Ganzheitliche Digitalisierung: Wie geordnete Prozesse helfen

Schwachstellen auflösen. Prozesse optimieren.

In vielen Verwaltungen stehen zurzeit die unterschiedlichsten Digitalisierungsprojekte auf der Agenda. Dies sind in der Regel aus mehreren Gründen komplexe Unterfangen. „Gesetzliche Vorgaben müssen ebenso beachtet werde, wie der Datenschutz oder die richtige Qualifikation der Mitarbeiter:innen“, sagt Dr. Annika Wederhake, Geschäftsfeldmanagerin Digitalisierungsberatung bei der MACH AG, jüngst in dem Webinar „Organisation, Technik, Beschäftigte – Behörden mit Prozessen ganzheitlich digitalisieren“. Ein wesentliches Hilfsmittel für den Erfolg von Digitalisierungsvorhaben ist aus ihrer Sicht ein gutes Prozessmanagement, denn nur so können alle Beteiligten ganzheitlich zusammenarbeiten. 

Prozessmanagement macht Wissen übertragbar

Ein Beispiel: In einer Organisation wurden bislang Rechnungen dezentral und mit jeweils unterschiedlichen Verfahren bearbeitet. Die Digitalisierung und ein Prozessmanagement bieten jetzt die Chance, ein einheitliches Verfahren zu etablieren. „Wissen kann so übertragbar gemacht, neue Kolleg:innen schneller eingearbeitet werden“, sagt die Digitalisierungsberaterin. In der Praxis gibt es vier wichtige Schritte auf dem Weg zu einem verbesserten digitalen und teilautomatisiertem Verwaltungsprozess:

1. Aufnehmen: Modernisierungsziele definieren, Prozesse identifizieren und die Ist-Prozesse dokumentieren.
2. Optimieren: Verbesserungen suchen: Dafür die Ist-Prozesse analysieren, effiziente Soll-Prozesse entwerfen und Optimierungspotenziale umsetzen.
3. Digitalisieren: IT-gestützte Lösungen auswählen und implementieren, Prozesse vollständig digital leben und die gefundenen Lösungen in die vorhandene IT-Landschaft integrieren.
4. Automatisieren: Aufgaben wo möglich (teil-)automatisieren, um die Entlastung von manuellen Routinen voranzutreiben und von höchstmöglicher Effizienzsteigerung zu profitieren.

Das Ziel: Kontinuierliche Verbesserung 

Die wesentlichen Schritte für das Prozessmanagement der Zukunft stellt Monja Denkert, Fachteamleiterin Prozessmanagement bei der MACH AG, vor: „Dazu gehört ein Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)“, betont sie. Dafür werden zunächst die relevanten Prozesse festgestellt und der Ist-Zustand beschrieben. Mit der Analyse des jeweiligen Prozesses beginnt dann der Kreislauf eines KVP. Als zweiter Schritt folgt die Konzeptionsphase, in der der Soll-Zustand definiert wird. In der Umsetzungsphase wird der Prozess implementiert – und letztlich die Prozessleistung gemessen. „Nach einer gewissen Zeit kann dann der KVP mit einer Analyse des Ist-Zustandes erneut begonnen werden", ergänzt Monja Denkert.

Prozesse auf unterschiedlichen Ebenen betrachten

Die Prozessmanagement-Expertin empfiehlt, einen zu optimierenden und zu digitalisierenden Prozess auf zwei Ebenen zu betrachten. Zunächst liefert das strategische Prozessmodell einen Überblick, damit Umfang und alle wichtigen Beteiligten erkannt und ein schnelles Verständnis geschaffen werden. Die zweite Ebene ist das wesentlich detailliertere operative Prozessmodell. Es zeigt alles, was zum Prozess gehört.

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die Prozessdokumentation. Sie sollte folgende Fragen beantworten:

• Welche Geschäftsprozesse gibt es in meiner Organisation und wer ist dafür verantwortlich?
• Wie hängen die einzelnen Prozesse zusammen?
• Wer ist an den Prozessabläufen beteiligt?
• Welche Grundlagen gilt es zu beachten?
• Mit welchen Tools und Dokumenten erfolgt die Arbeit im Prozess?

Markus Koenemann-Schultze, Abteilungsleiter Interne Revision bei der Ärzteversorgung Niedersachsen, lenkt den Blick auf ein ganz konkretes Projekt: die Erstellung einer Prozessdokumentation für das Versorgungswerk. Die Vorbereitungen begannen im Sommer 2019. Bis zu 200 Prozesse sollen im Endstadium in einem Organisationshandbuch dokumentiert sein. Laut Koenemann-Schultze sollen dadurch unter anderem folgenden Ziele erreicht werden:

• Auf-/Ausbau eines Wissensmanagements
• Die Verbesserung der Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen
• Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen
• Eine Basis für einen KVP zu etablieren
• Die notwendige Grundlage für weitere Digitalisierungsprojekte zu schaffen

Zu den kritischen Erfolgsfaktoren des Projekts gehört aus Sicht des Revisionschefs: „Geben Sie sich und Ihrem Projekt genügend Zeit.“