Effektives Dokumentenhandling
Medienbruchfrei. Skalierbar.
Dokumentenmanagement mit der MACH E-Verwaltungslösung
Dokumente sind elementar für Ihr Verwaltungshandeln. Für das Dokumentenhandling in MACH meinERP bieten wir Ihnen ein verlässliches Dokumentenmanagement-System. Unsere Oberflächen und Bedienkonzepte setzen neue Maßstäbe. Sie erhalten optimalen Zugang zu Ihren Dokumenten und ein Höchstmaß an Dokumentensicherheit, um Ihr DMS vor Bedrohungen wie Schadsoftware zu schützen.
Unser DMS-System gibt es auch mit E-Akten-Upgrade und herunterskaliert als einfachen Content Store unsichtbar im Hintergrund.
Ganz wie Sie es benötigen.
MACH E-Akte. Die Lösung für Bund, Länder und Kommunen
Strukturiert. Rechtlich sicher.
Benutzerfreundliche MACH E-Akte
Die MACH E-Akte wurde speziell für die Schriftgutverwaltung der öffentlichen Verwaltung konzipiert. Die Lösung erfüllt die im Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit festgelegten rechtlichen, fachlichen und funktionalen Anforderungen.
Alle berechtigten Mitarbeiter:innen haben jederzeit und von jedem Arbeitsplatz aus Zugriff auf Dokumente und Dateien und können sich auf eine nahtlose Integration zwischen dem MACH meinERP-System und der MACH E-Akte verlassen.
Mit der Automatisierung von Routineprozessen können Fachobjektakten in die benutzerfreundliche E-Akte überführt werden. Der Einsatz aus der Cloud bietet Ihnen ein 'Maximum an Flexibilität.
Verbessern Sie die Arbeitsleistung Ihrer Behörde mit der MACH E-Akte.
Schriftgut. Verantwortungsvoll behandeln.
Rechtlich sicher mit dem MACH E-Archiv
Behörden müssen strenge rechtliche Standards einhalten, damit Daten passend zu Ihrem Stand im Dokumentenlebenszyklus sicher gespeichert, zugänglich und erhalten werden. Löschfristen und Datenschutz sind einzuhalten.
Im Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit des BMI ist z. B. zum Baustein E-Langzeitspeicherung, konkret beschrieben, wie eine langfristige Aufbewahrung des Schriftguts geregelt ist. Die Aufbewahrungszeiten betragen in der Regel um die 10 Jahre, können jedoch auf Grund ihrer Einmaligkeit und Bedeutung für Staat und Verwaltung auch dauerhaft aufbewahrt werden.
Häufig gestellte Fragen
Wie findet eine Verwaltung Dokumente und Vorgänge schnell wieder, statt in Papierakten zu suchen?
Papier- und Dateiablagen kosten Suchzeit und erschweren den gemeinsamen Zugriff. Eine digitale Akte führt Dokumente und Vorgänge strukturiert und auffindbar an einem Ort zusammen. MACH meinERP verbindet die digitale Veraktung mit den Finanz- und Verwaltungsprozessen. Der Nutzen entsteht, wenn Unterlagen im Vorgangszusammenhang statt verstreut vorliegen.
Wie führt eine Einrichtung ihre Akten rechts- und revisionssicher digital?
Verteilte Ablagen genügen Aufbewahrungs- und Prüfanforderungen oft nicht. Eine revisionssichere E-Akte dokumentiert Dokumente samt Bearbeitungsverlauf nachvollziehbar. MACH meinERP bildet die digitale Veraktung revisionssicher und im Prozesszusammenhang ab. Prüfsicherheit entsteht, wenn Dokument und Verlauf gemeinsam vorgehalten werden.
Wie reduziert die digitale Akte den Verwaltungsaufwand bei Fachkräftemangel?
Manuelles Ablegen, Suchen und Weiterreichen von Papierakten bindet knappe Kräfte. Eine digitale Akte mit direktem Zugriff im Vorgang spart Such- und Transportwege. MACH meinERP verbindet Dokumente und Veraktung mit den laufenden Prozessen. Entlastung entsteht, wenn Unterlagen im System statt in Papierform bewegt werden.
