News · 18.04.19

FH Dortmund auf dem Weg zur Digi­tali­sierung

#Lösungen #Referenz

Die Fachhochschule Dortmund ist mit MACH an den Start gegangen. Für die vielen Mitarbeiter*innen, die den einjährigen, zentralen Einführungsprozess vorangebracht oder mitgetragen haben, gab es bei einem gemeinsamen Treffen einen Blick zurück und den Dank der Hochschule.

Meilenstein auf dem Weg zur Digitalisierung

In der neuesten Ausgabe der fh-presse berichtet die Fachhochschule Dortmund über das gemeinsame Treffen. Rund 60 von 90 Beteiligten nutzten hier die Möglichkeit zu einem ersten Erfahrungsaustausch. „Der Start des finanzführenden Systems für die Bereiche Finanzen, Drittmittel und Personal ist ein Meilenstein auf dem Weg zur Digitalisierung der Hochschule“, betonte Kanzler Jochen Drescher. „Die Zeit war reif dafür.“

Funktionalitäten des ERP-Systems

Das ERP-System zeichnet sich durch vielschichtige, moderne und webbrowser-basierte Funktionalitäten aus und löst die bisherige Software ab:

Neue Strukturen

Eine neue Finanzierungs- und Kontierungsstruktur auf 10-stellige, nummerische Abrechnungsobjekte wurde eingeführt.

Digitale Workflows

Aktuell werden digitale Workflows für Beschaffungen und Rechnungen eingeführt, bei denen der gesamte Prozess von der Antragstellung, über die Bearbeitung bis hin zur Buchung papierlos bleibt.

3 Pilotbereiche

Die neuen Prozesse werden derzeit in drei Pilotbereichen – dem Fachbereich Wirtschaft und den Dezernaten Facilitymanagement und Hochschul-IT – getestet.

E-Beschaffung

Individuelle Funktionalitäten und Transparenz

Projektkoordinatorin Patricia Hirtz, ließ den Einführungsprozess beim Kick-off noch einmal Revue passieren.

Patricia Hirtz sieht in der Software auch Möglichkeiten für mehr individuelle Funktionalitäten und Transparenz: „Der digitale Beschaffungsprozess wird allen Prozessbeteiligten jederzeit die Möglichkeit bieten, den aktuellen Bearbeitungsstand ihres Beschaffungsvorganges einzusehen. Ziel ist es zudem, hochschulweit individuelle Budgeteinsichten in 2019 zu realisieren.“

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Die nächsten Schritte mit MACH

Nach einer stabilen Pilotphase sollen die MACH Prozesse sukzessive auf die ganze Hochschule ausgerollt werden. Jochen Drescher: „Unser Ziel ist ein hochschulweites, webbasiertes und vollumfänglich integriertes Ressourcenmanagementsystem“. Zu den nächsten wesentlichen Schritten auf diesem Weg gehört in 2019 die Umstellung des Vertragsmanagements und die Einführung von workflowbasierten, digitalen Projektakten für Drittmittelprojekte sowie das Rollout der digitalen Prozesse auf die gesamte Hochschule und die individuelle Budgeteinsicht.