochladen, vorbefüllen mittels elektronischen Personalausweises oder auch über die Antragstellerdaten aus dem Bürgerportal (BundID, ElsterID & Postkorb) und vieles mehr.

Eine Kommune hat einen eigenen Antragsassistenten erstellt und möchte diesen mit einer anderen Verwaltung teilen? – Kein Problem. Die Formularplattform bietet verschiedene Funktionen für die Bereitstellung eigener Arbeitsergebnisse. Das Rechenzentrum kann über das Verlagsrecht eine Vorlage vielen Mandanten gleichzeitig zur Verfügung stellen. Durch den einfachen Export von Online-Formularen sind aber auch Einzelbehörden in der Lage, ihre Arbeitsergebnisse gezielt mit anderen zu teilen. Der Assistent kann so von anderen Kunden importiert, bearbeitet und veröffentlicht werden.
Das kostenlose ProForms Anwenderforum ist dabei die ideale Plattform. Dort können sich Anwender interkommunal austauschen.

Möchte man Online-Dienstergebnisse auf dem richtigen Arbeitsplatz erhalten? In der Grundkonfiguration werden Formulardaten sicher in die systemseitige Inbox des Nutzers in der Verwaltung übertragen. So können diese direkt weiterverarbeitet, an Kolleg:innen oder andere Abteilungen delegiert oder auch ein Export der Formulardaten vorgenommen werden.

Möchte man Daten der ausgefüllten, bezahlten und eingereichten Dienste direkt in Verfahren oder Middleware-Architekturen übernehmen? - Mit den stabilen Schnittstellen der MACH ProForms GmbH ist dies kein Problem! An der Formularplattform können generell und mandantenspezifisch xml und xsd Schemadateien importiert werden. Mit der grafischen Mappingoberfläche ist die Zuordnung einzelner Felder und Komponenten zu definierten Positionen in properitären und standardisierten Schemata kinderleicht. So kann man selbst zum Fachverfahrensintegrator avancieren, ohne zu programmieren!

Um den Wiedererkennungswert zu gewährleisten ist es wichtig, dass nicht nur der Internetauftritt das Corporate Identity (CI) der Verwaltung beinhaltet, sondern ebenso die Online-Formulare mit dem Logo und den individuellen Farb- und Designelementen der Kommune ausgestattet werden. Dafür kann sowohl ein Standard CSS im konkreten Mandanten hinterlegt werden oder sogar automatisiert und in Echtzeit zum Aufrufzeitpunkt konsumiert werden.

PDF-Formulare und intelligente Antragsassistenten werden jeweils über einen Link in den Internetauftritt der Verwaltung eingebunden. Der Aufruf der Online-Formulare erfolgt im Standard in einem neuen „Tab“ oder Fenster – kann aber auch innerhalb des Portals erfolgen. Durch die Nutzung eines einheitlichen Layouts haben Bürger:innen nicht das Gefühl, den Internetauftritt verlassen zu haben.

Grundsätzlich ist die Software so gestaltet, dass es den Pflichtvorgaben der Richtlinien der WCAG 2.1 oder BITV 2.0 entspricht.
MACH ProForms GmbH achtete bereits seit dem Jahr 2003 auf die Einhaltung der BITV. Die im Jahr 2020 in neuer Qualität verbindlich gewordenen rechtlichen Bestimmungen zur barrierefreien Gestaltung der PDF-Formulare, sind selbstverständlich ebenso berücksichtigt. Das Verlage- und Digitalisierungsteam wird regelmäßig speziell zum Thema "barrierefreie Gestaltung von Online-Diensten" geschult. So kann MACH ProForms GmbH sicherstellen, dass das eigene Verlagssortiment aber ebenso im Kundenauftrag erstellte Formulare, den aktuellen Standards entsprechen.
Darüber hinaus wird das Verlagssortiment sowie das Produkt MACH formsolutions in regelmäßigen Abständen durch einen unabhängigen Dienstleister in Bezug auf die Barrierefreiheit geprüft.

Ein Formularserver automatisiert den Prozess der Formularerstellung, -verwaltung und -ausfüllung, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt.

Durch die standardisierten Vorlagen und automatisierten Validierungen werden Fehler bei der Dateneingabe reduziert, was die Datenqualität verbessert, Rückfragen überflüssig macht und damit Bearbeitungszeit minimiert.

Nutzer können einfach und intuitiv Formulare ausfüllen und absenden, was die Zufriedenheit erhöht und die Akzeptanz des Systems steigert.

Die Digitalisierung von Formularen reduziert den Bedarf an Papier, Druckkosten und manueller Verarbeitung, was langfristig zu Kosteneinsparungen führt.

Ein Formular-Management-System ermöglicht es, Formulare schnell anzupassen oder neue Formulare zu erstellen, um auf sich ändernde Anforderungen oder gesetzliche Vorgaben reagieren zu können.

Durch Verschlüsselungstechnologien und Zugriffsrechte können sensible Daten geschützt und die Compliance mit Datenschutzbestimmungen gewährleistet werden.